تقنيات تحسين الانتاج

التقنيات السلوكية

- العصف الذهني:

            ويقصد بالعصف الذهنى (Brain Storming)  توليد وإنتاج أفكار وآراء إبداعية من الأفراد والمجموعات لحل مشكلة معينة، أي وضع الذهن في حالة من الإثارة والجاهزية للتفكير في كل الاتجاهات لتوليد أكبر قدر من الأفكار حول المشكلة أو الموضوع المطروح ، بحيث يتاح للفرد جو من الحرية يسمح بظهور كل الآراء والأفكار .وكلمة عصف ذهني (حفز أو إثارة أو إمطار للعقل ) تقوم على تصور "حل المشكلة" على أنه موقف به طرفان يتحدى أحدهما الأخر ، العقل البشري(المخ) من جانب والمشكلة التي تتطلب الحل من جانب آخر. ولابد للعقل من الالتفاف حول المشكلة والنظر إليها من أكثر من جانب ، ومحاولة تطويقها واقتحامها بكل الحيل الممكنة . أما هذه الحيل فتتمثل في الأفكار التي تتولد بنشاط وسرعة تشبه العاصفة.

وهناك أربع قواعد أساسية للعصف الذهنى هي:
1- النقد المؤجل: وهذا يعني أن الحكم المضاد للأفكار يجب أن يؤجل حتى وقت لاحق حتى لا نكبت أفكار الآخرين وندعهم يعبرون عنها ويشعرون بالحرية لكي يعبروا عن أحاسيسهم وأفكارهم بدون تقييم.
2- الترحيب بالانطلاق الحر: فكلما كانت الأفكار أشمل وأوسع كان هذا أفضل.
3- الكم مطلوب: كلما ازداد عدد الأفكار ارتفع رصيد الأفكار المفيدة.
4- التركيب والتطوير: فالمشتركون بالإضافة إلى مساهمتهم في أفكار خاصة بهم يمكنهم تحويل أفكار الآخرين إلى أفكار أكثر جودة أو إدماج فكرتين أو أكثر في فكرة أخرى أفضل.

               ويرى الكثيرون أنه من المستحيل الآن أن تظل عملية التفكير وحل المشكلات واستشراق المستقبل عملية يقوم بها مفكر بمفرده مهما كانت قدرته أو شموليته في العلم ، وأصبح من المحتم أن تقوم بهذه العملية مجموعة من المفكرين في تخصصات متنوعة تعمل عقلها الجماعي في"إنتاج الأفكار" و"إنتاج حلول متنوعة للمشكلة الواحدة"و"إنتاج البدائل لمواجهة التحديات المستقبلية"، وهذه المجموعات من المفكرين يمكن أن نطلق عليها "فرق التفكير"، ويمكن أن نطلق على التفكير الذي يمارس داخل هذه المجموعات "بالتفكير التعاوني".

وقد أوضح  A. Rochka ثلاث مراحل لعملية العصف الذهنى هي:

1- المرحلة الأولى: ويتم فيها توضيح المشكلة وتحليلها إلى عناصرها الأولية التي تنطوي عليها،تبويب هذه العناصر من أجل عرضها على المشاركين الذين يفضل أن تتراوح أعدادهم ما بين (10-12) فرداً، ثلاثة منهم على علاقة بالمشكلة موضوع النقاش والآخرون بعيدوا الصلة عنها، ويفضل أن يختار المشاركون رئيساً للجلسة يدير الحوار ويكون قادراً على خلق الجو المناسب للحوار وإثارة الأفكار وتقديم المعلومات، كما يفضل أن يقوم أحد المشاركين (مقرر الجلسة ) بتسجيل كل ما يعرض في الجلسة دون ذكر أسماء .

 2- المرحلة الثانية: ويتم فيها وضع تصور للحلول من خلال إدلاء الحاضرين بأكبر عدد ممكن من الأفكار وتجميعها وإعادة بنائها (يتم العمل أولاً بشكل فردي ثم يقوم أفراد المجموعة بمناقشة المشكلة بشكل جماعي مستفيدين من الأفكار الفردية وصولاً إلى أفكار جماعية مشتركة) . وتبدأ هذه المرحلة بتذكير رئيس الجلسة للمشاركين بقواعد العصف الذهنى وضرورة الالتزام بها وأهمية تجنب النقد وتقبل أية فكرة ومتابعتها.

3- المرحلة الثالثة: التقييم ويتم فيها تقديم الحلول واختيار أفضلها. حيث يقوم رئيس الجلسة بمناقشة المشاركين في الأفكار المطروحة من أجل تقييمها وتصنيفها إلى:

-  أفكار أصيلة ومفيدة وقابلة للتطبيق .
-  أفكار مفيدة ولكنها غير قابلة للتطبيق المباشر وتحتاج إلى مزيد من البحث.
-  أفكار مستثناة لأنها غير عملية وغير قابلة للتطبيق .

