الأصول الرأسمالية والمحاسبية الإيرادات

إدارة الأصول

الغرض:

إعداد سياسات الإدارة الإشراف والرقابة على كافة الأصول بما في ذلك الأصول الرأسمالية، والمحاسبية وذلك لإدارة الإيرادات المُستحقة للجامعة، وإدارة المخزون وكافة التعاملات النقدية، واستثمار أموال الجامعة.

د-1- الإيرادات وحسابات الذمم الدائنة

د-ا-أ- تعريف الإيرادات

تتكون الإيرادات من التدفقات النقدية الناتجة عن الخدمات أو الأنشطة الأخرى التي تُـــــشكل عمليات الجامعة ومهام الدعم ذات الصلة. يتم تدوين إيرادات الجامعة على أساس الاستحقاق بالقيمة العادلة. تضمن كافة مؤسسات الجامعة التي تقوم بتحصيل العائدات وجمعها أنه يتم تحصيل هذه الإيرادات في الوقت المناسب وأنه يتم تسجيلها بدقة في النظام المُحاسبي للجامعة في الفترة التي تُحصل فيها. يجب على كافة مؤسسات الجامعة الحفاظ على أنظمة الرقابة الداخلية المُناسبة للممارسات المالية السليمة للاعتراف وإعداد فواتير الإيرادات، وتحصيل وإدارة الحسابات المُستحقة.

لابد من الحصول على موافقة خطية من نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية لكافة العاملين في الجامعة أو أية من الهيئات أو المجموعات المعنية من أجل تحصيل أي من الأموال أو بيع وتقديم الخدمات نيابة عن جامعة قطر.

د-1-ب- إدارة ومراقبة الإيرادات

يَحقُ لنائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية والمالية تفويض المدير المالي من أجل وضع المعايير اللازمة لإدارة فواتير تحصيل إيرادات الجامعة التي تدرها الأنشطة. يضمن المدير المالي، على وجه الخصوص، أن:

§         يتم إعداد فواتير مبالغ الإيرادات بدقة وفي الوقت المناسب.

§         يتم تسجيل وتدوين المبالغ بشكل مُناسب في أنظمة المحاسبة الخاصة بالجامعة.

§         يتم تسوية العائدات في الفواتير من أجل تأمين أعداد الفواتير وتحصيل الإيرادات للخدمات المُقدمة.

د-1-ج- قبول إيرادات الجامعة وإيداعها

الأنشطة المُدرة للإيرادات

§         لقد قام مجلس الأمُناء بتفويض رئيس الجامعة من أجل إعداد أية من الأنشطة الجديدة المُدرة للدخل.

§         يَحقُ لرئيس الجامعة وفقًا لما يراه مُناسبًا تفويض سلطته لأي طرف من أجل إعداد الأنشطة المُدرة للإيرادات. وقد قام رئيس الجامعة بتفويض نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية بالمسؤولية نحو إعداد آليات الرقابة الداخلية والإجراءات المحاسبية من أجل الأنشطة المُدرة للإيرادات.

§         يعتبر الأفراد المخولين بإعداد الأنشطة المُدرة للدخل مسئولين عن آليات الرقابة والإدارة الداخلية ذات الصلة بهذه الجزئية.

§         ان رئيس الجامعة هي الجهة المخولة بالموافقة على وضع جدول زمني ومالي حول النفقات الثابتة التي تُــغطي استخدام مرافق الجامعة، وتوفير الخدمات الجامعية وحتى استضافة المُنظمات العامة والمجتمعية. سوف يتم مراجعة الجدول الزمني حول التكاليف الثابتة وتحديثه بشكل دوري لكي يُعكس التكاليف الفعلية وأحوال السوق.

د-1-د- مناولة النقدية

بيان السياسة

يعمل المدير المالي أو مسؤول الموازنة للجامعة والذي ينوب عنه على ضمان التسجيل والمعالجة الدقيقة للشيكات والمبالغ التي يتم تحصيلها بطريق آمنة ضد الخسائر أو السرقة، ثم إيداعها بشكل مُناسب في الحسابات البنكية للجامعة.

يضمن المدير المالي التمسك بالمبادئ التالية فيما يتعلق بالتعامل مع الإيرادات النقدية:

§         أنه يتم الفصل في المهام فيما بين التعاملات النقدية وإعداد السجلات:

§         سوف يكون كافة الأفراد العاملين في تدوين الإيرادات النقدية ومعالجتها على دراية بمهامهم المُحددة ومسؤولياتهم، كما أنه لابد أن يتم تدريبهم بشكل مناسب حول إجراءات التعاملات النقدية.

تفويض فتح الحسابات البنكية وغلقها

قام رئيس الجامعة بتفويض نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية بصلاحية ومسؤولية فتح الحسابات البنكية وغلقها فيما يتعلق بالإيداع والشيكات والمدخرات وغيرها من الخدمات البنكية الاستثمارية لصالح الجامعة.

