تعريف الرسالة
الرسالة ما هي
تعريف الرسالة هي الوسيلة وهي نوع من أنواع الكتابة الوظيفية يتم فيها الاتصال بين طرفين كتابيا.
الرسائل فن كتابي عربي قديم ,وهي وسيلة من وسائل الاتصال,وعندما تتبادل الإدارات الحكومية الطلبات والمعلومات,أو ترسل منشأة تجارية إلى العملاء,أو يرسل عميل أو موظف إلى دائرة يطلب شيئا ما,أو يتعامل المرؤسون مع رؤسائهم,أو العكس,في ديوان حكومي,فإن الرسائل هي الطريق لكل ذلك,وفي هذه الوحدة سنتعرف على تفصيل ذلك.
بعد إتمامك لدراسة هذه الوحدة، ستصبح بإذن الله قادراً على :
1. كتابة رسالة سليمة وفق أسس كتابتها المعتبرة.
2. اكتشاف الأخطاء التي تعترض الرسائل المكتوبة.
.3تستطيع أن تجعل من نفسك عنصرا فاعلا,لأنك ستسهم بمعرفتك للرسالة في:
• الوصول إلى حاجتك من خلال حسن عرضك لها.
• أن تحوز على إعجاب زملائك بإتقانك هذا النوع من الكتابة الوظيفية.
تعريف الرسالة الإدارية
سيشتمل هذا الدرس على الـمفردات التالية:
• تعريف الرسالة الإدارية.
• أهمية الرسالة الإدارية.
• أنواع الرسالة الإدارية.
• أمور تجب مراعاتها في الرسالة الإدارية.
• نموذج للرسالة الإدارية والرسالة التجارية.
تعريف الرسالة الإدارية
الرسالة الإدارية : هي نوع من أنواع الكتابة الوظيفية,وتقوم على أساس الاتصال الكتابي بين جهتين
وهي كل مخاطبة مكتوبة تتم بين جهتين رسميتين ,أو بين جهة رسمية وشخص أو العكس,أو بين شخصين لغرض وظيفي.
أهميته الرسالة الإدارية.
للرسالة أهمية كبيرة في الحياة الاجتماعية والوظيفية,فهي وسيلة مهمة من وسائل الاتصال,وهي
1 ـ وسيلة التخاطب الكبرى بين الدوائر الحكومية وغير الحكومية ,وعلى مستوى الفرد والمؤسسة.
2ـ أنها تختصر الجهد والمسافة بين مواقع جهات المراسلة .
3 ـ وثيقة قانونية يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.
4 ـ اعتمادها وسيلة من وسائل الإعلان وبخاصة في الرسائل التجارية.
أنواع الرسالة الإدارية:
تعريف الرسالة الإدارية نوعان:
1- الرسالة التجارية:وتستخدم في الأغراض التجارية(تسويق بضاعة أو عرض خدمةأو طلب شراء أو...),وأهم ما يميزها هو الناحية الدعائية للمؤسسة أو الشركة,وتحتوي في أعلاها على ما يسمى بالترويسة,وفيها تسجل معلومات الشركة أو المؤسسة كاملة,من(اسم الشركة أو المؤسسة ومكانها ونوع التجارة ورقم السجل التجاري وصندوق البريد ورقم الهاتف ,والبريد الإلكتروني , والشعار الخاص).
2- والرسالة الرسمية:وهي التي تتعلق بالجوانب الوظيفية,ويدخل فيها: ما يسمى بالمعروض,والاستدعاءات,والتعاميم,والقرارات الإدارية الموجهة,والبلاغات و...
أجزاء الرسالة الإدارية,وكيفية كتابتها:
للرسالة الإدارية أجزاء تتألف منها,وذلك على هذا النحو:
1- الترويسة،وقد سبق ذكرها،وتمت الإشارة إلى أنها خاصة بالرسائل التجارية,وتجدر الإشارة إلى أنها عادة ما تكون مطبوعة جاهزة,وقد تكون في الرسائل الحكومية ؛لإثبات رسميتها.
2- التاريخ,وقد يكتب في المعروض آخر الرسالة مع الاسم.
3- مخاطبة المرسل إليه مع ذكر مرتبته الوظيفية( رئيس- مدير- أمين – أمير...) وما يناسبه من ألفاظ التبجيل(السيد – سعادة - معالي- فضيلة).
4- التحية الافتتاحية(السلام عليكم ورحمة الله وبركاته).
5- جسم الرسالة:وهو موضوع الرسالة,ويعرض في فقرات(بحسب الحاجة),تبدأ الأولى بتمهيد موجز يهيئ به ذهن المخاطب لموضوع الرسالة,وقد يكون إشارة إلى موضوع سابق(إشارة إلى – إلحاقا ل...- توضيحا ل...), وتختتم الفقرة الأخيرة من تلك الفقرات بعبارة مناسبة تتطلب غالبا الرد ,أو الحض على إنجاز الطلب,أو تعيد التأكيد على أمر....
