الادارة المالية

- الإدارة المالية

 عملية التخطيط المالي وتصدير الموازنة

تُــــوفر عملية التخطيط المالي وتصدير الموازنة والإدارة وسيلة فعّالة لضمان التسجيل الصحيح لجميع المُعاملات التي يقوم بها مسئولو الجامعة، كما تضمن أيضًا سهولة الإطلاع على المستندات والسجلات المالية من جانب الأفراد المُخول لهم الإطلاع عليها. بالإضافة إلى ذلك، توفر النظم المالية الخاصة بالجامعة والآليات المحاسبية المَــعمول بها في مُراقبة الأنشطة المالية عن طريق مُقارنتها بالخطط الموضوعة والموازنات المعتمدة وحدود الإنفاق.  

ب-1- التخطيط المالي

يلزم إجراء التخطيط المالي بطريقة تتناسب مع مُتطلبات التمويل والتوظيف المُقترحة وتخصيص الموارد في مجالات الخدمات الإرشادية والبحثية والخدمات العامة فضلا عن خدمات الدعم الأكاديمي والمؤسسي والأولويات الإدارية التي تُـــلائم الخطة الإستراتيجية المُوضوعة من قِـــبل الجامعة، ويلزم أن تشتمل الخطط المالية على المُشروعات الرأسمالية والتجهيزات الرأسمالية وتوقعات الموازنة التشغيلية السنوية.

ويلتزم ونائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية بمُراقبة تطور التقديرات التمويلية مُتعددة السنوات والخطط المالية السنوية التي تعكس الموازنات المتوازنة خلال الفترات الزمنية المُحددة.

يتحمل المدير المالي وفريق العمل التابع له/ لها مسؤولية إعداد ومُراقبة الخطة المالية السنوية فضلا عن أية تعديلات تُــــلحق بها.

ب-2- تصدير الموازنة والمراقبة

بِهدف التأكد من توجيه الموارد لتلبية احتياجات وأولويات الجامعة, يلزم إعداد موازنة تَــــشمل المصروفات والإيرادات بطريقة شاملة ويجب التنبؤ بأية تغيُرات في توقعات الموازنة وإدارتها. كما تقوم عملية الموازنة بأداء دور أداة التحكم والتخطيط الرئيسية لتحقيق الربط بين بَرامج الجامعة المُتعددة والموارد المالية اللازمة لنجاح تلك البرامج؛ ولذلك يلزم الانتهاء من الموازنات وإدراجها ضمن النظام المالي للجامعة قبل بداية كل سنة مالية جديدة. ويجب أن تَــــشتمل الموازنة على كلا من المكونات الرأسمالية والتشغيلية على حد سواءً والتي يجب إدراجها  لتعكس تأثير النشاطات الرأسمالية على الموازنة التشغيلية.

يلزم الحصول على موافقة مجلس أمُناء الجامعة أو من يُمثلهم واللجنة التنفيذية التابعة لمجس الأمُــناء على طلب الموازنة للحكومة قبل الشروع في إجراء المُناقشات/ المُفاوضات الرسمية مع هيئات التمويل الخارجية.

يتحمل المدير المالي مسؤولية إعداد ومراجعة ومُراقبة الموازنة التي تم التصديق عليها.

يتحمل كل مدير/ عميد مسؤولية إعداد مُقترحات الموازنة لتقديمها كجزء من العملية السنوية لتطوير الموازنة، وتتطلب الموازنة عملية فهم المكونات الأساسية للموازنة من جانب الأقسام الأكاديمية والبحثية أو رؤساء الوحدات والمراكز. ويتم تفويض مسؤوليات تفاصيل الموازنة إلى الكلية وفريق العمل الذين لديهم صلاحيات فِعلية لاتخاذ القرارات، بينما تقتصر مسؤولية الأقسام والكليات ومراكز البحوث على تصدير موازنة الإيرادات وما يرتبط بها من نفقات لجميع مجالات النشاط الخاصة بهم.

