تحليل وتصميم الوظائف

تحليل وتصميم الوظائف

وقد عدها البعض أول وظيفة من وظائف إدارة الموارد البشرية وقد تسبق التخطيط في حد ذاته لأسباب منها أنه لا يمكن أن تعمل إدارة الموارد البشرية من دون معرفة الوظائف وتصميمها وتحليل الدور الذي يمكن أن تلعبه لتحقيق هدف معين فعملية تحليل وتصميم الوظائف ما هي إلا خطوة أولى لترجمة الأهداف ألعامه لأي تنظيم.

وتعرف عملية تحليل الوظائف Job Analysis  على أنها أسلوب علمي من شأنه تجميع حقائق محدده من متطلبات كل وظيفة عن طريق تقسيمها إلى عناصرها الأولية، وتحديد طبيعة ومهام كل عنصر بالشكل الذي يمكن معه التعرف على متطلباتها الكميه والمهارات والمؤهلات والقدرات التي يجب توافرها في من يشغلها ([1]).

ويعتمد تصميم العمل على عملية التحليل الوظيفي المستند على معلومات وبيانات عن الأهداف العامة والخاصة لأي وظيفة، أضافه إلى المعرفة بالأهداف العامة للتنظيم.

وتساهم عمليه تحليل الوظائف في مساعده إدارة الموارد البشرية في عمليتها الرئيسية كإعادة هيكلية المنظمة، برامج تحسين الجودة، استراتيجيات الاستقطاب والتعين... وغيرها، وتمر عملية تحليل الوظائف بعدة مراحل:-

الأولى: تحديد المهام والأنشطة والسلوكيات والواجبات التي يجب القيام بها لأداء الوظيفة

الثانية: تحديد *المعارف، *القدرات، *المهارات والخصائص الوظيفية الأخرى ([2]).

-      ويمكن بيان أهمية تحليل الوظائف بالاتي.

1-     تصميم الوظائف من واقع المعلومات المستفادة من وصف الوظائف والمؤهلات اللازمة لشغلها .

2-     تحديد المتطلبات الضرورية لشغل الوظائف.

3-     تقديم معلومات تفصيلية عما يجب على العاملين عمله في أداء أعمالهم.

4-     التدريب والتنمية الإدارية.

5-     يساهم في وضع معدلات عادله للأجور والرواتب بشكل مباشر.

6-     تعتبر الأساس في تحديد متطلبات الوظيفة – تقويم الأداء.

7-     تعتبر الأساس المباشر الذي تعتمد عليه إدارة الموارد البشرية في تخطيط مواردها

8-     يساهم في اتخاذ الخطوات العلاجية والوقائية لأي عمل حسب درجة خطورته.

9-     تساعد عملية تحليل الوظائف الإدارة في إقامة علاقات أفضل مع العاملين ([3]).

وتمر عملية تحليل الوظائف بعدة خطوات :

الأولى هي عملية تحديد الهدف الذي يُحدده مدير إدارة الموارد البشرية من خلال إجراء عملية التحليل، وكخطوه ثانية يتم اختيار عيّنه من الوظائف و تقسيمها إلى وظائف كتابيه، فنيه...الخ، والخطوة الثالثة يتم توضيح عملية التحليل للعالمين وتحديد مستوى مشاركتهم في هذه العملية أي أن تتسم العملية بنوع من الشفافية لمعرفة الأدوار والمشاركات التي يمكن أن يحظى بها كل فرد داخل التنظيم، بعد ذلك يتم تجميع البيانات وكخطوة رابعة وتعتبر هذه العملية أساسية ومهمة لعملية التحليل بصورة عامة ولا يمكن القيام بعملية التحليل من دون البيانات والمعلومات المتعلقة بطبيعة الوظائف والأهداف ويمكن أستحصال هذه المعلومات من خلال الملاحظات الشخصية أو عن طريق المقابلات.

والمرحلة الخامسة يتم خلالها تحليل المعلومات بغرض معالجتها وإزالة التناقضات فيها وأخيراً يتم إعداد بطاقات الوصف وتتضمن إعداد بطاقات ونماذج وصف الوظيفة من واقع البيانات التي تم تجميعها ومراقبتها وتصنيفها ([4]).

خلاصة ما تقدم يُمكن القول في عملية التحليل بأنها خطوة متقدمة وأساسية تُبنى على مجموعة من البيانات والمعلومات المستقاة من أنشطة وأهداف الإدارة العليا والإدارات الأخرى ومن خلال المرور بعدة مراحل تتمكن من إعطاء وصف للوظيفة عن طريق بطاقات نهائية تحاول أن تعطي وصفاً دقيقاً للوظيفة وشاغليها.

وبالنسبة للتصميم فيُعرّف على انه العملية التي يتم من خلالها تحديد خصائص العمل وسماته، فعن طريق التصميم يتم التركيز على الوظيفة باعتبارها الخلية الرئيسية في المنظمة وبجمع الوظائف يظهر ما يسمى بهيكل الأعمال والوظائف ويُعتبر تحديد طبيعة العمل محور أساسي لتصميم العمل ويتضمن النشاطات الآتية:-

1-  تحديد مستوى العمل ( الواجبات والمهام والسلوكيات والوظائف والمستويات).

2-  المؤهلات المطلوبة لانجاز العمل ( المهارات والخبرات والقدرات ).

3-  الأجور والمكافئة ( الدفع ومكافئة الرضا ).

-      ويهدف التصميم للاتي:-

1-   زيادة فاعليه الفرد والمنظمة.

2- زيادة الإنتاجية عن طريق استخدام أفضل طريق لانجاز العمل.

3- زيادة الإنتاجية عن طريق تحقيق الاستخدام الأمثل للموارد البشرية ([5]).

نلاحظ مما تقدم أن عملية التصميم ما هي إلا عملية تهدف في الأساس إلى وضع الشخص المناسب في المكان المناسب لتحقيق هدف إيجاد أي وظيفة داخل التنظيم أضافه إلى اعتبارها من الخطوات الرئيسية التي تخلق نوع من الانسجام والموائمة بين الفرد والوظيفة، الوظيفة والمنظمة، والفرد والمنظمة.

---

(1) منصور أحمد، المبادئ ألعامه في أدارة القوى العاملة، الكويت، وكالة المطبوعات للنشر، سنه 1979، ص 157.

(2) عادل محمد زايد، أدارة الموارد البشرية رؤية إستراتيجيه، مصدر سابق، ص 192.

* المعارف (Knowledge ) هي حصليه المعلومات التي ترتبط ارتباطا مباشراً بالأداء الوظيفي  .

* القدراتAbilities  يقصد بها ألقدره على أداء سلوك وظيفي معين أو سلوك يؤدي إلى منتج مادي ملموس .

* المهارات Skills فيقصد بها قدرة شاغل الوظيفة على أداء الحركات المكتسبة أو الاليه وقد تتضمن حركات يدوية أو شفهية أو       عقليه.

(1) عادل صالح، مؤيد السالم، أدارة الموارد البشرية مدخل إستراتيجي، مصدر سابق، ص 43.

(2) عادل الصالح، مؤيد السالم، أدارة الموارد البشرية مدخل إستراتيجي، مصدر سابق، ص 44-48 .

(1) خالد عبد الرحيم إلهيتي، أدارة الموارد البشرية، مصدر سابق، ص 44-48.