مبررات قياس إنتاجية العملية الإدارية

اسباب قياس إنتاجية

لعل مبررات قياس إنتاجية  الإدارة الحكومية أكثر مما هو معروف في الأدبيات، وما أشارت إليه التجارب العملية ، ومن هذه المبررات ما يلي:

1. إن الكفاية أو الإنتاجية هي وحدة قياس على مستوى المخرجات (النتائج) . فهي لا توضح إذا ما كانت الاهداف قد تحققت،  و لا تشير إلى صحة إنجاز الاهداف ، بل هي تضع المخرجات في علاقة مع المدخلات ، وتتناول المؤشرات المالية فقط . ولقياس الاهداف الصحيحة يجب استخدام الفاعلية ، علما أن هذه لا تعكس إلا الأثر الخارجي لنشاط الجهاز (BLS,1996 ).

2. الجدل المرافق لقياس الفاعلية . فلم تشهد الدراسات والتجارب جدلا حول قياس الكفاءة أو الإنتاجية المبنية على المؤشرات المالية، فهناك شبه اتفاق على مؤشراتها ومقاييسها .أما الفاعلية فقد دار جدلا واسعا فيما بين المختصين والمفكرين  حول كيفية قياسها . فقد ركز ت بعض الأدبيات على تحقيق الأهداف بالمنظمة  ، إلا أن المعارضين اعتبروا ذلك صعبا في ظل عدم الواقعية في تحديد الأهداف الحكومية  ، مما يجعل قياسها بعيدا عن أي قياس أو تقويم موضوعي (Tim,1998 ).

3. كان لظهور تيار النظم في الإدارة دور مهم  في التأكيد على ضرورة قياس إنتاجية الإدارة ،حيث دافع  أصحاب هذا الاتجاه عن قياسات الفاعلية من خلال تركيزهم على قياس جودة العملية الإدارية . إلا أن تحديد العمليات بشكل  واضح ،  وقابل للقياس اخذ جهدا وجدلا أدى إلى الاعتماد على التقويم الذاتي للعملية ، وشكك بموضوعية قياس الأداء المؤسسي من خلال قياس إنتاجية الإدارة.

4.  كما أن النظر إلى الإنتاجية الإجمالية للجهاز لا يكفى ، لأنه يمكن أن يعطى صورة غير واضحة . فمن الممكن أن تكون إنتاجية الفرد ، أو الوحدة جيدة ، لكن ظهور الإنتاجية على مستوى الجهاز, متدنية بسبب تدخل الجهاز أو الإدارة  فتوصف الإنتاجية الإجمالية بأنها غير جيدة ، وقد يكون العكس , حيث تظهر الصورة العامة لمستوى الإنتاجية في الجهاز بصورة جيدة بينما هناك أفراد ووحدات في داخل الجهاز ذات مستوى إنتاجي منخفض، وبالتالي يتعذر كشفه وعلاجه مما يؤدى إلى تفاقم نقاط الضعف، وكبرها. وهذه إحدى الأسباب التي تؤدي إلى هبوط مستوى الإنتاجية العامة في الجهاز إذا لم تكشف نقاط الضعف وتعالج في حينه، لان التغلب عليها بعد كبرها يكون اصعب(Martin,1990 ).

5. لقد أشار المختصون إلى العلاقة بين الكفاءة والفاعلية ، ومنهمEtzioni بقولهم " أن الكفاية تعد مطلبا ضروريا لتحقيق الفاعلية ، ولكنها ليست شرطا لتحقيقها ، وقد تتميز المنظمة بالفاعلية في تحقيق الأهداف ، إلا أنها لا تتسم بالكفاية في استخدام مواردها ، أو تتميز المنظمة بالكفاية ولكنها لا تتسم بالفاعلية ، لهذا فأن الكفاية مجرد معيار يستخدم لقياس فاعلية المنظمة "(Etzioni,1983:62).

