شروط مقومات التحرير الجيد

تهـيـئ التحـريـر

  للقيام بتحرير جيد يتطلب قبل كل شيء معرفة تامة للمغزى ومجهود في التفكير والتحضير وترتيب الأفكار قبل الشروع في التحرير النهائي.

1-     معرفة الموضوع :

إن أول شرط للتحرير الجيد هو أن يعرف المحرر في البداية ما سيقوله، ويبدو هذا من البديهي، رغم ذلك كثيرون أولئك الذين يشرعون في تحرير رسالة أو تقرير دون معرفة ما سيضعونه بالضبط. من الضروري إذن، أن تكون لدينا فكرة واضحة على ما يراد عرضه، هذه الفكرة أحيانا ما تكون مبهمة في الأصل يجب أن توضح وتوسع أكثر.

لهذا يجب وضع جميع الأفكار على الورقة لترتيبها ثم تنسيقها.

2-     وضع التصميم :

يعتبر وضع التصميم عملا هاما لأنه من خلاله نقيم أهمية التحرير، ومن الضروري أن يشتمل على ثلاثة عناصر رئيسية وهي :

1-     المقدمة :

الغرض من المقدمة هو تهيئ وإعلام القارئ بالاعتبار بما سيتم عرضه من بعد، وتحضى المقدمة بأهمية خاصة بالنسبة للتحرير الإداري، حيث يجب أن تتضمن بعض العناصر الضرورية  (تاريخ المراسلات السابقة موضوع هذه المراسلات إلخ ...)

وعليه، إذ كان ينبغي أن تكون المقدمة جوهرية فيجب أن تكون فـي نفس الوقت مختصرة، واضحة ودقيقة، ولا بأس أن نكرر في كل مرة أن كل ما لا يساعد على الفهم الجيد يعتبر غير مفيد فيجب اجتنابه بالكل.

2-     العرض (عرض الموضوع) :

ينقسم عرض الموضوع إلى قسمين أو إلى ثلاثة أو إلى أربعة أقسام على الأكثر، وذلك حتى يرسخ التصميم بكيفية سهلة وواضحة في ذهن القارئ، كما تأخذ كذلك بعين الاعتبار أثناء تحرير العرض المبدئين التاليين :

-         توازن كل الأقسام فيما بينها

-         تقديم في البداية الوقائع والحجج القليلة الأهمية لنختتم بالتي هي باتة وقاطعة.

3-     الخاتمة :

كالمقدمة يجب أن تكون الخاتمة مختصرة تستخلص النتائج التي تحسم من خلال ما سبق قوله في العرض كما يجب الاعتناء بها جيدا سواء من حيث الشكل أو المضمون، لأنه غالبا ما يتأثر القارئ بانطباعات الجمل الأخيرة.

ملحـوظة :

ينبغي أن لا تتضمن كل رسالة إلا مسألة واحدة للمعالجة وإذا كان الأمر يتعلق بتسوية قضايا مختلفة مع نفس المراسل فمن الأفضل آن تخصص رسالة لكل قضية على حدة، وذلك لتسهيل الترتيب والمعالجة اللاحقة من طرف المصلحة المرسل إليها.