تحليل الوقت

تحليل الوقت:

التحليل هو:إعادة المادة إلى عناصرها الأولية.

ونعني بتحليل الوقت.هو محاولة التعرف على الوقت المتاح لنا في اليوم أو الأسبوع أو الشهر لاستغلاله واغتنامه ومن ثم متابعة مبادئ إدارة الوقت من تخطيط وتنظيم.

إن أول خطوة في إدارتك للوقت هي أن تحلل كيف تستخدم وقتك الآن..الوقت على ماذا يحتوي؟

           الوقت المتوافر

وقت الفراغ(وقتنا الحر)                وقت العمل

نوم      صحة شخصية    أكل       مفيد             مسافة      الانتظار     داخل

                                        غير مفيد       الطريق                     الدائرة

   شخصي                        استرخاء                 ضائع            ضائع  إنتاج 

تعريفات:

إن الوقت المتوافر هو:أية فترة من الزمن يوم،أسبوع،شهر،يمكن تنظيمه طبقاً للكيفية التي نستخدمه بها.

-الشخصي:هو الوقت الذي نحتاجه للعناية بمتطلبات بقائنا على قيد الحياة.

-وقت الإنتاج:هو الذي ينقضي في إنجاز بعض الأعمال التي نحن ملتزمون بتحقيقها.

-الوقت الضائع:هو الذي ينقضي دون أي إسهام في إنجاز الغرض الذي تعهدنا بتحقيقه.

لتحليل وقتك بشكل فعال اتبع الخطوات التالية:

أولاً:جمع المعلومات.(عن طريق استخدام جدول يومي للنشاطات لمدة أسبوع)طبقاً لما يلي:

1)تحديد النشاط -2)كم استغرق-3)هل تم الانتهاء منه أم لا.

ثانياً:اختبار النشاط:اختبر الخصوصية.اختبار الكفاءة. اختبار الأولوية.

ثالثاً:تحديد وقت الذروة.(النشاط والحيوية)بالنسبة لك.

ألم تسمع مراراً من يقول:"لا أعلم أين يذهب وقتي (يومي)؟

هذا السؤال يطرح عليك الآن!-هل تعلم أين يذهب يومك أنت؟

جدول الأعمال الأسبوعي(لأسبوع ماضي أو لاحق)اختبر وحلل؟

    اليوم                                     الأعمال         و المواعيد          الأهمية         الشخصية        ملاحظة

   السبت                                                      

   الأحد                                                        

  الاثنين                                                       

  الثلاثاء                                                       

 الأربعاء                                                      

 الخميس                                                      

 الجمعة                                                        

                       تحليل الوقت

طريقة أخرى للتحليل:لمعرفة كيف تقضي وقتك استخدم أي شكل يناسب من الشكلين التاليين:

1ليلاً                                      2 3       4       5       6       7       8       9       10  14        15

13                                        14         15     16     17     18     19     20     21     22    23    24

1                                          13

2                                          14

3                                          15

4                                          16

5                                          17

6                                          18

7                                          19

8

20

                                            9         21        

                                            10       22

                                            11       23      

                                 12     24                                                          

                                                         

قم بتلوين ساعات الفراغ وساعات العمل(الإنتاج فقط)واترك الباقي

قسمنا الوقت إلى قسمين:فراغ/عمل.

1-وقت الفراغ:موزعاً على(النوم-والصحة الشخصية-والأكل)الوقت الشخصي فقط.

2-وقت العمل:(وقت الإنتاج فقط).

إن ما تبقى من وقت هو:إما وقت استرخاء،أو وقت ضائع؟!

 

                    الأهداف والأولويات

                        تحديد الأهداف والأولويات

                               "إذا أردت أن يحدث شيء فما عليك إلا أن تخصص له الوقت والمكان" 

دهش أحد المشاركين في أحد الاجتماعات عندما أدرك أنه ليس الوحيد الذي لا يعرف أهداف الاجتماع الذي يشارك فيه.بل كثيراً من المخططين في المنظمات ليست لديهم فكرة واضحة عن أهداف المنظمة التي يعملون فيها.ولعله من المدهش أن تجد كثيراً من المديرين يقضون الساعات الطويلة في اجتماعات لهم بهدف التخطيط دون أن يكونوا على وعي وإدراك بالأهداف التي يخططون للوصول إليها،فتكون النتيجة ضياعاً للوقت،لأنه ليس من الحكمة ان تسعى إلى الهيجا بغير سلاح، أو أن تدير دواليبك بلا هدف،أو أن تخطط دون أن تكون على دراية بالأهداف التي تخطط للوصول إليها،فعندما يغيب عن عينيك الهدف ستضطر إلى مضاعفة الجهود.