فيما يتعلق بطلبات إغلاق أي من الحسابات المُخصصة من أجل الأنشطة الاستثمارية، لابد أن تصدر عن المراقب المحاسبي للجامعة ويتم الموافقة عليها من قبل المدير المالي. لابد أن يقوم المدير المالي بإخطار الجهات المعنية بأنه تم الموافقة على إغلاق الحساب البنكي، وأنه تم تعليق كافة الأنشطة المُتعلقة بهذه الحساب البنكي. سوف يتم إعادة الشيكات التي لم يتم استخدامها إلى البنك أو التخلص من بشكل مناسب.

يتم تحويل الأرصدة الموجودة في الحسابات التي تمت الموافقة على إغلاقها إلى الحساب البنكي الرئيسي الخاصة بالجامعة.

تحصيل وإيداع النقدية

تحصيل النقدية

§         لا يحق لأي من الأطراف أو الجهات سوى المُحصل المالي للجامعة أو أي من البنوك المُفوضة من قِــــــبل المدير المالي تحصيل النقدية والشيكات؛

§         قد يقوم المدير المالي بإعداد التسهيلات الدائمة والمؤقتة لتحصيل النقدية في المناطق البعيدة وفقًا لطلب الإدارات والكليات.

§         لابد من إصدار إيصال مختوم كدليل على تحصيل النقدية من قِبل المُحصل المالي للجامعة. يرسل هذا الإيصال إلى إدارة الأنظمة المالية للجامعة.

§         يُسمح فقط للمحصل المالي للجامعة بالوصول والإطلاع على سجل النقدية.

§         يتم الاحتفاظ بالنقدية أو الشيكات في خزينة أو أي مكان آمن أخر إلى أن يتم إيداعها.

إيداع النقدية في البنك

§         يعتبر المُحصل المالي للجامعة مسئولا عن تأمين إيداع النقدية، وإيرادات الشيكات في البنوك في الحال في اليوم التالي لتحصيلها أو في يوم العمل التالي:

§         يتم إيداع الشيكات/ النقدية التي يتم تحصيلها بنفس قيمتها الفعلية وإثبات ذلك بِـــموجب سندات الإيداع التي تَحمل التوقيع الصحيح لمسئولي البنك.

§         لا يجوز تحويل أي جزء من المجموعات النقدية إلى نفقات من أي نوع كانت.

تسوية النقدية التي يتم تحصيلها

§         يعتبر رئيس قسم المحاسبة العامة مسؤول عن تأمين تسوية التحصيلات اليومية مع المبالغ المُودعة وفقًا لما تُــــظهره الحسابات البنكية.

د-1-ه- صناديق المصروفات النثرية

سوف تعمل الجامعة للإبقاء على صناديق المصروفات النثرية بالتعاون مع الإدارات والكليات، للسماح بتسديد النفقات المتعلقة بأعمال الجامعة بطريقة مُناسبة وأقل تكلفة. سوف يتم تعيين أمين على كل صندوق من صناديق المصروفات النثرية التي يتم الموافقة عليها، والذي يُعد مسؤول عن تسوية حسابات الصندوق على أساس منتظم، والحفاظ على السجلات المطلوبة بشأن المدفوعات التي سُحبت من الصندوق، وكذلك استكمال الصندوق في حدود المستوى المعتمدة له. سوف يعمل أمين صندوق المصروفات النثرية بنظام الدوام الكامل داخل الإدارة / الكلية.

يُعتبر نائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية والمالية مسئولا عن تحديد المستوى المُناسب من المبالغ النقدية الصغيرة للكليات/ الإدارات ووضع مبادئ توجيهية بشأن استخدام صناديق المبالغ النقدية النثرية وتعويضها. كما يتحمل هو/ هي أيضًا مسؤولية إجراء الرقابة وأية تعديلات فيما يتعلق بهذه الصناديق.

يعمل كل أمين من أمُــــناء صناديق المبالغ النقدية النثرية تأمين أن الصندوق:

§         معزول عن بقية الصناديق الأخرى.

§         الاحتفاظ بالمستندات والمُستندات الأصلية وكذلك حسابات النقدية، حيث أنه سوف تخضع لعمليات تدقيق زمنية مُجدولة وغير مُجدولة.

§         محفوظة بطريقة آمنة، وأنه عندما يتم استخدامه، سوف يُحفظ في حجرة مغلقة أو خزينة.

§         لابد أن يتم تقديم الإيصالات الأصلية لكافة نفقات الصندوق.

يَقوم المدقق الداخلي بعمل التدقيقات الدورية لصناديق المصروفات النثرية وإدارتها التي يتولها أمين الصندوق.

د-1-و- السلفة النقدية المٌقدمة

قد تقوم الجامعة بتقديم بعض السلف النقدية المقدمة للموظفين والطلاب أو غيرهم من الأفراد وفقًا لما هو مبين في مصفوفة الصلاحيات.

