اتجاهات العاملين في الدفاع المدني على استخدام الحاسب الآلي في الأعمال الإدارية

اتجاهات العاملين في الدفاع المدني على استخدام الحاسب الآلي في الأعمال الإدارية

إن التطور الكبير في عصرنا الحاضر في جميع ميادين الحياة ناتج عن التقدم العلمي والتقني الهائل. ومن التقنيات الحديثة الحاسب الآلي الذي أصبح ضرورياً وهاماً لأي منشأة للمساعدة الفعالة التي يقدمها في أمور التنظيم والتخطيط وتطوير إجراءات العمل. ولقد ساهمت هذه التقنية في التحكم والاستفادة من الكم الهائل في حجم تدفق المعلومات والتي أصبحت مرتبطة ارتباطاً وثيقاً بالحاسب الآلي، ونتيجة في الكم الهائل من المعلومات وصعوبة السيطرة عليها وجد ما يسمى بنظم المعلومات والتي ساهمت بدرجة كبيرة في تنظيم وتصنيف وتطوير استخدام المعلومات عن طريق قواعد المعلومات وربط تشغيلها بالحاسب الآلي مما زاد في تنظيم تدفقها والاستفادة منها.

والحاسب الآلي يعتبر من أهم منجزات التقنية الحديثة وزادت أهميته بسبب ما يتميز به من قدرات عالية في معالجة كثير من العمليات المعقدة بسرعة هائلة مع إمكانية تخزين وحفظ كميات كبيرة من البيانات والمعلومات في مساحات محدودة يمكن الرجوع إليها وقت الحاجة بيسر وسهولة.

مشكلة الدراسة:

إن الازدياد المطرد في إقبال الناس على استخدام الحاسب الآلي والاعتماد عليه في تنظيم كثير من أنشطتهم ليعطي دلالة كبيرة على مستوى الوعي لدى هؤلاء الناس، حيث أصبح الاعتماد على الحاسب الآلي ضرورياً لإنجازه الأعمال بيسر خلال وقت قصير.

والأعمال الإدارية داخل أي منشأة أصبحت في الوقت الحاضر تحتاج إلى الاستفادة من الحاسب الآلي قدر الإمكان في محاولة للابتعاد عن الطرق التقليدية التي عادة تكون غير دقيقة وتأخذ وقت طويل لإتمام إجراءاتها. ومن خلال العمل في واحد من أهم القطاعات الحكومية بالمملكة العربية السعودية – الدفاع المدني – والذي يعني بالحفاظ على سلامة الأرواح والممتلكات العامة والخاصة تبين لنا مدى الحاجة الماسة للاستفادة من هذه التقنية في تطوير أعمال هذا القطاع.

ولتحقيق ذلك تم إعداد هذه الدراسة التي تبحث عن أهم مجالات استخدام الحاسب الآلي وإمكانية الاستفادة منه في تطوير إجراءات عمل الإدارة، وتحديد أهم المعوقات التي تحول دون الاستفادة من الحاسب الآلي في الدفاع المدني.

أهمية الدراسة:

إن استخدام الحاسب الآلي في الأعمال الإدارية قد ساعد على إنجاز الأعمال بيسر وسهولة وبكل كفاءة وموثوقية. وتمكن أهمية هذه الدراسة في النقاط التالية:

1-   إن الإدارة الناجحة والمنظمة هي تلك القادرة على الاستفادة القصوى من إمكانيات الحاسب الآلي في إنجاز أعمالها وبناء أنظمتها المعلوماتية التي من خلالها تستطيع أن تواجه ما قد يعترض أعمالها من صعوبات ومشاكل.

2-   نظم المعلومات المرتبطة بالحاسب الآلي تساهم بشكل فعال في التخطيط والتنظيم والمراقبة واتخاذ القرارات الصحيحة مما تدعو الحاجة إلى الاستفادة منها وتطبيقها.

3-   المساهمة في إيجاد الحلول المناسبة للمشاكل والمعوقات والصعوبات التي تعترض سبل الاستفادة من الحاسب الآلي في أعمال الإدارة.

أهداف الدراسة:

تسعي هذه الدراسة لتحقيق الأهداف التالية:

1-  تحديد أهم استخدام الحاسب الآلي في الدفاع المدني.