6. ويشير Tom Hoskinson  أن الإنتاجية ينبغي التعبير عنها بمقياسين هما كفاءة الأداء وفاعليته ، فهو يقول "بينما أقترن مفهوم الإنتاجية بنسبة المخرجات إلى المدخلات ، فقد أوضح أنه من قبيل تبسيط الأمور غير الملائم أن ينظر إلى الإنتاجية من خلال الاعتماد على مؤشرات مثل إنتاجية الرجل في الساعة ، أو تكلفة الوحدة المنتجة . فالإنتاجية - كما اتجهت الآراء-  ينبغي أن تعرف على مستويين :

  الأول كفاءة الأداء : أي نسبة الوحدات المنتجة المحسوبة إلى وحدات المدخلات المحسوبة. 

  الثاني فاعلية الأداء : أي مدى تحقيق المهمة الأساسية للمنظمة  ( الغيث ، 1990 :

    115 ) ."إن أي تطوير تستخدمه الإدارة في مجال استخدام المستلزمات السلعية أو  تحسين كفاية العاملين ،  أو وضع تصميم جديد للمنتج ، أو تنظيم سير الإنتاجية بطريقة علمية من شأنه التأثير بشكل  مباشر على الكفاية الإنتاجية " (أبو شيخة ،1983    ).

7. بالإضافة لذلك هناك أسباب تدعو لقياس إنتاجية العملية الإدارية و أهمها:

أ‌.                    مشكلة تحديد وحدة القياس المناسبة ، لإن مدخلات ومخرجات العملية الإنتاجية تقاس بإحدى الطريقتين :

-    الطريقة الكمية : حيث يعبر عن المدخل والمخرج بوحدات قياس طبيعية مناسبة في حالة وجود منتج وحيد ، وتفشل في حالة تعدد أنواع المنتجات .

-         طريقة القيمة : ( الكمية x السعر ) : تستخدم في حالة تعدد المنتجات .

أ‌.                    مشكلة حساب عنصري العمل ورأس المال : وتتمثل هذه المشكلة بعدة مشكلات جزئية هي :

-           مشكلة اختيار فئة قوى العمل التي تؤخذ بالحسبان عند القياس .

-           كيفية التأليف بين ساعات العمل التي بذلها العاملون ( عامل ماهر ، عامل غير ماهر ).

-           مشكلة اختيار وحدة قياس العمل المناسبة ( عامل /ساعة أم عامل /يوم أم عامل /شهر ) .

ب‌.              صعوبة عزل أثار العوامل المؤثرة في الإنتاجية (Abidin,2000 ).

ت‌.      إن جزءا من صعوبة قياس الإنتاجية في القطاع الحكومي ، يكمن  في الجمع بين مفهومي الكفاءة والفاعلية في آن واحد( Fickert,2001 ).

ث‌.      طبيعة السلع والخدمات التي يقدمها القطاع الحكومي تزيد من صعوبة القياس ، وهذه الطبيعة تتمثل بالخاصتين التاليتين :

أ‌.        ليست هناك وحدات قياس  معينة يقاس بها الإنتاج في القطاع الحكومي .

ب‌. عدم التمييز بين المواطنين – على الأقل من الناحية النظرية – في الاستفادة من الخدمات المقدمة ، لهذا يساهم الجميع في تمويلها .

ج‌.       هناك صعوبة في عملية قياس الإنتاجية ، بسبب تعدد وتنوع عناصر الإنتاج ( المدخلات ) ، وعدم وضوح المخرجات في الأجهزة الحكومية(Abidin,2000 ).

ح‌.         إن طرائق قياس الأداء في الدول النامية إذا ما تم فانه يأخذ بالطرق التقليدية  التي تدخل بها العوامل الشخصية والميول الذاتية  فتجعل نتائجها لا تمثل الحقيقة، لذلك تدعو الضرورة وضع وحدات قياس موضوعية ومعايير أداء محددة يتم التقييم على أساسها والعمل على تحسين الأداء في الأجهزة الحكومية .( التويجري، 1423ه  ).

