الوظائف الأساسية للإدارة

الوظائف الأساسية للإدارة

المشهور والاكثر إتفاقاً بين العلماء الإدارة  ان الوظائف الاساسية للإدارة  اربع :

التخطيط               التنظيم               والتوجيه              والرقابة

دور المُدير في المنظمة مبني على تحديد الاهداف التي هي : التخطيط , وتوزيع الأعمال الذي هو تنظيم ,وتيسير العمال الذي هو توجيه ومُراقبة أو التأكد من سير العمل الذي هي وظيفة المُراقبة .

الوظيفة الأولى: وظيفة التخطيط:

يسمونها وظيفة الذكاء لأن المخطط أصلاً يجلس على الورق ويخطط شيء غير موجود ويقرر كيف يضع الخطه المناسبة لبلوغ الهدف المعين.

فوظيفة التخطيط تحتاج إلى فطنه ورؤيه بعيدة وتحتاج إلى إنسان يعرف أبعد من الآخرين ويتنبأ ما سيحدث في السوق.

الوظيفة الثانية : هي وظيفة التنظيم

v   إذ كان المخطط يُخطط على الورق فالمُنظم هو الذي يقرر كيف يجب ان تقوم أو تنفذ  هذا الخطة فيقوم بتوزيع المهام وتحديد الاحتياجات من مكاتب وموظفين وماهي الإدارة التي نحتاجها.

v      الهيكل التنظيمي الذي نراه بكل شركة هو وسيلة او وظيفة التنظيم.

v   كل نشاط من انشطة المشروع لابد ان المنظم يعرف ماذا يحتاج من الكوادر البشرية ,والميزانيات والمكاتب والتجهيزات..وهو مسؤل أيضاً عن :توفير آلية(قانون) لوضع خطه بموضع التنفيذ وتوحيد أعمال الأقسام والأفراد.

v      فالمنظم إنسان عنده الوعي بترتيب الأشياء ولذلك التنظيم الترتيب  هي مُترادِفات لكن كوظيفة مسماها المتعارف عليه هو التنظيم .

v   الخريطة التنظيمية أو الهيكل التنظيمي: هي توضح العلاقات بين الإدارات توضح كيف تقوم الإدارة بعملها توضح ترتيب المسؤليات وترتيب السلطات وترتيب من يتبع من.

 غالبية الهياكل التنظيمية تتخذ الشكل الهرمي لماذا !؟

لأننا كل ما ارتفعنا أعلى في السلم التنظيمي قل عدد القيادات الإدارية وبالتالي رأس الهرم يكون شخص واحد  سواءً كان هذا رئيس الشركة أو وزير ...

 * الهيكل التنظيمي الياباني يكون طويل أكثر من غيره لأنهم لايؤمنون بالتدرج الكثير في السلطة فيكون شخص مسؤل وتحته عدد كبير من المشروعات  او الإدارات ..,

* تحديدا العلاقات وطرق الإتصال بين الإدارات المختلفة هذه مسؤلية التنظيم تحديد تسلسل في الصلاحيات هذي هي مسؤلية التنظيم .

الوظيفة الثالثة : هي تسيير العمل أو التوجيه.

وظيفة التوجية تقسم إلى ثلاث اقسام :             1) القيادة             2) الإتصال          3) التحفيز

ولكن الثلاث وظائف كلها تندرج تحت مفهوم تسيير العمل

فالقائد هو الذي يسير العمل والاتصال هو الذي يربط بين اجزاء المنظومة علىأساس ان العمل يسير أيضاً والحوافز هي التي تشجع الناس على انها تسرع من سير العمل.

وظيفة التوجيه تعتمد على طبيعة الأفراد وعلى نوعية العمل المطلوب وعلى تقدير المدير .فالمدير هو الذي يقرر ما حجم الصلاحيات المناسبة لكل شخص وبالتالي بناء عليه وعلى ضوئه يكون هذا الموجه هو الذي يحدد هذة الصلاحيات .

والذي يجب ان يفطنه المدير من هو الشخص الذي كلفه بمهام جسيمة واعطاه صلاحيات قيادة واعطاه إشارة الكبتنيه من هو هذا الشخص.

هناك مواصفات بطبيعة الفرد تجعل هذا الشخص مناسب للقيام بهذا العمل وتجعل شخص آخر غير مناسب للقيام بهذا العمل أيضاً وأيضاً قدرة الفرد على التأثير على شخص او مجموعة معينة و جلب افضل مافيهم .

إذاً التخطيط يضع فكرة المشروع , التنظيم يقسم الصلاحيات ويقسم المهام يوزع العمل ويرتبه , التوجيه يسير العمل (تسييرفي العمل أوتسييرعجلة العمل)

الوظيفه الرابعه هي وظيفه الرقابه :

الرقيب دوره مراقب . فعنده خطه وهناك هدف موضوع  وآليه للوصول الى هذا الهدف فهو فقط ينظر الى هذه الاليه وينظر الى النتائج ويقول هل النتائج تحققت.

هذه الوظائف الاربع متداخله مع بعظها البعض ومتشابكه فيما بينها بالاسهم كل وظيفه على اتصال وثيق بالوظئف الثلاث الاخرى هذه الوظائف الاربعه تعمل مع بعضها البعض من اجل تحقيق الهدف.

اذا حدث خلل في أي  وحده من الوظائف الاساسيه للاداره سوف يكون هناك خلل في هذه المنطمه فبالتالي  سيصعب عليه الوصول الى هذا الهدف وكل ما كانت الوظائف الاربعه مكمله لبعضها البعض كلما كان في  تناغم في  هذه الوظائف كلما استطعنا الوصول للهدف بأسرع الطرق واعلى الدرجات الفعاليه