6- تحية الختام:وتأتي بعد آخر فقرة,وعادة ما يكون فيها(مع دعائي لكم بالتوفيق_وتفضلوا بقبول أصدق التحايا-أو شاكرا لكم حسن تعاونكم).
7 - التوقيع والاسم,وقد تكتب الوظيفة.
أمور تجب مراعاتها في الرسالة الإدارية:
يجب التنبه إلى بعض الأمور التي يسبب عدم مراعاتها خللا في الرسالة الإدارية,ومنها:
1- الدقة والوضوح في ألفاظ الرسالة وأفكارها.
2- الموضوعية ,والابتعاد عن الأساليب الأدبية والمعاني الشعرية من خيال وصور.
3-الإيجاز, وهي صفة محمودة في مجالات الكتابة الوظيفية.
4- التنبه إلى لقب تبجيل المرسل إليه,فإن مخالفة ذلك أو الخلط فيه يجعلك موضعا للتندر.
5-عند الرد على خطاب سابق يشار إلى ذلك الخطاب برقمه وتاريخه وموضوعه.
6- مراعاة حسن تقسيم الأفكار والانتقال بينها من الفكرة السابقة- بعد أن تستوفى- إلى التالية وبتسلسل منطقي.
7- عند الرد على رسالة ذات نقاط متعددة, يجب أن يتضمن الرد كل تلك النقاط مرتبة حسب ورودها في الخطاب الأصلي.
الرسالة الاعلامية هي
نموذج للرسالة الإدارية والتجارية:
بسم الله الرحمن الرحيم
سعادة رئيس قسم............ الدكتور ................. سلمه الله
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته , وبعد:
أفيدكم أني أحد طلاب هذا القسم الموقر,ومن دفعة 2003 ,وأنا الآن في المستوى الخامس,ومعدلي التراكمي 3،7 ولم تصادفني أية مشكلة منذ التحاقي بالجامعة على كل الأصعدة.
غير أني مع بداية هذا الفصل الدراسي 051 فوجئت بإلغاء اسمي من قائمة مادة (201 عربي) مع أني سجلت في هذه المادة مبكرا, وليس علي أية ملاحظة من قبل المسجل أو من قبل أستاذ المادة , وأنا حريص أشد الحرص على إتمامي لدراسة هذه المادة بأي شكل.
لذا أرجو من سعادتكم النظر في موضوعي هذا بما عهد عنكم من تيسير أمور الطلاب وحل مشكلاتهم,شاكرا لكم حسن تعاونكم , والله يحفظكم.
تعريف الرسالة هي المعنى اللغوي لمصطلح هذه الرسالة هي إعلام جميع مستخدمينا
• الرسالة شكل توثيقي مهم في الأعمال الرسمية الحكومية، وفي الأعمال التجارية.
• لا يمكن تصور نجاح الموظف والسكرتير اليوم دون إتقانه مهارات الكتابة وإلمامه بالحاسب الآلي .
• تعتبر الرسالة وثيقة إدارية ووسيلة لنقل المعلومات من مستوى إداري إلى مستوى إداري آخر.
• تعرض الرسالة فكرة الإدارة أو القسم نحو مشكلة أو موضوع ما ، وتقديم مقترحات تؤدي إلى حلول للمشكلة.
• الرسالة الجيدة تولد تأثيراً كبيراً على قارئها، وهي مرآة لكاتبها أو للجهة التي تمثلها.
• الرسالة تُكوِّن الانطباع الجيد لدى القارئ لجودتها، وشكلها، وتنسيقها، ودقة معانيها وتأثيرها.
مواصفات كتابة الرسائل
1- كتابة الرسائل الرسمية هي كتابة بلغة أدبية
الجواب : خطأ.
لا يتطلب الأمر أن تكون أديباً لتنجح في كتابة الرسائل. فالرسالة الرسمية ليست قطعة أدبية مليئة بالخيال والجمال اللفظي وإنما هي أسلوب منطقي علمي متدرج في نقل المعلومات ومؤثر في طريقة عرضها بالأرقام والدلائل. ولكن الكاتب الذي يملك مفردات لغوية متعددة يجيد استخدامها في مواقعها المحددة، يملك قدرة أفضل في عرض الرسالة.
صح خطأ 2- لا تختلف صياغة الرسالة في موضوع من
شخص لآخر.
الجواب : خطأ.
الناس يختلفون في أسلوبهم، وما يملكونه من مفردات وطرق عرض ، اكتسبها كل فرد من خلال تعليمه وخبرته وممارسته وهواياته، ولكن الرسالة تتطلب مهارة وقدرة في عرض الأخبار والمعلومات والحقائق بلغة سهلة متدرجة وبدون حشو لفظي.