تسوية السلفيات

يتعين على الأفراد رد مبالغ السلفيات في حالة زيادة النفقات المثبتة، و يقوم المدير المالي بإصدار مجموعة من الإرشادات فيما يتعلق بالسلفيات غير المدفوعة.

د-1-و- التعويض عن النفقات

§         العضوية ورسوم الاعتماد: تحمل الجامعة عضوية في العديد من المؤسسات المهنية وهيئات الاعتماد والاتحادات. سوف يقوم رئيس الجامعة أو من ينوب عنه/ نائب الرئيس، سنويا، بالإقرار بهذه العضوية والسماح بدفع رسوم العضوية المناسبة والرسوم ذات الصلة.

§         تعترف الجامعة بأنه قد يكون هناك العديد من المناسبات التي قد يضطر فيها أعضاء فريق العمل بالجامعة أو بأحد الكليات تحمل جزءا من النفقات نيابة عن الجامعة. يمكن الحصول على مثل هذه النفقات من قبل الإدارة المالية ، بناء على موافقة مسؤول الموازنة.

د-1-ز- نفقات السفر وأعمال الاستضافة

·         تقوم جامعة قطر بتعويض هيئة التدريس والموظفين وغيرهم عن النفقات المناسبة والضرورية التي يتكبدها أي منهم فيما يتعلق بأي من السفريات أو أعمال الاستضافة المٌتفق عليها نيابة عن الجامعة. يتم السماح بتعويضات الجامعة فقط إذا لم يكن قد تم أو سوف يتم الحصول على هذه التعويضات من أي مصدر آخر. كما يجوز سداد تكاليف السفر اللازمة والمعقولة ونفقات أعمال الاستضافة للكلية المعنية والموظفين والطلاب.

·         يسمح الحصول على سلفة السفر بموافقة عميد الكلية، ورئيس قسم أو نائب الرئيس، وينبغي أن يتم الحصول على إذن خلال أسبوعين على الأقل قبل تاريخ السفر. لا يجوز لأي موظف الموافقة على أي من سلف السفر المقدمة الخاصة به أو الخاصة بأي شخص يقوم بتقديم التقارير الوظيفية أو الإدارية له/لها 

·          السفر عن طريق الجو: لابد من استخدام الخطوط الجوية القطرية كلما كان ذلك ممكنا. وتعتمد درجة السفر على درجة الموظف على النحو التالي :

درجة الموظف	درجة السفر الجوي
الرئيس، نائب الرئيس، نائب الرئيس للشؤون الإدارية، والدرجات (و، أ) والبعثات الرسمية التي يوافق عليها رئيس الجامعة.	الدرجة الأولي
الدرجات (ب، د) والموظفين اللذين يشغلون مناصب مدراء الادارات في الدرجات 1 والدرجات ما بين 118-119	درجة رجال الأعمال
الدرجات من 2-13 والدرجات من 110-117	الدرجة الاقتصادية

·         البدلات اليومية

يحق للموظفين الذين يُطلب منهم السفر خارج دولة قطر الحصول على البدلات التالية بواقع بدلات يومية من أجل الإقامة والوجبات والنفقات العارضية مثل غسيل الملابس ومصاريف السيارات الأجرة، وذلك وفقًا لما هو وارد أدناه. ليس هناك أي ضرورة لتقديم فواتير أو إيصالات فيما يتعلق بمثل هذه النفقات. مع مراعاة أنه إذا وصلت مدة الإقامة إلى شهر أو يزيد، فسوف يتم دفع 50% قيمة البدلات اليومية.

الدرجة/ المستوى	أوربا، أمريكا الشمالية وأمريكا الجنوبية واستراليا واليابان وكوريا وسنغافورا وماليزيا	الدول الأخرى
الرئيس	4,500	4,000
نائب الرئيس، والعميد والمدراء	3,500	3,000
ب-ج و 112-119	2,500	2,500

·         بدلات وقت السفر

يتم تقديم بدلات وقت السفر فيما يتعلق برحلات العمل خارج دولة قطر وذلك وفقًا لما هو مفصل بالجدول الوارد أدناه:

مدة الرحلة	مزايا وقت السفر
الرحلة تستغرق ما يقل عن سبع ساعات (سواء ذهابا أو إيابا)	يومين
الرحلة تستغرق يزيد عن سبع ساعات (سواء ذهابا أو إيابا)	أربعة أيام

يتم دفع مقابل أيام وقت السفر للأعمال وفقا للأسعار اليومية الواردة في جدول البدلات اليومية.

وفي حالة أن كان الموظف بصدد السفر لمدة تزيد عن ثلاثين يومًا متتالية، يتعين على جامعة قطر توفير تذاكر طيران من فئة الدرجة الاقتصادية لزوجة الموظف. لن تتحمل الجامعة أي من النفقات الأخرى.