إذا أردنا للمدير أن يسيطر على وقته ويزيد من فعاليته فعليه أن يحدد أهدافه تماماً وأن يعمل على تحديثها باستمرار،فالأهداف تحول بينه وبين القفز في المجهول أو بينه وبين العمل غير الهادف،وتضعه في الاتجاه الإيجابي،وبدونها ربما يجد نفسه مسربلاً بالقلق ومؤتزراً بالتوتر ومحاطاً بكل أنواع الضغوط الخارجية،بعضها يدفعه في اتجاه ما والآخر يدفعه في الاتجاه المعاكس.إن السؤال الذي يطرحه المدير على نفسه هو،كيف له أن يحقق الاستخدام الأفضل للوقت المتاح؟لا شك أن الإجابة عن ذلك تبدأ من الأهداف والنتائج المرغوبة.

أهمية وضع الأهداف:      

1-إن وضع أهداف واضح هي المقدمة الأولى لحسن توظيف الوقت المتاح.ومن خلال الأهداف يمكن للمرء أن يقيم ما إذا كان نشاط بعينه يمثل توظيفاً أحسن للوقت من غيره من الأنشطة.ومن خلال الأهداف كذلك يمكن وضع سلم للأولويات.وقديماً قيل،((عندما لا تعرف إلى أين تتجه فإن كل الطرق توصلك)).

2-الأهداف عنصر أساسي لتحقيق الاستقرار الشخصي والاستمتاع بقيمة الحياة.إذ دلت بعض الدراسات الغربية عن موت المديرين التنفيذيين  الذين يتقاعدون في سن الخامسة والستين بعد ثمانية عشر شهراً من تقاعدهم،ذلك لأنهم ربما يفقدون أهدافهم التي يعيشون لتحقيقها،وبالتالي قد يفقدون الأمل والاتجاه والقرار،فالحياة عندهم تصبح بلا قيمة ولا تستحق العيش.

وسواء أكان الأمر متعلقاً بإدارة الوقت الشخصي أو بإدارة الوقت الوظيفي

      

 3-فإن الأهداف تظل المفتاح الرئيسي لأي جهد رشيد،وهي المحور الأساسي للعملية التخطيطية،وبدونها تؤدي الجهود إلى لا شيء.فبالأهداف تصبح إدارة الوقت ممكنة،وبإدارة الوقت يصبح تحقيق الأهداف ممكناً كذلك.

 هرم الأهداف:

إن شرط الهرمية والانسجامية بين الأهداف أمر لا يجوز التضحية به.فالأهداف طويلة المدى تبنى على الأهداف قصيرة المدى هيئة سلم. قاعدته الأهداف طويلة المدى،ومنتصفه الأهداف السنوية فالربعية،وقمته الأهداف الشهرية فالأسبوعية فاليومية.وإن تحقيق الأهداف اليومية يؤدي إلى تحقيق الأهداف الأسبوعية،وهكذا.

والسؤال الآن،ما هو المدى الزمني للأهداف؟إنه ينبغي أن يكون بعيداً قدر الاستطاعة،وكلما كانت الأهداف ذات مدى زمني طويل كان من السهل معرفة ما يمكن فعله في الوقت الحاضر.فالأهداف الشخصية مثلاً يجب أن تغطي الحياة بأكملها.وعلى الصعيد الوظيفي فإن بعض الأهداف يجب أن تغطي عدة سنوات على الأقل.

وإذا ما أدرك المدير ضرورة الأخذ بفكرة الأهداف،أمكنه تجزئة الأهداف السنوية إلى ربعيه فأهداف شهرية فأسبوعية.

أوضح((جورج أوديورن GeorgeOdiorne ))في كتابه((الادارة ومصيدة الأنشطة Management and the Activity Trap))،أننا عادة ما نقع في مصيدة كريهة،عندما يحظى النشاط غير الهادف بالاهتمام الرئيسي ويغدو أمراً طبيعياً،لأننا كما يبدو نحب التركيز على شيء ما.

ولعله من الجدير بالذكر أن مثل هذه المصيدة يمكن لها أن تحدث حتى في المنظمات التي تدار بمنطق الأهداف،ذلك لأن تحقيق الأهداف لا يتم بكتابتها فحسب.فالناس بشكل عام يميلون إلى تحقيق ما رسموه قبل أن يأتي الموعد النهائيDeadline بقليل،وتتأجج فورة الحماسة لتحقيق الأهداف قبيل هذا الموعد،فالمدير يكون أكثر اهتماماً في آخر السنة بتحقيق الأهداف عنه في أولها أو في أثنائها.ومثل ذلك يقال إذا ما غدت الأهداف شهرية،وإذا ما غدت كذلك أسبوعية.وبالتالي فإن تجزئة الأهداف إلى سنوية وشهرية وأسبوعية تعمل على جعل مثل هذه العادة(عادة الإرجاء حتى الموعد النهائي)تعمل مع المدير لا ضده.فكلما زاد الاقتراب من الموعد النهائي المحدد لإتمام العمل زاد احتمال القيام به،بغض النظر عن مدى أهميته،وذلك لمقابلة هذا الموعد.