بُــناءً على التوجيهات الصادرة  نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية، يلتزم المدير المالي (و/أو ممثله ومسئول موازنة الجامعة) باقتراح الصيغة والهيكل التي يتم خلالهم تَـــقديم اقتراحات الموازنة ومساعدة نواب الرئيس والعمداء ورؤساء الأقسام في ابتكار الخطط، كما يُــمكن لهم أيضًا تقديم مجموعة من أدوات التخطيط المالي المدعومة مَركزيًا للمُساعدة في تقديم المقترحات المُلائمة بالإضافة إلى الإسهام الكامل في عملية التخطيط والمُراقبة المالية وإعداد التقارير. 

ب-3- إدارة السجلات المالية

تَــــقوم السجلات المُحاسبية الخاصة بالجامعة بتوفير المعلومات حول المُعاملات المالية في مُـــقابل الخطط المالية الموضوعة في شكل اعتمادات أو موازنات أو أية صلاحيات إنفاق أخرى.

تَـــتحمل الإدارة المالية مسؤولية التأكد من مُلائمة المُعاملات المالية التي يُجريها موظفي الجامعة المُختلفين وأن يقتصر الإطلاع على المستندات والسجلات المالية من جانب الأفراد المُخولين بذلك.

وتشمل إدارة السجلات المالية الجوانب الآتية:

• التصديق على المستندات المالية.
• الإطلاع على الأنظمة المالية.
• الاحتفاظ بالسجلات.

ب-3-أ- التصديق على المستندات المالية

تحتوى مصفوفة الصلاحيات على تحديد صلاحيات التوقيع على الحسابات المصرفية و/أو عقود الوصاية على الأملاك وإدارة العقارات والمُوافقة على إبرام العقود أو الاتفاقيات التي يقع على الجامعة التزامات بمُوجبها.   

يَـــتحمل مُدير القسم/ عميد الكلية ضمن نطاق كل قسم/ كلية مسؤولية الإدارة المالية الشاملة للقسم/ الكلية، ويجوز له تفويض صلاحية المُوافقة على المُعاملات. ويتم إثبات الموافقة على إجراء المعاملات بمُوجب توقيع يصدُر إما في صورة خطية أو في صيغة إلكترونية أو بموجب بطاقة شراء إلكترونية، وتكون الموافقة على المُعاملة المالية بمثابة دليل على استكمالها ودقتها وصحتها. كما تحمل المُعاملات المالية التي يتم إجراؤها دليل الموافقة عليها في صورة بطاقة الهوية الخاصة بالشخص الذي قام بالموافقة عليها أو بواسطة أية وسيلة أخرى من وسائل تحديد الهوية.     

ب-3-ب- الإطلاع على الأنظمة المالية للجامعة

يتم منح صلاحية الإطلاع على الأنظمة المالية للجامعة في تلك الحالات التي يكون فيها أسباب مَعقولة تتطلبها مصلحة الأعمال، ويقوم نواب الرئيس والمُديرين/ العمداء بتحديد والموافقة على مُستويات الإطلاع عليها من جانب الموظفين في الأقسام/الكليات التي يعملون داخلها. وفي هذا السياق، يتحمل موظفو الجامعة الذين لديهم صلاحيات الإطلاع على تلك الأنظمة المالية مسؤولية الاستغلال الصحيح لتلك الامتيازات والصلاحيات المُخولة لهم ويقع على عاتقهم مسؤولية أية معاملات غير صحيحة والاستغلال غير الصحيح والخاطئ للبيانات الخاصة بالجامعة، ويتم تخصيص رمز مستخدم للموظفين لا يجوز تبادلها مع بعضهم البعض. يتحمل المستخدمون مسؤولية الحفاظ على أمن وسرية رمز المستخدم وكلمات المرور الخاصة بكل منهم، ويلزم الحفاظ على سرية البيانات والمعلومات ويقتصر الإطلاع عليها على الموظفين المسموح لهم.  

ب-3-ج- حفظ السجلات المالية

يتم الاحتفاظ بالسجلات الخاصة بالجامعة لفترة معينة من الوقت وبطريقة تدعم الاحتياجات التشغيلية وتوجيهات الرقابة الداخلية وتتماشي أيضًا مع أية من المتطلبات القانونية والتنظيمية، ويتم التخلص من هذه السجلات وفقًا لجداول زمنية مُعدة. ويلزم أن تضمن معايير وأنظمة الاحتفاظ بالسجلات تقديم الدعم الكامل للمعاملات والقرارات ذات الصلة في حالات التقاضي والتدقيق أو اتخاذ أية إجراءات خارجية أخرى.