صح خطأ 3- الرسالة تتضمن موضوعاً واحداً وليس عدة مواضيع.
الجواب : صــح
فالرسالة يجب ألا تتضمن موضوعات متعددة وإنما موضوعاً واحداً يتم الرد عليه، واستعمال تفاصيله. فلا يتم إعداد رسالة لشؤون الموظفين بنقل خدمات موظف، وتضمين نفس الرسالة انتداب موظف آخر للعمل في مدينة أخرى.
صح خطأ 4- ليس مهماً أن تكون للرسالة افتتاحية، ومقدمة،وخاتمة لها.
الجواب : خطأ.
لابد من مراعاة الأجزاء الأساسية للرسالة، حيث تتضمن الافتتاحية، ومتن الرسالة بفقراته، وخاتمته وسيتم تفصيل هذه الجوانب في الشروط الموضوعة للرسالة.
وعلى ضوء المناقشة السابقة يمكن تلخيص مواصفات الرسالة الجيدة في النقاط التالية :-
1- الرسالة هي لغة رسمية رصينة علمية متدرجة في عرض المعلومات، وليست قطعة أدبية.
2- صياغة الرسالة مهارة تتخللها معرفة وممارسة وخبرة مستمرة.
3- صياغة الرسالة تحتاج إلى تحديد واضح لمضمون الرسالة.
4- الرسالة تحتاج إلى وضوح ومباشرة في استخدام كلمات لا تقبل التأويل.
5- الرسالة تحتاج إلى عناية في الصياغة الإملائية واللغوية.
وبعد استعراض مواصفات الرسالة الجيدة، يأتي السؤال عن أهم قواعد كتابة الرسائل , وهي
ضرورة الإشارة للرسالة الواردة من رسالة سبق إرسالها من قبل الإدارة.
التسلسل المنطقي لفقرات الرسالة.
تزويد الرسالة بكافة البيانات والمعلومات.
تجنب الإطالة والإسهاب والتكرار.
اعتبار مقدمة الرسالة، مدخلاً مهماً لربط أحداث الموضوع.
اعتبار خاتمة الرسالة، تحديداً دقيقاً لما هو مطلوب وتوصيات بالحلول.
تجنب العبارات الدالة على الأمر والنهي و إذا كانت الرسالة رداً على رسالة واردة، فيكون الرد بطريقة مرتبة حسب نقاط الرسالة الواردة.
أنواع المراسلات
◘ الرسالة الخارجية وسيلة اتصال مكتوبة يتم تبادلها بين جهاز حكومي وجهاز حكومي آخر، أو بين جهاز حكومي وجهة أخرى في القطاع الخاص. أو بين مؤسسة خاصة وأخرى.
◘ الرسالة الداخلية وسيلة اتصال مكتوبة يتم تبادلها في داخل الجهاز الواحد , أو بين إدارات وأقسام الجهاز الواحد.
◘ مذكرة داخلية
( مذكرة إحالة معاملة ) وسيلة اتصال مكتوبة يتم إرفاقها بالمعاملة، مع التوجيه للجهة، والشرح بالمطلوب.
◘ التعميم وسيلة اتصال مكتوبة توجه للمستويات الإدارية المختلفة، وتتضمن تعليمات إدارية ومالية أو تفسيراً، بشأن العمل.
◘ القرار إصدار الإدارة بما تملكه من سلطة بمقتضى اللوائح في تعيين أو إنشاء وغير ذلك.
99
◘ المرسوم الملكي إرادة ملكية بالموافقة على موضوع معين سبق عرضه على مجلس الوزراء وأقره. مثال: الأنظمة – المعاهدات – الاتفاقيات.
◘ الأمر الملكي وهو القرار المكتوب والخاص بممارسة الملك لصلاحياته دون عرضه على مجلس الوزراء مثل التعيينات.
◘ الرسالة الإلكترونية رسالة يتم تلقيها من خلال البريد الإلكتروني، تتضمن أعمالاً رسمية أو إخبارية أو معلوماتية خاصة بالعمل.
◘ النموذج عبارة عن بيان يحتوي على معلومات ثابتة، وأمامها فراغات، تعبأ بمعلومات متفرقة .. مثال: الفواتير – الاتصالات – سجلات – تذاكر.
أجزاء الرسالة
تمثل الرسالة عنوان تقدم وتطور الجهاز الإداري، بل إن الرسالة الجيدة والمعدة جيداً تعطي سمعة طيبة للمنظمة، ودخلاً وعملاً تجارياً متفوقاً، لذا يجب الاهتمام بالتالي :
1- الاعتناء بأجزاء الرسالة.