تدوين الأهداف((الجيدة))Writing((Good))Objectives              :

إن وضع أهداف محددة ليس أمراً سهلاً،فتدوينها مهارة شأنها شأن أية مهارة أخرى يمكن تطويرها.والهدف الجيد يحمل في طياته بذور تنفيذه وإمكانات تحقيقه.

ثمة عدد من المعايير يمكن استخدامها لوضع أهداف جيدة،وبمقدار اقتراب الأهداف من هذه المعايير يزداد الاقتراب من قاعدة الاستخدام الأفضل للوقت.وأهم هذه المعايير ما يلي:

a)أن يتم وضع الأهداف من قبل الفرد المعني:

فالفرد يميل عادة إلى تحقيق أهداف قام بوضعها بنفسه ويكون التزامه بتحقيقها أكبر.قد يقبل الفرد أهدافاً وضعها رئيسه أو زميله في العمل ولكن تبقى حافز يته لتحقيقها ضعيفة.

b)أن تكون الأهداف مكتوبة:

فمن يظن بعدم ضرورة كتابة الأهداف اعتماداً على حفظها بالذاكرة مخطئ

لا شك.ذلك لأن كتابة الأهداف تجعل الفرد مهتماً بها،ومع تنامي اهتمامه بها يزداد التزامه بتحقيقها.كما أن في كتابه الأهداف ما يضمن عدم نسيانها،بالإضافة إلى تدوينها يساعد في التغلب على صور التناقص التي قد تكون قائمة فيما بينها.

c)أن تكون الأهداف واقعية وممكنة التحقيق:

إن وضع الأهداف يمثل الخطوة الأولى لتحقيقها،والهدف غير القابل للتحقيق ليس هدفاً على الإطلاق،بل إنه نوع من أحلام اليقظة أو الشعارات أو(( الينبغيات))أو الطموح أو التمني.إنه لا بد أن يركز على تقييم أمين للذات ومعرفة نقاط القوة ونقاط الضعف،وأن يبنى على بعض عوامل الحياة الحقيقية مثل الأداء الماضي والقدرة.

على أنه يجب أن لا يغيب عن البال أن الأهداف ينبغي أن تتصف بالتحدي،وأن تكون ذات معنى وقيمة للمعنيين بتنفيذها،وأن تسمح كذلك بالنمو،فالأهداف المتواضعة تضعف من حافزيه تحقيقيها.

وبالرغم من أن ما هو ممكن تحقيقه شيء يصعب تحديده،فإن كل منظمة تستطيع ويستطيع كل فرد أن يحدد ما هو ممكن وما هو غير ممكن.والتاريخ العربي مملوء بأُناس قد حققوا أهدافاً كانت غداة وضعها غير ممكنة التحقيق،ذلك بسبب كونها إلى جانب أسباب أخرى ذات معنى وقيمة.

على أية حال إن الخطر الذي يجب الابتعاد عنه أن يتم وضع أهداف متفائلة وكبيرة وتوهيمية ليتم تحقيقها في وقت قصير.صحيح أن ارتفاع سقف الأهداف يحفز على تحقيقها ولكن الارتفاع الشاهق يغري بعدم البدء فيها على الإطلاق بل إنها على هذا النحو تضحى مباريات لفظية وشعارات جوفاء رأسها هائم فوق الغمام وأقدامها كسيحة على الأرض.وإذا كان الشيء بالشيء يذكر فقد يكون مناسباً أن نستذكر متسائلين ألم تكون الشعارات الكبيرة واحدة من أسباب نكبتنا في حزيران1967؟ثم ألم يكن سوق عكاظ سبباً للحروب والصراعات في الجاهلية؟! 

D)أن تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس:

إن وضع الأهداف في عبارات غامضة وفضفاضة وهلامية يكون سبباً رئيساً في عدم معرفة نقطة البدء والاتجاه لتحقيقها.فالمدير الذي لا يخفي انزعاجه من ارتفاع معدلات الدوران الوظيفي ليكن هدفه مثيراً للاهتمام،كأن يكون((تخفيض معدل الدوران الوظيفي من(65%)إلى(35%)،خلال ستة أشهر))،كما أن الهدف يجب ان يكون كمياً،ما أمكن.

e)أن تتضمن الأهداف جداول زمنية لتحقيقها:

إذ بدون هذه الجداول تظل الأهداف حبراً على ورق تحت وطأة ضغط العمل اليومي.

f)أن تكون الأهداف منسجمة:

وفي غير ذلك فأن تحقيق بعضها قد يحول دون تحقيق بعضها الآخر.