·         استخراج التأشيرات من أجل سفر العمل

تتولي وحدة الهجرة باستخراج تأشيرات سفر العمل. كما أنه لابد من إرسال إخطار مناسب (عادة خلال 2-8 أسابيع) من قبل الإدارة لضمان أنه يمكن استخراج التأشيرة وتوفيرها. وسوف تتحمل الجامعة تكاليف تأمين السفر وكذلك تكاليف التأشيرة، في حال أن طالبت بذلك السفارة المعنية.

·         استضافة الأعمال

يحق لرئيس الجامعة ونواب الرئيس وعمداء الكليات والمدراء التنفيذيين الحصول على تعويضات فيما يتعلق بالنفقات المناسبة والضرورية لأعمال الاستضافة. تتضمن أعمال الاستضافة أي من النفقات المناسبة والضرورية حول عمليات الاستئجار المختلفة ، بما في ذلك الزهور وإعدادات المكان، وطاقم الانتظار والوجبات والمشروبات.

Ø      لا يحق الحصول على أي نفقات تتعلق بالمشروبات الكحولية

Ø      قد تتضمن أعمال الاستضافة أحداث المنح وجهود توظيف موظفي المستويات العليا

د-1-ح- حسابات الذمم الدائنة

بيان السياسة

تمثل حسابات المقبوضات، الأرصدة المستحقة للجامعة عن الرسوم الدراسية، وقروض الطلاب، والسلف المُقدمة للموظفين والمبيعات الآجلة من السلع والخدمات المقدمة إلى العملاء الخارجيين. يعتبر التحصيل الموجه في الوقت المناسب لحسابات المقبوضات أمر ضرورية لتقليل اعتماد الجامعة على التمويل من مصادر أخرى.

يجب على المدير المالي و/أو مساعد المدير لشؤون الموازنة الذي ينوب عنه إعداد سجلات حسابات المقبوضات وتسويتها وتحديثها باستمرار وكذلك متابعة عمليات التحصيل.

يحق لجامعة قطر كلما كان ذلك ممكنا الحصول على مدفوعات مقدمة لكافة الخدمات التي تقدمها سوف يتم تمديد التسهيلات الائتمانية من قبل المدير المالي لمدة أقصاها 30 يوما من تاريخ الفاتورة إذا لزم الأمر.

منح الائتمان

يحق للمدير المالي تقديم منح الائتمان الموضحة أدناه:

1.      يتم تقديم منح الائتمان لطلاب المنح وفقًا لما هو مناسب عن رسوم الفصل الدراسي التي يمكن طلبها عند التسجيل. كما يتم تقديم منح الائتمان للطلاب وفقا للسياسات القائمة المتعلقة بالقروض الطلابية والدفع المؤجل للرسوم؛

2.      ويجوز تقديم منح الائتمان للآخرين (باستثناء الطلاب والموظفين) الذين تعتبر إداراتهم / وكلياتهم مُرخص لها بتقديم خدمات أو منتجات كمساعد للأنشطة الأكاديمية أو البحثية. وعلى الرغم من أنه ينبغي تحصيل المبالغ المدفوعة مقدما كلما أمكن ذلك ، فإنه يجوز تقديم المنح الائتمانية، عندما تكون الخدمة مقدمة من أجل العملاء المشاركين، أو عندما لا توجد مرافق لتحصيل المبالغ المدفوعة مقدما. في هذه الحالات، يجب مراعاة مخاطر الائتمان التي قد يتم تكبدتها خلال وقت أجراء المعاملة.

يلزم الحصول على موافقة نائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية والمالية فيما يتعلق بأية ترتيبات رسمية حول تفويضات ائتمانية يتم منحها لمدة تزيد عن ثلاثين يومًا.

 إعداد الفواتير

تعتبر عملية الإعداد الجيد للفواتير الخاصة بالرسوم والخدمات التي يتم توفيرها بموجب العديد من الاتفاقيات أمرًا ضروريا من أجل الإدارة الفعّالة لحساب المقبوضات "حسابات الذمم الدائنة"

يتم إعداد الفواتير بالاعتماد على المعلومات التي يتم توفيرها من قبل الكلية أو إدارة التشغيل وإرسالها إلى المؤسسة الراعية أو العميل في الحال.

المبالغ متأخرة السداد

يلزم على المدير المالي أو مسؤول الموازنة أن يعمل على التأكد من تحصيل جميع المبالغ المتأخرة السداد. هذه المبالغ هي عبارة عن فواتير للجامعة لم يتم دفعها بحلول تاريخ استحقاقها المحدد. يجب اتخاذ الإجراءات التالية فيما يتعلق بالمبالغ المتأخرة:

بالنسبة لطلاب الجامعة ( من قبل عمداء الكليات): لن يتم تسليم الطلاب بيان الدرجات والشهادات والدرجات أو أي شهادات أخرى دون صدور تأكيد عن الكلية بأن الطالب قد قام بتسوية كافة المبالغ المستحقة عليه لحساب الجامعة. يحق لنائب رئيس شؤون الطلاب التغاضي عن نص القانون، إذا كان ذلك مطلوب لأغراض العمل، مع تقديم جدول زمني مضمون للدفع مرفقًا مع الطلب.