19- حلقات الجودة:

تعتبر حلقات الجودة إحدى الطرق التي يتم خلالها تطوير الجودة من خلال مشاركة الموظفين مما يؤثر إيجابياً على تطوير مهاراتهم وإبداعاتهم وكسب ثقتهم في الوقت ذاته، مما يؤدي إلى زيادة تحفيزهم للعمل وزيادة أنتاجيتهم، كما أن أهمية حلقات الجودة تكمن أيضاً في تطوير المهارات القيادية للأعضاء من خلال ترؤسهم لحلقات الجودة وهذا يؤدي إلى استخدام طاقات الموارد البشرية بشكل أكثر فعالية. وقد لاقى استخدام أسلوب حلقات الجودة نجاحاً كبيراً في دفع العاملين، وتحقيق أعلى مستوى من الجودة والأداء. وحلقات الجودة تقوم على فكرة تقسيم العاملين إلى مجموعات صغيرة وتقوم بعقد العديد من الاجتماعات واللقاءات الفكرية خلال وقت العمل للبحث عن الوسيلة المناسبة لأداء العمل بالجودة المناسبة.

وحلقات الجودة هى عبارة عن مجموعة من الموظفين من نفس الإدارة أو القسم أو من أقسام مختلفة يتطوعون للاجتماع بشكل دوري لمناقشة المواضيع والمشكلات المتعلقة بالعمل واقتراح الحلول المناسبة لها ووضع هذه الحلول موضع التنفيذ بعد موافقة الإدارة عليها. وتتكون كل حلقة جودة من 4 إلى 12 عضواً من نفس نطاق العمل أو القسم وتلجأ بعض المنظمات إلى تشكيل حلقات الجودة من بعض العاملين في المستوى الإداري الواحد، ولكن في إدارات مختلفة بالإضافة إلى مجموعات عمل يتم اختيار أعضائها من مستويات إدارية مختلفة ولكن في نفس الإدارة، وفى هذه الحالة فإن حلقات الجودة لا تركز فقط على نشاط إدارة بعينها وإنما تمتد لتشمل جميع الأنشطة التي تمارس داخل المنظمة، وكل حلقة جودة لها قائد أو مسئول يدير الاجتماع ويتم اختياره من قبل الأعضاء بغض النظر عن منصبه في الإدارة، وتكون اجتماعات حلقات الجودة منتظمة مرة أو مرتين أسبوعياً لساعتين على الأكثر وذلك خلال ساعات العمل الرسمية. والعضوية تطوعية، فلكل عضو الحرية التامة بالانسحاب من العضوية وقتما شاء .

ويتم تدريب أعضاء حلقات الجودة على طرق جمع و تحليل المعلومات و أساليب حل المشكلات و أدوات تحسين و تطوير الجودة، حيث يتم في الاجتماع الأول إعداد قائمة بالمشاكل المتعلقة بالعمل والتي يود الأعضاء معالجتها ويقرر الأعضاء أهمية وأولوية كل مشكلة، ثم يتم طرح كل مشكلة على حدة حسب الأهمية، و الشروع في تحليلها باستخدام المعطيات المتوفرة لديهم للوقوف على أسباب المشكلة،  وبعد الانتهاء من تحديد أسباب المشكلة يتم طرح المقترحات والحلول المقترحة على الإدارة بواسطة قائد الحلقة للنظر فيها وإقرار الحل المناسب، ثم يشرع الأعضاء بتطبيق الحل المعتمد كما تتم عملية متابعة التطبيق.

وطبقاً لذلك الأسلوب يكتسب العاملون قدرة أعلى على المشاركة في العمليات الإنتاجية، حيث إنهم يتحملون مسئوليات أكبر مما يؤدي إلى الارتقاء في مستوى العمل والأداء، وقد أدى تنفيذ توصيات حلقات الجودة في العديد من المنظمات إلى الارتقاء بمستوى الجودة.

 20-  أسلوب دلفي:

من الطرق الشائعة في الولايات المتحدة واليابان أسلوب دلفى DELPHI (أو الاجتماع عن بعد) ، والأساس في تلك الطريقة هو الاعتماد على رأي عدد من الخبراء تم جمعهم بدقة والمزج والتنسيق بين آرائهم بشأن تنبؤاتهم لمواضيع البحث ثم التوصل لرأي واحد لجميع القضايا المطروحة.  ويأتي اسم هذه الطريقة من معبد دلفي اليوناني الذي كان يؤمّه الناس استجلابا للمعلومات عن المستقبل. وتعتمد هذه الطريقة على تحديد البدائل ومناقشتها غيابيا في اجتماع أعضاءه غير موجودين وجها لوجه، وتمر هذه الطريقة بالخطوات التالية:

1)  تحديد المشكلة. وهنا يلاحظ أن المشكلة معروفة بشكل مسبق.

2)  تحديد أعضاء الاجتماع من الخبراء وذوي الرأي، وكلما كان هناك تنوعا في الخبرات كلما كان أفضل.

3) تصميم قائمة أسئلة تحتوي على تساؤلات عن بدائل الحل وسلوك المشكلة وتأثير بدائل الحل عليها، يلي ذلك إرسال القائمة إلى الخبراء كل على حدة، طلبا لرأيهم.

4)  تحليل الإجابات واختصارها وتجميعها في مجموعات متشابهة، وكتابة ذلك في شكل تقرير مختصر.

5)  إرسال التقرير المختصر للخبراء مرة ثانية طالبين رد فعلهم بالنسبة لتوقعاتهم عن الحلول والمشكلة.

6) تعاد الخطوة الرابعة مرة أخرى، وأيضا الخطوة الخامسة.

7) يتم تجميع الآراء النهائية ووضعها في شكل تقرير نهائي عن أسلوب حل المشكلة بالتفصيل.