وما زالت أهمية وضع الأهداف تحتاج إلى مزيد من التأكيد.ونضرب على ذلك مثلاً،قامت إحدى الشركات الأمريكية بإدخال نظام معالجة الكلماتWpU،لتخليص وظائف السكرتيرات التنفيذيات في الشركة من مهمة الطباعة التي كانت تستحوذ على ساعتين يومياً من أوقاتهن.ولكن اتضح من خلال الدراسة أن هذا النظام قد أخفق في توفير هاتين الساعتين،إذ وجد قانون((باركنسونParkinson))المعروف طريقة للعمل.وهذا القانون يقضي بأن العمل يتمدد ليملأ الوقت المتاح لإنجازه،مما يدل على أن السكرتيرات قد سمحن لأنفسهن بالقيام بالمهام المتبقية من وظائفهن خلال وقت العمل الرسمي بأكمله.وقد اتضح من الدراسة كذلك،أن هذه المنظمات قد أخفقت في توفير الساعتين بسبب إخفاقها في توضيح الأهداف التي ترغب في تحقيقها من ذلك.مرة أخرى إذا لم تعرف أهدافك فإنك من المحتمل أن تقفز إلى أي مكان آخر.

وضع الأولويات:                           Priorities

 إن أولئك الناس الذين لا يملكون إلا هدفاً واحداً يمكنهم أن يخلدوا إلى الراحة،لأن العمل الشاق الذي يتضمنه وضع الأولويات لا وجود له في ظل وحدانية الهدف. ولكن ما كشفه الواقع العملي يؤكد أن معظم المنظمات والناس لديهم أكثر من هدف واحد في حياتهم وفي أعمالهم،الأمر الذي يفرض استكمال الخطوة التالية لخطوة وضع الأهداف وتدوينها وهي خطوة وضع الأولويات فأهم وظيفة لتحديد الأهداف هي المساعدة في وضع الأولويات وتغدو الأولوية على هذا النحو بحكم ارتباطها العضوي بالأهداف

ولتوضيح الأهداف بشكل عام يمكن وضعها بالشكل الهرمي التالي:

ولزيادة فعالية الإداري في وضع الأهداف الجيدة نورد المقترحات التالية:

*1-أن يضع الإداري الأهداف بنفسه:يرتبط هذا الأمر بدرجة المشاركة التي قد يسمح بها الرئيس المباشر عند وضع الأهداف وتؤثر درجة المشاركة مباشرة على مستوى الالتزام والانضباط في تحقيق الأهداف الموضوعة فكلما زادت درجة المشاركة زادت درجة التزام الإداري بتحقيق الأهداف.

ولا يقتصر ذلك على مستوى إداري دون آخر أو على نوع من الأهداف دون غيرها وإنما تولد المشاركة في كافة المستويات وعلى اختلاف أنواع الأهداف هذا الالتزام.

*2-أم تكون الأهداف مكتوبة:تعمل كتابة الأهداف على توضيحها قدر الإمكان لكافة المعنيين بها.وعدم كتابتها أو وضعها باستمرار على مرأى من الإداري،قد يعرضها للنسيان أو يجعل تحديد أولويات إنجازها أمراً صعباً،فضلاً عن أن كتابة الأهداف تساعد في تقييم الإداري لها باستمرار،وبالتالي تتيح له إمكانية دمج بعض الأهداف معاً وتحقيقها بصورة مشتركة،أو  تعديلها أو حذفها إذا استلزم الأمر ذلك.

*3-أن تتميز الأهداف بواقعيتها وإمكانية تحقيقها:لا يقصد بذلك أن تكون الأهداف سهلة وبسيطة من ناحية،أو مستحيلة التحقق من ناحية أخرى.ولا يمنع ذلك من وضع أهداف صعبة تحتاج إلى جد واجتهاد ومثابرة مستمرة،من أجل تحقيقها بالإمكانيات والموارد المتاحة.

*4-أن تكون الأهداف محددة ويمكن قياسها:يقصد  بذلك أن تكون الأهداف محددة وغير غامضة،بحيث يسهل وضع نقطتي بداية ونهاية لها.وتزداد الأهداف وضوحاً إذا أمكن وضعها في صيغة رقمية أو كمية،بحيث يسهل على الإداري في النهاية، قياس مدى فعالية تحقيقها مقارنة بالإنجاز الفعلي.

*5-وضع جدول زمني للأهداف:إن وضع هذا الجدول الزمني يساعد كثيراً في قياس مدى الكفاءة والفعالية في تحقيق هذه الأهداف خلال الفترة المحددة.ويفترض توزيع النشاطات خلال هذه الفترة المتاحة،تبعاً لأولويات الأهداف أو جزئياتها،وذلك ليتسنى للإداري العمل على تحقيق الأهداف وفق الجدول الزمني المعد لذلك.