بالنسبة للموظفين ( من قبل رؤساء أقسام كشوف الرواتب ) يتم استرداد المبالغ المتأخرة في السداد من رواتب الموظفين أو من خلال شيكات التسوية النهائية، وفقًا لما يتطلبه الأمر.

بالنسبة لغيرهم ( من قبل رؤساء أقسام الإيرادات)  لن تقوم الجامعة بتقديم أي خدمات أخرى لأي طرف خارجي إلا إذا كان هذا الطرف قد أدى جميع المبالغ المستحقة عليه للجامعة.

يحق لنائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية والمالية، وذلك بموافقة من رئيس الجامعة، البدء في الإجراءات القانونية وفقًا لعقد استرداد المبالغ المستحقة للجامعة.

الديون المعدومة وأذون الشطب

يجب أن يتم إدراج الديون المعدومة داخل النظام المحاسبي للجامعة للتأكد من أن الإيرادات المحققة تنعكس بشكل صحيح. ويتم تحديد الديون المعدومة بمجرد تحديد أن هناك حسابات معينة أصبحت غير قابلة للتحصيل, أو تكون المتأخرات زادت على 180 يوما, أيهما أسبق. ويتم إصدار أذون شطب الديون المعدومة فقط في حالة استنفاذ كافة جهود التحصيل الممكنة.

وفقًا لتوصيات المدير المالي، يعود لنائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية والمالية بالموافقة على شطب وإلغاء الديون. وبعد تقديم وثائق ومستندات جهود التحصيل ومبررات الشطب والإلغاء، سوف تقوم الإدارة المسئولة عن جهود التحصيل بالشروع في عملية إلغاء الديون وشطبها.

الأرصدة الدائنة في حسابات الذمم المدينة

تمثل الأرصدة الدائنة في حسابات الذمم المدينة الأموال التي تحتفظ بها الجامعة نيابة عن إفراد أو كيانات أخرى.

• عندما توجد حسابات بها أرصدة دائنة بقيمة  1000 ريال قطري أو أكثر لمدة تزيد عن 6 أشهر, فيجب في هذه الحالة ضمان تحرير شيكات استرداد القيمة وإرسالها إلى أصحاب الحساب المعنيين بذلك.
• يتم شطب الحسابات التي بها أرصده دائنة بقيمة أقل من 1000 ريال قطري مرة كل عامين باعتبارها حسابات ممتلكات غير مطلوبة.

د-1-ك- استرداد قيمة مصروفات التعليم

كقاعدة عامة، جميع المصاريف /الرسوم التي تلقتها الجامعة غير قابلة للاسترداد، باستثناء ما يلي:

يمكن أن يسترد الطالب الرسوم المدرسية المدفوعة طبقا للجدول الآتي:

الفصول الدراسية للربيع والخريف

• قبل بدء الفصل الدراسي - 100%
• في خلال أسبوعين من بدء الفصل الدراسي - 90%
• بعد مرور أسبوعين إلى شهر من بدء الفصل الدراسي - 50%
• بعد مرور شهر من بدء الفصل الدراسي - تكون المصاريف والرسوم غير قابلة للاسترداد

الفصل الدراسي الصيفي

• قبل بدء الفصل الدراسي - 100%
• في غضون أسبوع واحد من بدء الدراسة - 80%
• بعد أسبوع إلى أسبوعين من بدء الفصل - 50%
• بعد مرور شهر من بدء الدراسة تكون الرسوم غير قابلة للاسترداد

د 2- إدارة الأصول الرأسمالية

بيان السياسة

لدى جامعة قطر استثمارات ضخمة في الأصول الرأسمالية والتي تمثل التزامات طويلة الأجل بالنسبة لها كي تقوم بتحقيق رسالتها وأهدافها.

لقد قام مجلس الأمناء بتفويض صلاحيات ومسؤوليات حماية ومراقبة أصول الجامعة والحفاظ عليها إلى الرئيس.

ويمكن للرئيس أن يفوض هذه الصلاحيات والمسؤوليات إلى نائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية والمالية. وتقع مسؤولية الاستخدام المناسب وحماية الأصول الرأسمالية للجامعة وتأمينها والحفاظ عليها على عاتق جميع الموظفين.

د-2- أ- استلام الأصول الرأسمالية - سياسة الرسملة ( الرأسمالية) 

تعد الأصول الرأسمالية أشياء ملموسة وموجودة في الطبيعة ويتم الاحتفاظ بها لأغراض أخرى غير أغراض استثمارها أو إعادة بيعها.

