كيف تتم دراسة الوظائف العامة

     يستلزم دراسة الوظائف العامة وجود خطة تحدد المراحل العلمية والعملية التي تستلزمهاالدراسة وتقدير الإطار الزمني لإعدادها وتحديد الجهات التي تساهم فيها ونوعالمساهمة والتكاليف التقديرية لإنجازها (حبيش، 1984،ص12).

     ومنشأن هذه الخطة أن توضح الخطوات وتُعرف بالمستلزمات بعد أن يتم إصدار قرار يتضمنالأهداف والاستخدامات والأغراض منها، وتعريف جميع العاملين المعنيين بالتنفيذبأهمية هذه الدراسة ووجوب التعاون مع المكلفين بها ودعمهم المادي والمعنوي لضماننجاحها.

     ومع حلول الموعد المحدد للبدء بها ، يعقد اجتماع موسع يحضره فريق العمل ويشارك فيهمدراء الإدارات ورؤساء الأقسام لإطلاعهم على آليات التنفيذ ودور الأجهزة التنفيذيةوالفنية في كل مرحلة وكل خطوة.

2-6-1 جمع المعلومات

    تتمثلفي الاتفاق على ماهية المعلومات والبيانات التي تستلزمها دراسة الوظائف وعلى طرقجمع البيانات التي تُعتمد لتنفيذ المسح الشامل للوظائف الخاضعة للدراسة. وبقدرتعلق الأمر بنوع البيانات فإنها ينبغي أن تشمل الموضوعات التالية:

·  طبيعةالمهام والواجبات الفعلية التي ينهض بها شاغل الوظيفة وحجمها وعبء العمل الذيتستغرقه والجهات التي تقدم لها الخلاصة.

·       الأسلوبوالكيفية التي تؤدى بها المهام والواجبات والإجراءات المعتمدة رسمياً وتلك المطبقةفعلياً.

·  الظروفالمحيطة بأجواء العمل الداخلية منها والخارجية وأهم المشاكل أو الحوادث والصعوباتالتي تواجه شاغل الوظيفة ودرجة سهولتها وصعوبتها ومعدلات تكرارها.

·  المؤهلاتالتي يستلزم توفرها بشاغل الوظيفة من حيث التأهيل التربوي والتعليمي المناسب, ومنحيث نوع الخبرة والتجربة السابقة وميدانها وعدد سنواتها.

·  التقنياتوالمعدات والوسائل التكنولوجية والإلكترونية والمواد والأدوات التي يستخدمها شاغلالوظيفة أو يجب توفرها في محيط العمل.

·  المهاموالأنشطة الاستثنائية والموسمية التي يكلف بها شاغل الوظيفة أو تدخل ضمن اختصاصاتالمركز الوظيفي أو اعتادت المنظمة على النهوض بها خدمة للبيئة أو المجتمع المحلي.

·  المستوىالتنظيمي للوظيفة والجهة التي ترتبط بها والجهات التي تشرف عليها أو يتعامل معهاأفقياً وعمودياً ونطاق الإشراف الذي يمارسه شاغل الوظيفة على مرءوسيه.

أما طريقة جمعالبيانات والمعلومات والإحصاءات المتعلقة بالموضوعات المشار لها أعلاه فيمكن أنتعتمد فيها واحدة أو أكثر من الطرق التالية (Decenzo and Robbins,1999,p.9):

1-  طريقة الملاحظة المباشرة للوظائف وللشاغلين لهامن قبل القائمين بالتحليل وتدوين المعلومات عنها.

2-   الرجوع إلى المصادر القانونية المتاحة وتشملهذه التقارير الدورية والسجلات والوثائق والدراسات واللوائح والنظم وأية مصادررسمية أو علمية متاحة.

3-   المقابلات المباشرة مع العاملين الذين يشغلونهذه الوظائف أو الذين يشرفون عليها أو كليهما معاً للاستماع والتدوين لما يقولونهعن وظائفهم.

4-   المعايشة الميدانية من قبل إخصائيين وباحثين يتمتأهيلهم للقيام بمهمة جمع المعلومات عن طريق الملاحظة المباشرة والمتابعة المستمرةلأداء العاملين أنفسهم أو للمراجعين وأصحاب المعاملات لمعرفة طبيعة العلاقة والوقتالذي تستغرقه .

5-   إعداد الاستبيانات المسحية واستمارات الاستقصاءالمغلقة أو المفتوحة التي يمكن أن توزع على العاملين وعلى الرؤساء وعلى المرءوسينكبديل للمقابلات أو كخطوة تسبقها .

6-   وقدتستخدم المذكرات اليومية Diary من قبل شاغلي الوظائف لتسجيل ما يقومون به من أعمال لتقدم إلى منيقومون بدراسة الوظائف.

ومعلوم أن لكل طريقةمن الطرق سالفة الذكر مزايا وعيوباً، ويتعذر تحديد أفضلها قبل معرفة طبيعة الوظائفالخاضعة للتوصيف ومستوى العاملين فيها والإمكانيات المتاحة لاختيار أي منها. وقدتستلزم الحاجة استخدام أكثر من طريقة واحدة لجمع المعلومات للوظائف المختلفة. فحينيكون الموظفون في مستوى من الوعي والخبرة الموضوعية يستعان بهم لملء استمارةالتوصيف وإلا فقد يكون الخبراء الخارجيون أفضل من يؤدي هذه المهمة رغم الجهدوالكلفة التي تستلزمـها هذه الطريقة . ولزيـادة الدقـة يفضل مشاركة الجهـات الثلاثمتمثلة في (الموظفين ورؤسائهم والخبراء) في تدقيق المعلومات المجمعة عن الوظائفالتي يشك في مسحها وجمع المعلومات عنها .

ولتسهيل مهمة جمعالمعلومات يتم تصميم استمارة المسح والاستقصاء بشكل منظم ومنسق ويراعى في صياغةعباراتها الدقة والوضوح . ويفضل إعداد بعض التوجيهات والتعليمات التي تبين كيفيةملئها من قبل الموظفين ورؤسائهم أو أن يرفق نموذج بالإجابة المطلوبة بدلاً من هذهالتعليمات .

أما شكل الاستمارةالمستخدمة وحجمها فيتوقف على الأسلوب المستخدم في ملئها ومع ذلك فإن هناك اتفاقاًعلى ضرورة احتوائها لمعلومات محددة.

وحين تنجز مرحلة جمعالبيانات والمعلومات التي تمخضت عنها عملية مسح الوظائف يبدأ التدقيق والمراجعةلاستبعاد الزائد منها وتصحيح الأخطاء أو استكمال النقص أو تحديث القديم منها . وقديستلزم الأمر العودة مرة أخرى للميدان أو عرض بعض الاستبيانات التي أعدها المرءوسونعلى رؤسائهم وذلك للتأكد من الدقة والصواب وعدم المبالغة في توسيع المهاموالواجبات أو تبسيطها لأغراض شخصية أو لاعتبارات لا موضوعية . فلا شك أن سلامةالخطوات اللاحقة سيعتمد لحد كبير على واقعية التشخيص والمسح لما هو قائم وعلىموضوعية ودقة البيانات التي تم جمعها عبر مختلف الطرق المشار لها آنفاً .

Post a Comment

Previous Post Next Post