*6-انسجام الأهداف:يقصد بذلك أن تكون الأهداف،سواء الرئيسية أو الفرعية، منسجمة بعضها مع بعض،بحيث لا يؤثر أو يعيق أو يعرقل تحقيق الأهداف الأخرى،علاوة على أهمية مراعاة الانسجام في توزيع الوقت المخصص لتحقيق كل منها.ويحصل التعارض أو التناقص في الأهداف غالباً،في حالة عمل الإدارات بشكل منفصل،وعدم التنسيق بينها،فضلاً عن تدني مستوى المشاركة في صياغة وتحديد الأهداف.

التوازن التفاعل بين الحاجات الأربع

هذه الحاجات هي حاجات حقيقية وعميقة ومتداخلة . بعضنا يعرف ان هذه الحاجات موجودة ، ولكنه يميل الى اعتبارها منفصلة . وقد تتصور أن التوازن يعني البقاء في كل منطقة  منها لبعض الوقت ثم العودة بسرعة الى غيرها وبشكل منتظم . كما يوضح الشكل التالي :

وكن هذا الفهم يتجاهل حقيقة هامة هي ان هذه الحاجات متداخلة وتتفاعل بقوة وايجابية . ان المناطق التي  تشعرنا بالتوازن الداخلي ، وبالإشباع العميق والسعادة  . وذلك على:

انظر إلى الفرق طبقاً للمنظور الأول فإن نشاطاً مثل السعي للحصول على دخل قد نراه شيئاً منفصلاً عن الحاجات الروحية أو العقلية أو الاجتماعية.في هذه الحالة قد نختار عملاً مملاً،أو غير مبهج،أو غير مشبع،أو حتى قد يكون ضاراً برفاهية المجتمع.

لو أننا رأينا الحاجة النفسية للتعلم والتطور منفصلة عن حاجاتنا الاجتماعية للانتماء والحب فقد لا نتعلم كيف نحب الآخرين بعمق؟فعندما نزيد من معرفتنا الأكاديمية قد يعني ذلك فقدنا القدرة على الاتصال بالآخرين بأسلوب طيب.

الأهمية:"تحديد الأولويات"

الكثير من الأمور الهامة،التي تساهم في تحقيق الأهداف الرئيسة والتي تعطي جودة ومعنى لحياتنا،لا يبدو أنها تسيطر أو تضغط على حياتنا.ولأن هذه الأمور ليست مستعجلة فيجب ان يحظى القيام بها بالأولوية.

لكي نفرق بين الأمور الملحة والأمور المهمة،وبطريقة أكثر فاعلية فلننظر إلى مصفوفة إدارة الوقت الموضحة في الجدول.وكما ترى فهذه المصفوفة تقسم أنشطتنا إلى أربع مجموعات حسب بعدي الأهمية والطوارئ،فنحن نمضي وقتنا في هذه المربعات.

يمثل المربع الأول من هذا الجدول الامور الهامة التي تعتبر عاجلة وهامة في نفس الوقت . مثال ذلك ترضية عميل غير راض عن علاقته معنا ، او الانتهاء من عمل له وقت محدد ، او بالصلاح عطل آلة مهمة ، او بأجراء عملية جراحية ، أو إسعاف طفل يتألم . وبالتالي فهذا المربع من حياتنا يحتاج منا الى الوقت . فهذا الميدان هو الميدان المنتج  في حياتنا ،و لذلك علينا ان نتولى أدارته بنجاح ، من خلال استخدام خبراتنا مع الاستجابة السريعة للتحديات التي يفرضها هذا الميدان . وإذا ما تجاهلنا هذا الميدان فنحن ميتون في صورة إحياء. بل يجب ان نعرف ان الامور الهامة ق أصبحت أمورا ملحة ومستعجلة بسبب تأجيلها أو أهملها أو بسبب أننا لم نعد لها ما يكفي من التخطيط الوقائي .

المربع الثاني يحتوي أموراً هامة،ولكنها ليست ملحة أو طارئة.وهذا ما نسميه مربع الجودة.ها هو مجال التخطيط طويل الأجل،حيث نتوقع المشكلات ونحاول منع حدوثها،وحيث نحفز الآخرين ونسندهم،وحيث نوسع من نطاق قدراتنا الذهنية، ونطور مهاراتنا من خلال القراءة والتدريب في مجال المهنة،وحيث يمكننا مساعدة  المربع أيضاً نجد الاستعداد للقاءات هامة،أو التحضير لها،وحيث نستثمر الوقت والجهد في بناء علاقات عميقة مع الغير،وحيث نصغي بأمانة إليهم.إن إنفاق الوقت في هذا المربع يبني قدراتنا على الفعل في الحاضر والمستقبل.أما عدم إنفاق الوقت في هذا المربع فيؤدي إلى اتساع مساحة المربع الأول،مما يؤدي بالتالي إلى ظهور ضغط العمل، والإرهاق، والقلق، والمزيد من الأزمات. وإنفاق الوقت في هذا المربع يؤدي إلى تقليل مساحة المربع الأول تلقائياً.فالتخطيط والاستعداد، ومنع المشكلات قبل حدوثها،يجعل الكثير من الأمور غير ملحة أو عاجلة.وميزة المربع الثاني أنه لا يتحكم فينا،بل نحن الذين نتحكم فيه على عكس المربع الأول الذي يتسم بالطوارئ، ولذلك يمكن تسمية المربع الثاني مربع القيادة الذاتية.