2- الاعتناء بالناحية الشكلية للرسالة( كورق الرسالة , ومقاسه , والطباعة , والهوامش والتي يتم استعراضها في 9/3/6).
3- الاعتناء بالناحية الموضوعية للرسالة ( كوضوح الرسالة , وإيجازها , ودقتها في التعبير , واللطافه والتي سيتم استعراضها في 9/3/7).
ويأتي الحديث الآن عن :
يتم متابعة هذه الأجزاء عملياً من واقع النموذج رقم (1) والنموذج رقم ( )
◘ رقم الرسالة تحمل كل رسالة رقماً حسب التصنيف التسلسلي المتبع في الإدارة.
◘ تاريخ الرسالة يطبع تحت رقم الرسالة بالهجري ويفضل بالميلادي أيضاً.
◘ اسم وعنوان الجهة
الراسلة. غالباً ما تكون لكل جهة أبواك رسمية مطبوع عليها اسم الجهة.
◘ الموضوع سطر يحدد موضوع الرسالة، يوضع في الأعلى قبل بدء الرسالة ويكون في حدود 4 – 8 كلمات.
◘ المرفقات تكتب أسفل التاريخ مباشرة، ويكتب أمامها عدد ونوع المرفقات. وفي حالة عدم وجود مرفقات مع الرسالة يكتب في هذه الخانة ( بدون ). والمرفقات تسهل تداول الرسالة مع مرفقاتها سواء عند استلامها أو تسجيلها في الصادر.
◘ اسم وعنوان المرسل إليه أي الجهة المرسل إليها الرسالة، واسم الوظيفة. وتبدأ باللقب الوظيفي ( معالي ) ( سعادة ) (السيد)، ويتم التركيز على الوظيفة، ولا بأس من كتابة الاسم يسبقه اللقب، وأسفل الاسم اسم الوظيفة( جرت العادة على عدم كتابة الاسم والأفضل كتابة الاسم. فالمخاطبة التي تتم بصفتيه الرسمية والشخصية، أكثر وقعاً وتقديراً).
◘ تحية الافتتاح تستخدم في المملكة العربية السعودية، عبارة السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وهي الأفضل، وكثير من المراسلات تستخدم عبارة: بعد التحية والاحترام – وغير ذلك.
◘ الرسالة الإلكترونية وهي رسالة يتم تلقيها من خلال البريد الإلكتروني، تتضمن أعمالاً رسمية أو إخبارية أو معلوماتية خاصة بالعمل.
◘ جسم الرسالة
الفقرة الأولى :
الفقرة الثانية :
وهو أهم أجزاء الرسالة وينقسم إلى ثلاث فقرات :
مدخل الرسالة : وفيها يتم الإشارة إلى رقم وتاريخ الرسالة، والتي يتم إعداد الرسالة رداً عليها، أو الإشارة إلى تقرير أو تحضير الاجتماع .... الخ. أما إذا كانت الرسالة ليست رداً على خطابات سابقة أو قرارات أو محاضر سابقة، فإن الرسالة تبدأ عادة بتحديد الغرض أو المبرر لإعداد الرسالة .
المتن الرئيسي للرسالة : وتتضمن ترتيباً للأفكار والمعلومات، وعرضاً منطقياً لها.
الفقرة الثالثة :
◘ التحية الختامية للرسالة
◘ التوقيــع
◘ الرموز وصور الرسالة
خاتمة الرسالة : وهي أيضاً على درجة من الأهمية، يتم فيها نقل ما يأمله الكاتب من الرسالة من اتخاذ الإجراء المناسب أو المحدد ( نأمل – نرجو - نوصي – نقترح – نتطلع ...، ).
وهي عبارة تختلف الإدارات على صيغتها، حيث جرت العادة في المراسلات الحكومية على استخدام عبارات ( تقبلوا سعادتكم تحياتنا )، ( مع أطيب التحيات).
ويكون أسفل الرسالة على الجهة اليسرى ، ويتكون من وظيفة الموقع، ورسم التوقيع، واسم الموقع.
يضع الناسخ رمزاً يستدل منه عند قراءة الخطاب على معرفة اسم الناسخ، ويتم تأشير محرر الرسالة أسفل الخطاب على الركن الأيمن ( التركين ) لإعطاء الدلالة للمسؤول الأعلى أنها روجعت، بالإضافة إلى أنها تستخدم أحياناً لإعفاء المسؤول من تحمل المسؤولية. أما صور الرسالة، حيث يتم إبلاغ مضمون الرسالة إلى جهات أو وزارات أخرى بخلاف الجهة المرسل إليها اصل الرسالة . وتكتب صورة مع التحية إلى ............... .
( يتم أعطاء تطبيقات وتمارين مختلفة لترسيخ طريقة إعداد الرسائل ).