البرامج الاجتماعات

        اجتماع تأكيد الأفكار:

•       يتم إيجاد بديل للبرامج التي لم يوافق ضيوفها أو تلك ذات الميزانية المرتفعة جداً.

•       يتم في هذا الاجتماع وضع برامج للطوارئ في حال اعتذر الضيف من غير سابق إنذار.

•       تكون برامج الطوارئ البديلة من نفس تصنيف البرامج التي من المحتمل أن تُلغى.

•       تُعامل البرامج البديلة من حيث الإعداد تماماً كما تعامل البرامج العادية.

•       في حالة حصول البرنامج على موافقة جميع الأطراف يتم اعتماده.

        التخطيط للإعدادات التفصيلية:

•       في هذه الفترة يتم حصر المهام المراد تنفيذها خلال فترة الإعدادات.

•       يتم تحديد تاريخ بدء للإعدادات لكل برنامج وتاريخ انتهاء.

•       يراعى في التخطيط أن الإعلانات وكذلك برنامج الجولة البالتوكية تكون في الأسبوع الذي يسبق أسبوع البرامج.

•       مراعاة الاجتماعات الأخرى الخارجة عن الإرادة كاجتماعات فريق البرنامج أو اجتماعات المتابعة وغيرها.

•       يتم التخطيط أيضاً للتنفيذ والتوثيق.

•       يتم التخطيط لبث الإعلانات الصوتية وذلك قبل يوم البرنامج بيومين أو ثلاثة.

•       يتم التخطيط ليوم التنفيذ بشكل تفصيلي ابتداءً من الانفايت وحتى تسليم الإدارة للمجموعة التي تليه.

•       تُجمع كل هذه المخططات في جدول زمني. (كليشة الجدول موجودة)

.       الإعدادات التفصيلية:

1.     يتم البدء في التنفيذ حسب ما خطط له.

2.     يُراعى الالتزام بالجدول الزمني قدر المستطاع.

3.     في هذه الفترة عقد الاجتماعات المختلفة للإعداد للبرنامج.

4.     في كل اجتماع لا بد أن يكون هناك التالي:

o      أجندة الاجتماع:

وهي قائمة بالأمور التي ستناقش في الاجتماع بالتفصيل وذلك حسب ما هو مخطط لها.

o      محضر اجتماع:

ويذكر فيه كل ما تمت مناقشته في الاجتماع والقرارات التي صدرت وغيرها بالتفصيل.

5.     خلال فترة الإعدادات هناك عدة وسائل ممكنة للتواصل بين فريق العمل:

o      وسائل رئيسية ويجب استخدامها:

     المنتدى.

     الاجتماعات في البالتوك أو غيره.

o      وسائل غير رئيسية:

     الايميل.

     الاجتماعات الميدانية.

6.     خلال فترة الإعدادات التفصيلية هناك عدة أنواع من الاجتماعات:

o      اجتماعات الإعدادات وهي أنواع:

     الإعدادات للإعلانات.

     الإعدادات لمادة البرامج.

     إعدادات التنسيق مع الضيوف.

     إعدادات لتوفير مكان بث البرنامج.

     يتم عقد هذه الاجتماعات حسب الحاجة.

o      اجتماعات فريق البرنامج:

     وهي اجتماعات يتم فيها إطلاع فريق البرنامج على فكرة البرنامج ومتطلباته.

     يتم عقد هذا الاجتماع مرتين الأولى بعد التأكيد على فكرة البرنامج والأخرى قبل تاريخ البث بيوم أو يومين.

     يتم في الأول توضيح فكرة البرنامج الأساسية وفي الثاني توضيح الصورة النهائية التي سيقدم البرنامج بها.

o      اجتماعات المتابعة:

     وهي اجتماعات يعقدها رئيس المجموعة مع المشرفين في مجموعته ويتم خلال هذا الاجتماع معرفة آخر المستجدات في البرامج وما تم انجازه ومعرفة ما إذا كان هناك تقصير أو اجتهاد في الإعدادات.

     يحدد موعد انعقاد هذه الاجتماعات رئيس المجموعة ويتولى هو إدارة الاجتماع.

     يتم عقد هذا الاجتماع أربع مرات وذلك لحصول المتابعة الدقيقة لسير الإعداد للبرامج.

7.     يتم الإعداد للاجتماعات مسبقاً وذلك بـ:

o      تجهيز أجندة الاجتماعات حسب ما هو مخطط له.

o      تجهيز محضر الاجتماع.

o      تجهيز الملفات التي تحتاج إلى توزيع على المجتمعين ورفعها على روابط وتوزيعها قبل بدء الاجتماع بفترة كافية.

o      الإعلان المبكر عن الاجتماع.

o      عدم الابتعاد كثيرا عن موضوع الاجتماع والانشغال بأمور جانبية.

o      يعتبر التنسيق مع الضيوف نوع من الاجتماعات مهما قصرت لذلك يتم معاملتها معاملة الاجتماعات.

8.     بالنسبة للحاجة للدعم الفني (جرافيكس، هندسة صوتية، تنسيق) يتم التواصل معهم عن طريق فريق الدعم الفني في الغرفة.

9.     الإعداد للإعلانات هي مهمة مدير البرنامج ومساعده.