  نخلص من العرض السابق على ضرورة قياس إنتاجية الإدارة ،  شريطة أن  تقوم عملية القياس على مقاييس ومؤشرات دقيقة تشمل كل عناصر عملية الإنتاج ومن أهمها الإدارة أو العملية الإدارية ، ورضا الموظفين ، بخاصة وأن الكثير من الأجهزة ليس له مخرجات مباشرة أو قابلة للقياس - وبالتالي يتوجب على المهتمين قياس فاعلية عمليات الجهاز لإظهار كفاءة الإدارة والعاملين في الجهاز ..

ثانيا:المقاييس المقترحة لقياس إنتاجية العملية الإدارية :

من أجل تقديم مقاييس مقترحة لقياس الإنتاجية يمكن الاستفادة - بشكل غير مباشر - من بعض المعايير والتجارب والجوائز العالمية للأداء الحكومي المتميز ن منها : معايير مالكوم (2003) ، ومعايير جائزة دبي للأداء المتميز ، و معايير جائزة الأمير محمد للأداء الحكومي المتميز ، والجدول التالي يعرض باختصار هذه المعايير .

معايير جائزة دبي للأداء الحكومي المتميز    معايير جائزة الأمير محمد للأداء الحكومي المتميز  معايير Baldrige

1.القيادة

2.التخطيط الإستراتيجي

3.المبادرات الإبداعية

4. ثقافة وخدمات الإنترنت

5.إدارة الموارد البشرية

6.إدارة العمليات وتبسيط الإجراءات

6.خدمة المتعاملين

8.إدارة الموارد

9. خدمة المجتمع

10. مؤشرات الأداء المؤسسي        1. القيادة الفعالة

2.الإبداع والتمييز

3. تقنية المعلومات

4.الخدمات المقدمة للمستفيدين

5. الإجراءات التنفيذية لأداء المهام

6.إدارة التنمية

7. التفاعل والتواصل مع المجتمع

8. الاستغلال الأفضل للموارد المتاحة

9. الثقافة والأخلاقيات المهنية         1. القيادة

2. التخطيط الإستراتيجي

3. التركيز على السوق والزبون

4. إدارة المعرفة والقياس والتحليل

5. التركيز على الموارد البشرية

6. الإدارة العلمية

7.نتائج العمل

من الجدول أعلاه نلاحظ أن  المعايير ركزت على مؤشر رضا المستفيدين لقياس أثر الأداء في البيئة المحيطة ، بالإضافة إلى تركيزها على فاعلية العمليات الداخلية . أما فيما يتعلق بقياس إنتاجية العملية الإدارية فلم تؤخذ بالحسبان ، و اقتصرت على جزء منها وهو القيادة والأهداف الإستراتيجية ، وبالتالي لا يمكن اعتمادها كمعايير متكاملة لقياس إنتاجية أو أداء الأجهزة الحكومية .

وتشير الأدبيات إلى أن هناك العديد من المعايير لقياس الفاعلية في الأجهزة الحكومية ، وتختلف هذه المعايير تبعا لتباين أنشطة المنظمات ، أو تباين حجمها  ، أو عمرها،  أو موقعها ، أو درجة أهميتها . ولكن لم توضح كيفية استخدامها ، ومن هذه المعايير التي أشارت إليها الأدبيات  ولم يوجد ما يقابلها في الحياة العملية ما يلي:

-         معيار مدى تحقيق الأهداف ( عبد الفتاح ، 2000).

-         معيار نسب التنفيذ للخطط ( الهواري ،2000).

-         معيار التقويم من خلال المخرجات والمدخلات (Caiden,1998).

-         معيار رضا المستفيد من الخدمة وجودتها ( عبد الفتاح ، 2000: 78).

كنموذج مقترح لقياس الإنتاجية ، وبخاصة إنتاجية العملية الإدارية كجزء مكمل وضروري لقياس إنتاجية الأجهزة الحكومية ، بالإضافة للمقاييس والنماذج المستخدمة عالميا  نقترح  نموذجا لقياس إنتاجية الإدارة كجزء أساسي ومكمل لقياس الإنتاجية في الأجهزة الحكومية