يتم تطبيق الجداول الزمنية للاحتفاظ بالسجلات والتخلص منها على كافة السجلات بأنواعها؛ بما في ذلك السجلات الورقية وملفات الحاسب الآلي (رسائل البريد الإلكتروني ومُستندات مُعالجة الكلمات والجداول البيانية وقواعد البيانات ومكونات نظم الصور).

يقوم نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية باقتراح إرشادات ومعايير تتعلق بطرق الاحتفاظ بالسجلات المالية للجامعة وإدارتها، وتتولي وحدة الأرشيف والرسائل البريدية إدارة ملفات الأرشيف الخاصة بالجامعة والإبقاء على الجداول الزمنية للاحتفاظ الرسمي أو التخلص من السجلات ويلزم إطلاعهم على معايير الاحتفاظ الحكومي.

ملكية سجلات الجامعة

تعتبر السجلات المالية الجامعية هي ملكية خاصة لجامعة قطر، وليست من حق هؤلاء الذين يقومون بإعداد هذه السجلات أو هؤلاء الذين يقومون بالتصديق عليها.

الإطلاع على السجلات

يمكن استرداد السجلات المالية من أجل فحصها من قبل الأفراد المُختصين، يقوم المدير المالي بتوجيه موظفي الأقسام حول الإجراءات الواجب إتباعها من أجل حفظ السجلات وتسميتها، مما يضمن سهولة وإمكانية استرداد السجلات بطريقة سريعة. يعتبر موظفو القسم المالي هم المسئولين عن استرداد هذه السجلات وفقًا للطلب، من قبل أيًا من الأطراف المُخولة من قِــــبل نائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية والمالية أو من قِـــبل أية من الجهات القانونية المُختصة.

تخضع عملية الإطلاع على السجلات الإلكترونية لسياسة الجامعة التي تَحكُم الإطلاع على المعلومات ونظم أمان البيانات.

المحاسبة العامة

الغرض:

يزود الإطار المحاسبي العام بوظائفه وعملياته الإدارة بمعلومات كاملة ودقيقة في الوقت المناسب والتي تكون ضرورية في عملية التخصيص الفعال واستغلال الموارد لتنفيذ برامج الجامعة.

تُـــوفر وظيفة المُحاسبة العامة الأساس لإنشاء نظام للمُحاسبة والمُراقبة وإعداد التقارير على أساس المعايير المُحاسبية ذات الصلة، والتي تتكون من أنظمة الأعمال المُستخدمة لحفظ دفاتر الأسُــتاذ الفرعية والدفاتر العامة الخاصة بالجامعة، وكذلك إعداد تقارير عن تلك الدفاتر والسجلات المُحاسبية الأخرى و حماية أصول الجامعة.

يتضمن نظام دفتر الأسُــتاذ العام حسابات كل من الأصول والخصوم والإيرادات والمَصروفات، وتتضمن هذه السجلات المالية وتُـــــلخص البيانات المالية التي تحتاجها الجامعة لإعداد التقارير.

يَحق للمدير المالي (أو المراقب المحاسبي للجامعة أو الذي ينوب عنه أو عنها،) صلاحية تحديد المسؤولية عن الوظائف والعمليات المُحاسبية العامة بما في ذلك التطوير والتنفيذ والإشراف على التعديلات فيما يتعلق بمعايير المُحاسبة وتنفيذ الأنظمة المالية المُناسبة من أجل إنجاز هذه المهمة.

تتضمن المحاسبة العامة الجُـــزئيات التالية:

ج-1- الأساس المُحاسبي.

ج-2- قائمة الحسابات والتصنيفات المُحاسبية.

ج-3- إعادة تخصيص النفقات بين الإدارات.

ج-4- تسوية حسابات دفتر الأسُـــتاذ العام ومُراجعتها والمعلومات المالية الأخرى.

ج-5- التقارير والقوائم المالية:

ج-5-أ- الفترات المُحاسبية وإعداد التقارير.

ج-5-ب- القوائم المالية السنوية.