وعلى كل من نائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية والمالية وضع مخطط لتصنيف الأصول وأيضا وضع الجداول الزمنية الخاصة بها.

تقوم جامعة قطر بتحويل الأصول والممتلكات إلى رأس مال والتي يبلغ عمرها الافتراضي، بصفه عامة،  أكثر من عامين، وتبلغ قيمة الوحدة أكثر من 20000 ريال قطري أو أكثر.

د-2-أ-1 – تقييم الأصول الرأسمالية

لأغراض تسجيل الأصول الرأسمالية, تعتمد القيمة، سواء تم شراؤها أو إنشاؤها،  على التكلفة, وتتضمن التكلفة كل المصاريف المتكبدة في عملية التسليم وإنشاء الأصول في موقعها الحالي, كما تتضمن أيضا مصاريف الشحن والرسوم الجمركية والضرائب.

لأغراض تقييم الأصول الرأسمالية، تقوم الجامعة بتصنيفها في خمس مجموعات كالأتي:

• الأصول التي تم شراؤها
• الأصول التي التي تم شراؤها من خلال المنح والعقود
• الأصول التي تم التبرع بها
• الأصول التي تم إنشاؤها
• الأصول المؤجرة

د-2-أ-2-  تسجيل الأصول وإعداد التقارير

على المدير المالي ونائبه التأكد من أن جميع الأصول قد تم تسجيلها وإضافتها وحسابها في سجلات الأصول الثابتة.

د-2-ب- الإهلاك

يقوم المدير المالي بوضع جدول زمني للإهلاك، والذي يتم اعتماده من قبل نائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية والمالية. يمكن إهلاك جميع الأصول الرأسمالية باستثناء الأراضي سنويا باستخدام الأسلوب المباشر.

 د-2-ج- نقل الأصول

عندما تخطط كلية أو قسم ما لنقل معدات رأسمالية إلى كلية أخرى أو قسم آخر، يتم إخطار كل من المخزن المركزي وقسم الرقابة على الأصول وقسم المحاسبات المالية العامة للتأكد من أن سجلات الجامعة قد تم حفظها بدقة.

ملحوظة: عندما يتم شراء معدات من خلال منحة أو عقد،  يتم تحديد ما إذا كانت هناك قيود على استخدام هذه المعدات.

د-2-د- الجرد الفعلي للأصول

على المدير المالي ونائبة المراقب المحاسبي للجامعة التأكد من حسابات الجرد الفعلي لأصول الجامعة يتم إجراءها كل عامين, وأساس إعداد تقارير الجرد هو قائمة سجلات الأصول الرأسمالية المحفوظة في سجلات الأصول الثابتة. 

وعند وجود أي تناقضات بين البيانات المسجلة والأصول المادية، يجب تسوية هذا التناقض من خلال اتخاذ الإجراءات المناسبة. ويقوم المدقق الداخلي ونائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية باعتماد أي تحديثات يتم إدخالها إلى سجلات الأصول الثابتة بهدف إجراء التسويات الناشئة عن الجرد الفعلي.

د-2-ه- التأمين

تقوم الجامعة بتأمين كافة الأصول المعرضة لمخاطر كبيرة. الخاضعة للخطر. ويكون المدير المالي مسؤولا عن تقدير مبلغ وطبيعة التأمين المطلوب ويجب التنسيق مع مدير المشتريات لإنشاء وثائق التأمين ذات الصلة.

د-2-و- الاستخدام الشخصي للأصول الرأسمالية

ويحظر عموما الاستخدام الشخصي لممتلكات الجامعة.

د-2-ز- الأصول المستبعدة

يجب أن يتم بيع جميع ممتلكات الجامعة والمواد الخردة أو التصرف فيها أو التبرع بها إلى منظمة غير هادفة للربح. وتعتبر أي مواد خردة لها قيمة من ممتلكات الجامعة ويجب أن يكون استخدامها أو التصرف فيها للصالح العام للجامعة. ويجب عدم التخلص من أي مواد خردة دون الحصول على موافقة من لجنة المزاد.

د-3- الهبات والهدايا

يقوم مجلس الأمناء بتفويض صلاحياته ومسؤولياته إلى الرئيس بشأن قبول الهبات والهدايا. أما قبول هدايا بقيمة 500000 ريال قطري أو أقل، فهذا يتم تفويضه إلى نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية حيث يرجع لهم القرار في قبولها.

يجوز رفض الهدايا المقدمة إلى الجامعة إذا كانت ستتسبب في تعرض الجامعة لمسؤولية غير مقبولة أو تعرضها لأعباء وتكاليف إدارية ليس لها داعي أو أنها تتعارض مع مهمة الجامعة وأهدافها. يجب التعامل مع الهدايا فورا عند استلامها. ويتم إيداع الشيكات والعملات في غضون 24 ساعة من استلامها. ويتم إصدار الإيصالات لكل هدية مستلمة بغض النظر عن المبلغ.