2-  تحديد مجالات الاستفادة من الحاسب الآلي لتطوير إجراءات عمل الإدارة.

3-  بحث الفروق بين استجابات العاملين باختلاف المتغيرات الشخصية على مجالات الاستفادة من الحاسب الآلي لتطوير إجراءات عمل الإدارة.

4-  التعرف على أهم المعوقات التي قد تحول دون الاستفادة من إمكانية الحاسب الآلي في الدفاع المدني.

أسئلة الدراسة:

1-  ما أهم مجالات استخدام الحاسب الآلي في الدفاع المدني.

2-  ما هي مجالات الاستفادة من الحاسب الآلي لتطوير إجراءات عمل الإدارة.

3-  هل هناك فروق في اتجاهين العاملين باختلاف المتغيرات الشخصية على مجالات الاستفادة من الحاسب الآلي لتطوير إجراءات عمل الإدارة.

4-  ما هي أهم المعوقات التي قد تحول دون الاستفادة من إمكانيات الحاسب الآلي في الدفاع المدني.

أولاً: الإطار النظري:

إن المجتمع البشري في عصرنا الحاضر يعيش في ظل تدفق هائل في كميات المعلومات المتداولة مما أطلق عليه عصر ثورة المعلومات. فالمعلومات أصبحت ضرورية للقيام بالعمليات داخل المنشآت بمختلف أنواعها، ولها من القوة ما تؤثر به على سلوكيات وأنشطة الأفراد والمجتمع. ومن المعلوم أن أي منشأة لديها من العمليات المختلفة (التخطيط – التنظيم – التشغيل – المراقبة – اتخاذ القرارات) وهذه تتطلب توفر حجم كبير من المعلومات والتعامل معها بالطرق التي تحقق الاستفادة المطلوبة. وللتحكم الفعال في تدفق هذه المعلومات أصبح من الضروري تحقق الاستفادة المطلوبة. وللتحكم الفعال في تدفق هذه المعلومات أصبح من الضروري استخدام ما يعرف بتكنولوجيا المعلومات لتنظيم وإدارة نظم المعلومات في تلك المنشآت.

تلعب نظم المعلومات دوراً هاماً في منشآت الأعمال التي تتعامل مع كميات كبيرة ومتنوعة من البيانات والمعلومات. حيث تعمل هذه النظم على تنظيم ومعالجة البيانات المتدفقة الآلي في كونه الأداة التي تستخدمها نظم المعلومات وترتبط بها للاستفادة من هذه التقنية الحديثة لمعالجة تدفق البيانات وحفظها واسترجاعها.

ومن أهم العقبات التي تحول دون الاستفادة من هذه التقنية هو عدم إلمام المدراء والعاملين بالمنشأة بما تقدمه هذه التقنية من خدمات في كثير من المجالات.

أهمية الحاسب الآلي:

يبرز دور الحاسب الآلي في خدمة الإدارات الحديثة في كونه الأداة التي تعالج البيانات وتتحكم في عمليات حفظها واسترجاعها. وتعتمد مساهمة المعلومات في كافة أعمال وأنشطة المنشأة على جودة هذه المعلومات. وهنا تساؤل عن كيفية الاستفادة من الحاسب الآلي في مجال العمل؟ والجواب يكمن في انتشار التعليم والثقافة في الحاسب الآلي.

ولاشك أن تثقيف الإداريين ومستخدمي الحاسوب يعتبر على درجة كبيرة من الأهمية حيث أنه يشكل المسار الذي يؤدي على الاستفادة من هذه التقنية. والإداريين ومستخدمي الحاسب الآلي لا يحتاجون إلى التعمق في تصميم التطبيقات وبرمجتها أو فنيات الحاسبات الإلكترونية ولكنهم بحاجة إلى تفهم دور الحاسبات الآلية وما يمكن أن تؤديه. إن الحاجة إلى هذا النوع من التعليم والثقافة يرجع إلى الأسباب التالية:

1-  خلق الوعي والتمكين من فهم الاستخدامات المتزايدة للحاسبات الإلكترونية في المجتمعات الحديثة.

2-  مساعدة المدراء والمسئولين على تفهم دور الحاسبات الإلكترونية واستخدامها كأداة مساعدة في اتخاذ القرارات.