ج-1- الأساس المحاسبي

تعمل الجامعة على الاحتفاظ بحساباتها وإعداد قوائمها المالية باستخدام معايير المُحاسبة الدولية للقطاع العام التي يوصى بها الاتحاد الدولي للمُحاسبين - لجنة القطاع العام - وفقًا لما يُحدده أعضاء مجلس الأمُــــناء.

ج-2- قائمة الحسابات والتصنيفات المحاسبية

يعتبر دليل الحسابات انعكاس للهياكل التنظيمية والفنية والمالية للجامعة. يُساعد هيكل دليل الحسابات على تنظيم المعلومات المالية بطريقة تدعم التحكم بفاعلية وكفاءة في المعاملات المالية للجامعة.

يَحقُ للمدير المالي (أو المراقب المحاسبي للجامعة الذي ينوب عنه أو عنها) السلطة في تحديد المسؤولية لإنشاء هيكل الحسابات وغيرها من الأساليب المحاسبية للتصنيف المالي الضرورية، وتطوير وتثبيت إجراءات العمل المناسبة للحفاظ على هذه الطرق والأساليب. كما أنه / أنها مسئولة عن ضمان أن أنظمة الترميز تلبي متطلبات الجامعة لإعداد التقارير المالية.

ج-3- إعادة تخصيص النفقات بين الإدارات

تتضمن عملية التخصيص فيما بين الإدارات الخدمات التي تقدمها أقسام الجامعة بعضها إلى بعض وكذلك تعويض النفقات التي يتكبدها كل قسم لصالح القسم الآخر. لا تعتبر عملية تخصيص النفقات فيما بين الأقسام، عبارة عن دخل للجامعة، ولكن يُــــنظر إليها على أنها نفقات تُخصص لأحد الأقسام ونفقات من حق قسم أخر.

ج-4- تسوية حسابات دفتر الأستاذ العام ومراجعتها والمعلومات المالية المرتبطة الأخرى

يتضمن دفتر الأسُــتاذ العام حسابات كافة القوائم المالية الخاصة بالجامعة؛ حيث يستقبل هذا الدفتر المعلومات المالية الموجزة من الوحدات الفرعية، كما أنه يُـــعكس المعلومات الفعلية، المُدرجة في الميزانية.

تعتبر التسوية والمراجعة من الآليات الضرورية من أجل إنشاء بيئة رقابية داخلية فعاله، ويقوم المُدير المالي أو المراقب المحاسبي للجامعة الذي ينوب عنه بوضع مجموعة من المبادئ التوجيهية لضمان تحقيق دقة واكتمال المعلومات المُحاسبية والمالية في الوقت المناسب.

ج-5- التقارير والقوائم المالية

ج-5-أ- الفترات المحاسبية وإعداد التقارير

السنة المالية

تبدأ السنة المالية للجامعة في الأول من شهر أبريل إلى الحادي والثلاثين من مارس، ويتم تقسيم السنة المالية إلى فترات مُحاسبية على مدار الاثنتا عشر شهرًا وذلك من أجل إعداد التقارير المالية.

الحساب الختامي/ إعداد التقارير

يكون المُدير المالي مسئولا عن:

§         إعداد الجداول الزمنية للحساب الختامي وتنسيق البيانات المطلوبة من أجل نظام الإدارة المالية للجامعة.

§         إعداد القوائم المالية الدورية وكذلك التقارير الإدارية وتوزيعها.

يلزم على كافة جهات الجامعة (الكليات ومراكز البحث والأقسام الإدارية) الالتزام بالجدول الزمني للحساب الختامي أو الإقفال وفقًا لما هو مقرر.

ج-5-ب- القوائم المالية السنوية

تتضمن التقارير المالية المعلومات التي يتم تقديمها وفقًا لمعايير المُحاسبة الدولية للقطاع العام، سوف تزود هذه التقارير مجلس الأمُـــناء والمؤسسات الخارجية- الحكومة الجهات المانحة/ أو الوكالات المانحة، بالنتائج المالية للجامعة.

وتخضع القوائم المالية للجامعة إلى التدقيق من قبل مُحاسب عام مُستقل عن الجامعة يتم تعينه بموافقة مجلس الأمُـــناء.

ويتم تقديم التقارير المالية إلى اللجنة التنفيذية لمجلس الأمُــــناء من أجل مُراجعتها وتقديمها إلى مجلس الأمُـــناء للموافقة عليها.