لا يتم إصدار الشيكات العادية في حالة الهدايا العينية والهدايا التي يتم تقييمها بواسطة لجنة تقييم مستقلة مثل الأوراق المالية والعقارات. ويجب أن تتسلم الجهات المانحة خطاب تأكيد استلام من طرف الرئيس أو نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية.

للأغراض الحسابية والإدارية, يتم تصنيف الهدايا في مجموعتين رئيسيتين:

الهدايا غير المقيدة

وهي عبارة عن الهدايا التي لم تضع عليها الجهة المانحة أي قيود أو شروط فيما يتعلق بطريقة أو غرض إنفاقها، وبالتالي فإن الجامعة هي التي تحدد الاستخدام المناسب لهذه الأموال. ويتم تسجيل هذه الهدايا غير المقيدة لحساب الجامعة على أنها عائدات صندوق العام الجامعي الحالي غير مقيدة. يجوز استثمار هذه المبالغ ووضعها في الموازنة وتخصيصها وإنفاقها في أي غرض مؤسسي مناسب من خلال الإجراءات العادية للجامعة. 

الهدايا المقيدة 

وهي الهدايا التي وضع عليها المتبرع بعض القيود بخصوص غرض إنفاق هذه المبالغ أو صرفها. يتم وضع الهدايا المقيدة المتاحة للنفقات الجارية طبقا للغرض المحدد من قبل المتبرع لصرفها لحساب مبالغ حالية مناسبة مقيدة إلى حين صرفها. ويتم وضع مبالغ الهدايا المقيدة الأخرى والتي لا تصلح للنفقات الجارية مباشرة في صناديق تم تصميمها خصيصا لهذا الغرض.

هدايا الأوراق المالية والسندات.

ما لم تتم الموافقة على غير ذلك، يتم تسييل هدايا الأوراق المالية على الفور, ويتم استثمار الأموال في مجمعات الاستثمار المناسبة بما يتفق مع السياسة المعتمدة للتخصيص بالجامعة.

د-4- استثمار أموال الجامعة

بيان السياسة

تستثمر جامعة قطر مواردها المالية لتحسين الاستخدام الشامل للموارد المتاحة. وتجرى جميع الاستثمارات بما يتماشى مع الأهداف والأغراض المعلنة للجامعة.

يقوم نائب الجامعة للشؤون الإدارية والمالية بدور مستشار الاستثمار الداخلي لرئيس الجامعة وأن يكونوا بمثابة اللجنة التنفيذية لمجلس الأمناء.

د-4-أ- وظائف الاستثمار

يقوم نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية بوضع خطة الاستثمار وتقديم مقترحات بشأنها إلى الرئيس والجنة التنفيذية لمجلس الأمناء من أجل الحصول على الموافقة عليها ويتحمل المدير المالي مسؤولية تنفيذ هذه الخطة.

تتطلب جميع المعاملات الاستثمارية التي تتضمن شراء و/أو تصفية الأصول المالية موافقة مسبقة من نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية.

تعقد اللجنة التنفيذية التابعة لمجلس الأمناء اجتماعات نصف سنوية بغرض مراجعة الامتثال للخطة الاستثمارية, وتخصيص الأصول والمحافظ المالية والأداء الإداري وقضايا أخرى تتعلق بالسياسات. يتم توجيه طلبات الاستثناء من الخطة الاستثمارية المعتمدة إلى اللجنة التنفيذية لمجلس الأمناء للموافقة عليها.

د-4-ب-  أهداف الاستثمار والمجموعات المالية

أهداف الاستثمار

يتم إجراء عمليات الاستثمار لتحقيق الأهداف الآتية:

• يتم استثمار الهبات والأموال الأخرى لتوفير الدخل وتحقيق التنمية طويلة الأجل اللازمة لدعم الأهداف التعليمية والأهداف التي من أجلها تم إرسال الهبات.
• يتم استثمار الأرصدة النقدية في رؤوس الأموال غير المنفقة والقروض والأموال الجارية غير المطلوبة للاستخدام الفوري، على أساس قصير الأجل، من أجل توفير أموال إضافية للجامعة. 

د-4-ج- مجمعات الاستثمار

يتم استثمار الأموال التي تستثمرها الجامعة في المجمعات الاستثمارية الآتية:

• مجمع استثمار قصير الأجل
• مجمع تبرع عام

ولكل من هذين المجمعين الاستثماريين متطلبات وقيود وأهداف استثمارية مختلفة.

أ‌-        المجمعات الاستثمارية قصيرة الأجل

تعتبر المجمعات الاستثمارية قصيرة الأجل هي حصة المجمعات الاستثمارية النقدية فقط التي تشارك فيها جميع المجموعات الخاصة بأموال الجامعة وتشمل الفائض النقدي من جميع الأموال التي لم يتم استثمارها في مكان آخر.