3-  تشجيع أفراد المجتمع على تنمية قدراتهم الذاتية على استخدام الحاسبات الإلكترونية وخاصة ونحن نشهد هذه الأيام سرعة انتشار استخدام الحاسبات الإلكترونية المنزلية للاستفادة من خدمات الإنترنت.

آثار استخدام الحاسبات الآلية:

إن الاستخدام المتزايد للحاسبات الآلية في العصر الحاضر أدى إلى تطوير أساليب نظم معالجة المعلومات لتستوعب الكم الهائل من تدفق البيانات والعمل على تجميعها ومعالجتها. واتخاذ القرارات السليمة والصحيحة التي يحرص المدراء على اتخاذها تعتمد على المعلومات الدقيقة والصحيحة المتوفرة. وسنتطرق بشكل مختصر إلى آثار استخدام الحاسبات الآلية على المؤسسات الحكومية والخاصة وكذلك على الإدارة والأعمال المكتبية:

1-المؤسسات الحكومية:

أهم أهدافها تقديم خدمات جيد للمواطنين. لذا فاستخدام الحاسب الآلي يساهم بـ:

أ-توفير الخدمات بالسرعة المطلوبة والنوعية الملائمة.

ب-المساعدة في اتخاذ القرارات المبنية على المعلومات الدقيقة.

ت-تحقيق الرقابة على أعمال المؤسسات وخاصة ترشيد استخدام الموارد وضبط المصاريف.

2- المؤسسات الخاصة:

المؤسسات الخاصة مثل البنوك، المؤسسات المالية، شركات التأمين، ....إلخ، تحتاج الحاسبات الآلية في:

أ-معالجة كميات كبيرة من البيانات.

ب-وجود درجات كبيرة من التكرار في عملية معالجة البيانات.

ت-الحاجة إلى الدقة في إنجاز الأعمال.

ث-الحاجة إلى السرعة في استرجاع المعلومات.

وأهم أهداف هذه المؤسسات هو زيادة الأرباح وتخفيض التكاليف. لذا فالحاسبات الآلية تساهم في تحقيق الأهداف عن طريق:

أ-تحسين الإنتاجية كما ونوعاً.

ب-تحسين نوعية المعلومات وتوفيرها في الوقت والمكان المناسب.

ت-تسهيل مهمات التخطيط.

ث-المساعدة في اتخاذ القرارات والرقابة.

3- أثر الحاسبات الآلية على الإدارة:

إن للحاسبات الآلية أثر كبير عندما تستخدم في نشاطات المنشآت المختلفة. ومن هذه النشاطات(1) التخطيط – التنظيم – التوظيف – الرقابة. وسنتطرق باختصار لتعريف هذه الأنشطة ودور الحاسب الآلي فيها:

أولاً: التخطيط:

يعتبر التخطيط من الوظائف الإدارية المهمة وهو أحد مسئوليات الوظائف القيادية في المنشأة حيث يختص بسياسات وأهداف المنشأة. وتنطوي مهمة التخطيط على اتخاذ القرارات الخاصة بما يلي:

أ-اختيار الأهداف قريبة وبعيدة المدى.

ب-تطوير السياسات والإجراءات الكفيلة بتحقيق الأهداف.

ت-تحديد المعايير التي تساعد على الرقابة.

ث-مراجعة الخطط السابقة على ضوء التجارب وتغير الظروف.

إن عملية التخطيط تحتاج إلى معلومات من داخل المنشأة وخارجها ويمكن الحصول على هذه المعلومات عن طريق الحاسب الآلي من خلال قواعد ونظم المعلومات الموجودة. وقد تكون هذه المعلومات تتعلق بالبيئة الخارجية المحيطة بالمنشأة أو معلومات تتعلق بالبيئة الداخلية للمنشأة وذلك للتوصل إلى تحديد نقاط الضعف والتميز في نظام المنشأة.

وفيما يلي بعضاً من النواحي التي يظهر فيها أثر الحاسبات الآلية على عمليات التخطيط(1):

أ‌-     الإدراك المبكر للمشاكل المتوقعة وتحديد البدائل والحلول التي تساعد على احتواء هذه المشاكل، بناء على المعلومات التي تم إدخالها بالحاسب الآلي.