المربع الثالث هو شبح المربع الأول فهو يشمل أموراً عاجلة ولكنها

الأهمية            الطوارئ                   عاجل 

    غير عاجل

  

هام

                                            المربع الأول                 *أزمات

*مشكلات ضاغطة

*مشروعات لها وقت محدد،اجتماعات،استعدادات       المربع الثاني              

*استعدادات للمستقبل

*تقوية للنفس

*منع حدوث مشكلات متوقعة

*استجلاء قيم هامة في حياتنا

*تخطيط للمستقبل

*بناء علاقات صحية

*ترفيه وتنمية ذاتية                       

   

    غير هام                                المربع الرابع 

*أعمال غير هامة

*مكالمات تليفونية متنوعة

*أفراد يضيعون وقتك

*أنشطة غير مجدية

*بريد غير هام

*وقت طويل في مشاهدة التلفزيون

ليست هامة.ولذلك يمكن تسمية مربع الخداع.فنغمة الطوارئ والعجلة في هذا المربع توجد إحساساً كاذباً بالأهمية لهذه الأمور،في حين أنها في الحقيقة غير ذلك.ولكن الأنشطة الموجودة في هذا المربع،لو كانت لها أهمية فإن هذه الأهمية تخص شخصاً آخر.فالكثير من المكالمات الهاتفية،والزيارات غير المجدية،تدخل في هذا المربع. فنحن ننفق الكثير من الوقت في هذا المربع لكي نستجيب لأولويات الآخرين،وليس بالضرورة لأولوياتنا.ومع ذلك يوجد لدينا شعوراً كاذباً وكأننا نعمل في المربع الأول وليس الثالث.

المربع الرابع فهو يحتوي الأنشطة التي لا تتمتع لا بالأهمية ولا بالإلحاح.ولذلك يسمى بمربع الضياع.وبالطبع لا يجب أن نضيع أي وقت في هذا المربع.ولكن ما يحدث أحياناً هو أننا نشعر بالخوف من كثرة الركض بين المربعين الأول والثالث، فنهرب سريعاً إلى المربع الرابع للنجاة بأنفسنا رغبة في التجديد.فما هي الأنشطة الموجودة في المربع الرابع؟ليست بالضرورة أعمالاً مجددة للحيوية،فالتجديد بالمعنى الحقيقي موجود في المربع الثاني.أما قراءة الروايات الخفيفة،أو إدمان مشاهدة برامج التلفزيون التافهة،أو الثرثرة في أماكن العمل كلها تدخل في هذا المربع الرابع المضيع للوقت.والمربع الرابع لا ينتشلك لترتاح من الأعمال الجادة، بل هو يساعد على تآكلك.إنه في البداية يعطيك شعوراً بالراحة والسعادة ولكنك سريعاً ما ستكتشف أنه غير مجدٍ.

إنا نقترح عليك الآن أن تنظر إلى مصفوفة إدارة الوقت،مرة أخرى وتسترجع بالذاكرة ما قمت به من أعمال خلال الأسبوع الماضي. لو كان لك أن تضع أنشطتك داخل هذه المربعات،لترى في أي من هذه المربعات قد أمضيت وقتك؟

فكر بإمعان في المربعين الأول والثالث،وهما من السهل التفكير فيهما،لأنهما كانا مربعي الطوارئ،فكل أمر طارئ نشعر به أنه أمر هام.فمن أساليب التفرقة بين هذين المربعين هو أن تسأل نفسك:ما هي الأمور الطارئة التي ساهمت في تحقيق هدف هام؟فإن لم يكن الوضع كذلك فغالباً ما سيكون هذا الأمر الطارئ منتمياً إلى المربع الثالث.

لو كنت مثل معظم الناس الذين عملنا معهم،فإنك تمضي معظم وقتك في المربعين الأول والثالث.ولكن ما هي تكلفة ذلك؟ثم لو كانت الطوارئ هي التي تقودك،فما هي الأشياء الهامة أو ذات الأولوية التي تستحوذ على وقتك واهتمامك؟

فكر مرة أخرى في الأسئلة التي أجبت عنها في الفصل الأول:

ما هو النشاط الوحيد الذي تعرف أنك لو أديته كما يجب،وبانتظام،كان سيحقق لك نتائج إيجابية هامة في حياتك الشخصية؟

ما هو النشاط الوحيد الذي تعرف أنك لو أديته كما يجب،وبانتظام،سيحقق لك نتائج إيجابية هامة في حياتك المهنية؟

حدد في أي المربعات تقع إجابتك هذه.نحن نخمن أنها تقع في المربع الثاني.فلقد سألنا هذه الأسئلة آلاف الناس،ووجدنا أن الأعمال التي لها هذه الأهمية عندهم تقع في 7نشاطات رئيسية:

1-تطوير الاتصالات مع الغير.