ب‌-     مجمع تبرع عام

مجمع التبرع العام هو عبارة عن المجمع الاستثماري الرئيسي للجامعة. وما لم تنص الجهة المانحة أو منظمه جامعية مستقلة لجمع التبرعات على خلاف ذلك, يتم تجميع جميع أموال الهبات لإغراض الاستثمار.

تقوم سياسة الاستثمار بالتعرف على طبيعة أموال الهبات على المدى الطويل، وتعمل على الحفاظ على التوازن بين الدعم الحاضر والدعم المستقبلي، وعلى هذا يكون هدف الاستثمار هو الحفاظ على القيمة الحقيقية لأصول مجمعات الهبات واستهداف معدل نمو يتم اعتماده من قبل اللجنة التنفيذية لمجلس الأمناء.

ويلزم توزيع استثمارات مجمع الهبات على عدد من فئات الأصول وذلك بهدف تقليص مخاطر الاستثمار من خلال التنويع وتقديم أداء أفضل للاستثمار.

وتلتزم اللجنة التنفيذية للمجلس بمراجعة وتحديد فئات الأصول المالية المسموح بها واستهداف نطاقات تخصيص لمجمع التبرع العام. يتم عمل إعادة موازنة للمحفظة المالية للهبات على فترات دورية وذلك بهدف الحفاظ على جميع فئات الأصول ضمن نطاقات التخصيص المسموح بها.

ج- الأموال المستثمرة بشكل منفصل

من الممكن أن تكون هناك هبات قد صرحت الجهة المانحة لها بأنه لا يجوز خلط هذه الأموال مع أموال أخرى. وتتبع هذه الهبات، التي يتم استثمارها بشكل منفصل، نفس البرنامج الاستثماري لمجمع التبرع العام المعتمد من قبل الجامعة. وتتم مراجعة كل أموال الهبات المستثمرة بشكل منفصل بصورة دورية بهدف تحديد ما إذا كان يمكن إدراجها ضمن مجمع التبرع العام.

د-4-د- توزيع دخل الاستثمار

كقاعدة عامة، يتم تقييد صافي أرباح الاستثمار لحساب مصدر الأموال المستخدمة لتوليد الإيرادات. يتم توزيع دخل أموال الجامعة الفردية والتي تم تجميعها لتكوين مجمع استثماري مرة أخرى على مصدر الأموال بناءً على مستوى مساهمة كل مبلغ في المجمع الاستثماري. ويلتزم المدير المالي بالتأكد من أن دخل الاستثمار والمصاريف ذات الصلة يتم تسجيلها بطريقة ملائمة وتخصيصها ضمن مجموعات الأموال المناسبة.

توزيع دخل الاستثمار الناتج عن مجمع استثمار قصير الأجل

في نهاية كل ثلاثة أشهر، يتم توزيع الدخل الاستثماري المكتسب من مجمع الاستثمار ات قصير الأجل على الصناديق المشاركة من خلال حصص الدخل التناسبية على أساس متوسط الأرصدة النقدية لكل وحدة المسجلة في نهاية دفتر الأستاذ العام الشهري وذلك عن كل شهر خلال الثلاثة أشهر. 

توزيع الدخل الاستثماري الناتج عن مجمع التبرع العام

يتم استثمار أموال مجمع التبرع العام مع التركيز على تحقيق عائدات ونمو طويل الأجل ويتم استخدام مفهوم إجمالي العائد لتقييم الأداء. ويتم تقييم النمو في مجمع التبرع العام بناءً على  إجمالي عوائد الاستثمار والذي يضم تقدير لرأس المال وتوليد الدخل.

توزيع دخل الاستثمار الناتج عن الأموال المستثمرة خصيصا

يتم توزيع جميع الإيرادات المكتسبة من الاستثمارات في هذه الأموال مباشرة على الصندوق الذي يحتفظ بالاستثمارات.

د-4-ه- محاسبة الاستثمارات

• يتم تقييم الاستثمارات عن طريق تطبيق المبادئ ذات الصلة الواردة في المعايير المحاسبية الدولية للقطاع العام.
• يتم تقديم بيان محاسبة عن الاستثمارات المجمعة من أجل ضمان توزيع عادل  لدخل الاستثمار وكوسيلة لتحديد حصص متساوية من الربح والخسارة للأموال المساهمة، سواء المحققة وغير المحققة، في الاستثمارات. 
• يتم إدراج دخل الاستثمار على أساس الاستحقاق.
• يتم تسجيل صافي الربح والخسارة المتحققة في تاريخ الاستحقاق/ تسييل الاستثمارات في تاريخ الاستحقاق/ السيولة.
• يتحمل مراقب الجامعة مسؤولية بيان محاسبة وتسويات كل المعاملات الاستثمارية، ويلتزم بمطابقة جميع الممتلكات الاستثمارية شهريا بالسجلات المحاسبية لبنوك الإيداع الخاصة بالجامعة.