ب‌-                                               تمكين الإداريين من تكرس جهودهم لعملية التخطيط والتفكير بدلاً من تجميع البيانات وتصنيفها بعد أن تولى الحاسب الآلي هذه المهمة.

ت‌-                                               تمكن المديرين من الاتصال المستمر بقواعد المعلومات للحصول على المعلومات التي تساعد على اتخاذ القرارات السليمة وبالسرعة المطلوبة.

ث‌-                                               المساعدة في تنفيذ القرارات عن طريق استخدام الحاسب الآلي في تطوير الخطط التفصيلية والوسائل المساعدة في التنفيذ.

ثانياً: التنظيم:

للتنظيم مجموعة من المميزات يمكن تلخيصها في الآتي:

أ‌-     يساعد على تنفيذ الأعمال بعيداً عن الازدواجية والتداخل بين الإدارات.

ب‌-                                               يساعد على تحديد العلاقات بين الأفراد بعضهم ببعض وبين الإدارات في المنشأة.

ت‌-                                               يعمل على توزيع الأعمال والمهام بين العاملين حسب الاختصاص.

ث‌-                                               يسهل التنظيم نقل المعلومات والأوامر والقرارات بطرق منظمة وعلمية.

ج‌- يساعد على توحيد جهود العاملين في المنشأة وتنفيذ الأعمال كفريق واحد.

أما تأثير الحاسب الآلي في عملية التنظيم فهناك عدد من المتغيرات التي تحكم عمل التنظيم وسلوكه. والحاسب الآلي يعتبر أكثر هذه المتغيرات تأثيرا في التنظيم الإداري حيث يساعد على إعادة تنظيم الهيكل الإداري للمنشأة بصورة شاملة(2) البطمة. وكان تأثير استخدام الحاسب الآلي في الوحدات التنظيمية التي تتعامل مع الأرقام والإحصاءات أشد من التأثير في الوحدات التي لا تتعامل مع الأرقام.

ثالثاً: اتخاذ القرارات:

تعتبر عملية اتخاذ القرارات من المهام الأساسية التي تعتمد عليها المنشأة. فهي عبارة عن اختيار بين بدائل متعددة لاختيار أفضلها في سبيل الوصول إلى تحقيق الهدف. وهذه العملية لن تتم بالصورة الصحيحة ما لم تتوفر المعلومات الصحيحة والسليمة التي تمكن متخذ القرار من إصدار القرارات والحلول المناسبة للمشاكل الموجودة. وعملية اتخاذ القرارات تمر بعدة مراحل نوجزها في الآتي:

1-مرحلة تشخيص المشكلة:

تعتبر هذه المرحلة أهم خطوة في عمليات اتخاذ القرارات وتساعد المدراء على تحديد المشكلة التي يتطلب الأمر وضع حلول لمعالجتها.

2-مرحلة جمع البيانات والمعلومات:

يعتمد اتخاذ أي قرار صحيح وسليم على نوعية المعلومات المتوفرة من ناحية صحتها، ودقتها وسرعة توفيرها وزمن تحديثها.

3-مرحلة تحديد البدائل وتقويمها:

لابد من وجود عدد من البدائل أو القرارات التي يمكن اتخاذها لحل المشاكل في المنشأة حيث يستطيع متخذ القرار من المقارنة بين البدائل المتاحة وتقويمها.

4-مرحلة اختيار البديل أو القرار المناسب:

عند تحديد البدائل أو القرارات تتم دراستها وتحليلها لاختيار المناسب منها.

5-مرحلة متابعة تنفيذ القرار وتقويته:

عند اختيار القرار المناسب ينبغي متابعة تنفيذه. ويتم إصدار القرار وصياغته بأسلوب سهل وواضح ومختصر حتى يسهل فهمه وتنفيذه، ليصل بعد ذلك إلى تحقيق النتائج المطلوبة.

وبرغم ما تتمتع به الحواسيب من قدرة كبيرة على تخزين المعلومات ومساعدتها في معالجة الكم الهائل من البيانات لتوفيرها لمتخذي القرارات، فإن هذا لا يلغي دور خبرة المدراء في اتخاذ القرارات التي لا تعتمد على البيانات والمعلومات الرقمية. فالحاسب الآلي يتمثل دوره في التقليل من درجة الاعتماد على التخمين والتجربة ويركز على الأساليب المنطقية والعلمية والمنظمة ذات الفائدة الكبيرة في زيادة فعالية اتخاذ القرارات الصحيحة والسليمة.