2-الاستعداد الأفضل للأعمال.

3-التخطيط والتنظيم الأفضل.

4-الاهتمام بالنفس.

5-اغتنام فرص جديدة.

6-التطوير الذاتي.

7-التعبئة النفسية.

كل هذه الأعمال تقع في المربع الثاني.إنها هامة.

ولكن،لم لا يقوم الناس بهذه الأعمال الهامة بالنسبة لهم؟لم لا تقوم أنت بالأعمال الهامة المحددة في السؤالين السابقين؟لأنها ليست غالباً عاجلة أو ملحة.إن هذه الأعمال لا تضغط عليك بما فيه الكفاية لكي تقوم بها.إن دورك الآن أن تقوم بها حتى في غياب هذا الضغط.

أهمية النموذج:

من الواضح أننا في حياتنا اليومية نتعامل مع الناحيتين الطوارئ والأهمية.ولكن في قراراتنا اليومية يبدو أن إحدى هاتين الناحيتين تسيطر على تلك القرارات.والمشكلة في حياتنا تحدث عندما نتصرف من منطلق الطوارئ وليس من منطلق الأهمية.

فعندما نتصرف من منظور الأهمية نعيش في المربعين الأول والثاني.أما الهروب من المربعين الثالث والرابع فيتحقق من خلال إنفاق المزيد من الوقت في الاستعدادات،والاحتياط،والتخطيط،والتعبئة.فنحن بذلك سنقلل من الجهد المبذول في حل المشكلات التي تظهر في المربع الأول.حتى طبيعة المربع الأول ستغير حينئذ،فنحن لن نمكث في هذا المربع مرغمين وتلقائياً،بل سنمكث فيه حسب رغبتنا واختيارنا.بل يمكن أن نعطي أحد الأمور صفة الإلحاح ونسرع في  تنفيذه ونضعه في مربع الطوارئ لسبب واحد فقط،هو أنه أمر هام بالفعل.

تقول إحدى العاملات معنا:

لقد تعرضت صديقة لي لمشكلة في علاقة ما،ومع مشاغلي الكثيرة في المنزل والعمل إلا أني كنت قد قررت أن أضع أولوية للعلاقات الشخصية مع من أعرفهم.في يوم من الأيام اتصلت بي هذه الصديقة، وكان جدولي الزمني يشتمل على أعمال هي:الذهاب لإصلاح السيارة وللتسوق ولموعد هام على الغداء.ومن لهجتها عندما اتصلت بي هذه الصديقة عرفت أنها في مشكلة حقيقية.لحظتها عدلت كل خططي،وقدت سيارتي لمدة ساعة إلى منزلها.كان معنى ذلك أن اليوم التالي سيكون مزدحماً بالأعمال في المربع الأول،لأن هناك الكثير من الأعمال التي لم أعد لها الإعداد الكافي اليوم.ولكن زيارة صديقي كان أمراً هاماً وهاماً جداً.لقد قررت أن أضع نفسي في موقف أعيش فيه مع الطوارئ في اليوم التالي،ولكنه قرار كنت سعيدة به.

الأسئلة التي يسألها الناس عن مصفوفة إدارة الوقت:

نحن نعرف أن الحياة في الواقع ليست بالترتيب وبالأحكام والمنطقية،كما تظهر هذه المربعات الأربعة.فهنالك تداخل بين هذه المربعات.فهذه التقسيمات للأعمال هي تقسيمات في النوع والدرجة في نفس الوقت.

وفيما يلي بعض الأسئلة التي قد يسألها البعض حول هذه المصفوفة:

*في مواجهة الأمور الهامة والعاجلة،كيف يمكننا أن نعرف ما يجب عمله؟

هذه هي المشكلة التي تملأ حياتنا،وهذا ما يدفعنا كأشخاص إلى الشعور بأن من الواجب علينا أن نشد العزم،ونعمل أكثر وأسرع.ولكن يجب أن ننتبه إلى أن هناك أمراً من الأمور بين كل ما يعرض عليك من أعمال يجب تقديمه على سواه.بمعنى آخر هناك أمور أهم داخل المربع الأول أو الثاني.ولكن كيف نقرر ما هو الأكثر أهمية في لحظة معينة؟

*هل من السيئ أن يكون المرء في المربع الأول؟

لا،الأمر ليس كذلك.في الحقيقة الكثير من الناس يقضون جانباً هاماً من وقتهم في المربع الأول.والسؤال الهام هو لم أنت في هذا المربع؟لو كانت حالة الطوارئ هي المسيطرة فسوف تضيع الأهمية.وهنا ستجد نفسك في المربع الثالث،وهي حالة إدمان الطوارئ.ولكن إذا كنت في المربع الأول بسبب الأهمية،فعندما تختفي حالة الطوارئ ستجد نفسك قد تحركت إلى المربع الثاني.فالمربعان الأول والثاني يشرحان ما هو المهم؛ولكن عنصر الوقت وحده هو الذي يتغير.والمشكلة الحقيقية التي تواجهك هي عندما تنفق كل الوقت في المربعين الثالث والرابع.