رابعاً: تأثير الحاسب الآلي في عملية الرقابة:

الرقابة هي مراجعة ما تم إنجازه وفقاً للخطط الموضوعة، أو هي عملية قياس النتائج الفعلية ومقارنتها بالمعايير أو الخطط الموضوعة ومعرفة أسباب الانحرافات بين النتائج المتحققة والنتائج المطلوبة واتخاذ فعل تصحيحي. ويكمن دور الحاسب الآلي في كون عملية الرقابة تعتمد بدرجة كبيرة على المعلومات المتوفرة لدراستها وتحليلها ومن ثم تصحيح المسار.

وهناك فروق بين المعلومات الخاصة بالتخطيط وتلك الخاصة بالرقابة. فالتخطيط يهتم بالتنبؤ بالمستقبل بينما تعتمد الرقابة على الماضي القريب والحاضر. وقد أظهرت عدة دراسات وبحوث أن استخدام الحاسب الآلي في مجال العمل في المنشآت أدى إلى سهولة الإشراف والرقابة على أعمالها.

ويمكن تلخيص دور الحاسب الآلي في عملية الرقابة على قدرتها على تقديم العون والمساعدة للمديرين في عرض الإنجازات الفعلية التي تم القيام بها وعرض الخطط المطلوب الوصول إليها مع إمكانية عرض المقارنة والتحليل بينهما.

خامساً: تأثير الحاسب الآلي على إجراءات العمل:

إن مميزات استخدام التقنية الحديثة أو ما تسمى بتكنولوجيا نظم المعلومات ومنها الحاسب الآلي في الأعمال الإدارية تعطي كثير من الفوائد منها:

1-  تقليص وقت إنهاء الأعمال الروتينية.

2-  توفير جهد الموظفين مما يدفعهم إلى تحسين نوعية الإنتاج.

3-  تخفيض التكاليف المادية اللازمة لإنهاء الأعمال الإدارية.

4-  تخفيض الطاقات البشرية اللازمة لإنهاء الأعمال الإدارية.

5-  توفير المعلومات اللازمة وتسهيل سرعة استرجاعها.

6-  تبسيط الإجراءات الإدارية وسرعة إنجاز الأعمال.

7-  توفير الاستهلاك من اللوازم المكتبية.

ثانياً: الدراسات السابقة:

أظهرت دراسة العنقري حول أثر تقنية المعلومات في رفع كفاءة أداء الأجهزة الأمنية "دراسة ميدانية على الأجهزة الأمنية في منطقة حائل" أن الغالبية العظمي من العاملين على وسائل تقنية المعلومات قد أكدوا على ضرورة استخدام وسائل تقنية المعلومات لأداء أعمالهم وبخاصة الحاسب الآلي، كما أثبتت الدراسة أن استخدام الحاسب الآلي في أداء العمل يساعد على سهولة الحصول على البيانات والمعلومات المطلوبة كما يمكن الربط بينها وتحليلها بشكل كبير كما يساعد على إنجاز المهام بسرعة كبيرة وبدقة عالية ويسهل عملية التنسيق بين الأجهزة الأمنية الأخرى.

بينت دراسة البشري حول دور الحاسب الآلي في التطوير التنظيمي لتجربة الدوريات الأمنية "دراسة ميدانية على شرطة المنطقة الشرقية" بأن هناك مساهمة من الحاسب الآلي في تطوير عمل الدوريات الأمنية بالمنطقة الشرقية، وهذه المساهمة الناجحة ساعدت على تقليل الوقت في تبادل المعلومات مع الجهات الأمنية وكذلك الترشيد في الآليات والعاملين.

أوضحت دراسة شعيب حول معوقات استخدام الحاسبات في الأجهزة الحكومية "دراسة على الأجهزة الحكومية بمحافظة جدة" أن هناك عدد من المعوقات التي تؤثر على تحقيق الاستفادة الكاملة من الحاسب الآلي في الأجهزة الحكومية من إدارية ومالية وفنية وبشرية. وللتغلب على تلك المعوقات يوصى بضرورة وضع خطط وسياسات وبرامج لنظام الخدمة المدنية فيما يتعلق بتعديل مسميات الوظائف للعاملين في مجالات الحاسب الآلي، كذلك الاهتمام بالجانب التدريبي على الحاسب الآلي والتركيز على الأبحاث والدراسات في مجال الحاسب الآلين والاهتمام بالعاملين على الحاسب وزيادة الحوافز التشجيعية لهم.

أظهرت دراسة العمري حول العوامل المؤثرة في استخدام الحاسب الآلي "دراسة ميدانية على الأجهزة الحكومية في المملكة العربية السعودية" وجود تأثير إيجابي لدور القيادة الإدارية في عملية استخدام الحاسب الآلي في وحدات التخطيط والتطوير والميزانية في الأجهزة الحكومية والمتمثلة في عامل التدريب وعامل دراسة الجدوى وعامل الحافز وعامل التطوير. وأوصت الدراسة باستمرارية دعم القيادات الإدارية لعملية استخدام الحاسب الآلي في الأجهزة الحكومية وتشجيع استخدام الحاسب الآلي بين العاملين والتدريب على الحاسب الآلي بما يتفق وطبيعة العمل.

أوضحت دراسة المقرن حول دور الحاسبات الآلية في فاعلية النشاطات الإدارية أن الحاسب الآلي له دور في تبسيط إجراءات العمل وتحسين الأداء ومن أهم توصيات الدراسة ضرورة تكثيف التدريب للعاملين على الحاسب الآلي وزيادة عدد العاملين على الحاسب الآلي وزيادة عدد أجهزة الحاسب الآلي والعمل على توفير المعلومات من خارج المنظمة والعمل على إدخال الحاسب الآلي في كافة أعمال المنظمة وتوفير الصيانة وإصلاح الأعطال بشكل فوري.

بينت دراسة الحازمي حول أثر استخدام الحاسب في أداء الأجهزة الأمنية "دراسة مسحية على حرس الحدود بمنطقة الرياض" أن أقل مجالات استخدام الحاسوب على الترتيب هي: البريد الإلكتروني، الاستنساخ عن بعد، التحليل الاحصائي، أغراض التخطيط، أغراض اتخاذ القرارات، مما يدل على أنه لا يزال هناك قصور في الاستفادة من كافة القدرات والإمكانات التي يتميز بها الحاسوب، وتوصي الدراسة بزيادة اهتمام الجهات الأمنية للاستفادة من تلك المجالات في مجال العمل لأن ذلك يسهم في تطوير استخدام الحاسوب وبالتالي الوصول بمستويات الأداء إلى أعلى المستويات.

ذكر الدكتور صوفي في دراسته حول "مدى مساهمة تكنولوجيا الحاسبات الآلية في تطوير الإجراءات في جامعةالملك عبدالعزيز" أنه لم يتم تحقق الاستفادة الكاملة من الحاسبات الآلية لوجود عدة معوقات منها: النقص في الموظفين المدربين وفي المستفيدين العارفين بنظم الحاسب الآلي، وعدم تعريب تطبيقات الحاسب الآلي الجاهزة، والتطور السريع في تقنية الحاسب الآلي مما جعل بعض أجهزة وأنظمة الحاسب عديمة الفائدة، إضافة إلى ضعف التنسيق بين الأجهزة الإدارية داخل الجامعة وعدم الاستفادة من تجارب الأجهزة الحكومية الأخرى. وقد أوصت الدراسة بعدد من التوصيات منها: دعم مركز الحاسب الآلي بالجامعة بالإمكانيات البشرية والفنية، تبادل الخبرات في مجال الحاسب الآلي مع الجهات الحكومية، إيجاد الحوافز المعنوية والمادية لموظفي الحاسب الآلي.

وذكر فوزي الدهان في دراسته "العلاقة بين وجود نظام معلوماتي إداري وبين طبيعة أداء العاملين في إدارات شؤون الموظفين في القطاع العام في المملكة العربية السعودية" أن الأجهزة الحكومية في المملكة العربية السعودية لم تستفيد استفادة كاملة من نظام المعلومات الإداري، وقد أوصت بمحاولة الاستفادة القصوى من نظام المعلومات الإداري المعتمد على الحاسب الآلي