*من أين يأتيني الوقت الذي يجب أن أنفقه في المربع الثاني؟

إذا كنت تبحث عن الوقت الذي يجب توفيره لكي تنفقه في المربع الثاني،فالمربع الثالث هو المكان الأول الذي ستجد فيه هذا الوقت.فالوقت الذي تنفقه في المربع الأول في أمور هامة عاجلة،ونحن نعرف أنه يجب أن نكون في هذا المربع،كما نعرف أننا لا يجب أن نكون في المربع الرابع.والمشكلة أن المربع الثالث هو الذي يخدعنا.والسر هنا هو أن نكون قادرين على رؤية أعمالنا الطارئة من منظور الأهمية،وعندها سنكون قادرين على استرداد الوقت الضائع بسبب وهم الطوارئ الموجود في هذا المربع،وننفقه في المربع الثاني.

*ماذا لو كنت أنا من الأشخاص الذين يعيشون باستمرار في بيئة تفرض عليّ أن أكون دوماً في المربع الأول؟

بعض المهن بطبيعتها موجودة في هذا المربع.فعلى سبيل المثال،العاملون في المطافئ،والبوليس،والأطباء،ومراسلو الصحف والإذاعة،ورؤساء التحرير،هؤلاء عليهم دائماً الاستجابة باستمرار للهام والطارئ.فمثل هؤلاء يصبح من الضروري عليهم أن يجدوا بعض الوقت لينفقوه في المربع الثاني،لأنه يساعدهم على التعامل الصحيح مع المربع الأول.فالوقت الذي تنفقه في المربع الثاني يزيد من قدراتنا وطاقاتنا ويقلل من ظهور الطوارئ في حياتنا.

*هل هناك بعض الأمور في المربع الأول التي لا تلفت انتباهنا،وهي في حاجة إلى فعلنا المباشر؟

بعض الأمور تعتبر مشكلات أو أزمات في طور التكوين إذا لم نعالجها في الحال.وهذه الأمور يمكن إعطاؤها الأولوية الخاصة بالطوارئ.بالإضافة لذلك،نجد أن مايعتبر من أمور المربع الثاني في منظمة ما،كموضوع التخطيط طويل الأجل،أو بناء العلاقات،قد يعتبر من أمور المربع الأول بالنسبة للمدير العام لهذه المنظمة. هذه المهام بالنسبة لذلك المدير ذات أهمية والقيام بها له آثار هامة،ولذلك فعلى هذا المدير أن يقوم بها حالاً لأنها مهام عاجلة.

إن قيمة المصفوفة في أنها تبصرنا بأن أهمية ودرجة إلحاح الأمور المطروحة علينا هي التي تحدد اختياراتنا في كيفية استغلال الوقت المتاح لنا.إنها تظهر لنا أين يضيع معظم وقتنا؟ولماذا ننفق كل هذا الوقت في أمور معينة؟إنها تبصرنا أيضاً بأنه كلما زادت درجة الإلحاح والطوارئ كلما قلت درجة الأهمية.

منتهى التعقيد:

إدمان الطوارئ مثله كمثل إدمان المخدرات،فهو علاج يحقق الراحة المؤقتة،ولكنه يستخدم بما يزيد عن الحاجة.فهو يحقق بعض الراحة من الألم الشديد الذي تسببه الفجوة بين الساعة والبوصلة.ولكنه نوع من الراحة الزائفة غير الحقيقية التي سريعاً ما تتبخر ويبقى الألم مستمراً،فمنهج العمل بطريقة أسرع يفشل في الوصول إلى الأسباب المستعصية أو أصل الداء.إنه أسلوب لعمل الأشياء ذات الأهمية الثانوية بطريقة أسرع....ولكنه لا يحقق شيئاً يذكر للأمور ذات العلاقة بالأسباب الحقيقية للألم الناجم عن عدم وضع الأشياء الأهم في مقدمة الأولويات.

فالوصول إلى الأسباب الحقيقية يحتاج إلى تفكير مختلف.إنه مثل الفرق بين أسلوب الوقاية وأسلوب العلاج في الطب.فالعلاج يتعامل مع الألم الشديد أو المزمن،أما الوقاية فهي تتعامل مع نمط الحياة وكيفية الحفاظ على الصحة.وهذان منهجان مختلفان.وبالرغم من ذلك فقد يتعامل طبيب ما مع كليهما في وقت وحد، مع ملاحظة أن أحد المنهجين سيطر على الآخر.