كشف الرواتب

- كشف الرواتب

الهدف من هذه السياسة هو ضمان دفع رواتب الموظفين في مواعيدها المحددة وأنه يتم تزويدهم بمعلومات عن رواتبهم بكفاءة ودقة. وبالإضافة إلى ذلك، تقوم هذه السياسات بتنظيم عمليات الرواتب وأنظمتها وعمليات المعالجة وتعمل جنبا إلى جنب مع سياسات الموارد البشرية على الامتثال للقواعد السارية وضمان إدارة مالية سليمة ودعم القوى العاملة الإيجابية.

هـ -1- الرواتب والأجور

تشكل الأجور والمرتبات والمزايا ذات الصلة تشكل جزءا كبيرا من النفقات العامة للجامعة. وتلتزم الجامعة بإنشاء هياكل تعويضات وأنظمة وعمليات خاصة بذلك لتعزيز الامتثال لجميع اللوائح المعمول بها ومسؤوليات وأهداف الإدارة المالية الخاصة بها.

وقام نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية بتفويض الصلاحيات والمسؤوليات الخاصة بتصميم وتنفيذ والحفاظ على العمليات الخاصة بوقت التجهيز المناسب وصرف الرواتب والمزايا إلى المدير المالي (أو أحد نوابه من رؤساء قسم الرواتب)

يتطلب من الكليات والأقسام توفير كل المعلومات المتعلقة بكشوف الرواتب لرئيس قسم الموارد البشرية للمرتبات والمزايا فيما يتعلق بدورة الرواتب التي وضعها المدير المالي. 

يلتزم قسم الموارد ورئيس القسم للرواتب والمزايا بضمان أن جميع العناصر الثابتة والمتغيرة للرواتب تتماشى مع مبالغ الرواتب والمزايا المعتمدة من قبل الرئيس.

تعتمد مدفوعات مرتبات الموظفين على بيانات تعيين الموظف وراتبه ومزاياه الموجودة في سجل الموظف. يتم إجراء التعديلات على راتب الموظف الإجمالي بصورة استثنائية.

تقوم الجامعة بدفع الرواتب والمزايا عن طريق التحويل الإلكتروني إلى الحساب البنكي للموظف أو عن طريق شيكات في حالة ما إذا تقدم الموظف بطلب كتابي بذلك, ولكن لا يجوز أن يتم الدفع نقدا.

وبالإضافة إلى ذلك، ونظرا لحساسية المعلومات المتعلقة بالرواتب، فمن الضروري تأمين الحماية اللازمة لضمان سرية المعلومات الخاصة بكشوف الرواتب.

هـ -2- دورة الرواتب

1. يتم صرف رواتب جميع موظفي الجامعة (أعضاء هيئة التدريس والموظفين الإداريين والمهنيين) بصفة شهرية بحيث يكون موعد الصرف في آخر أسبوع في الشهر إلا إذا كان هناك أجازات جامعية مقررة تبدأ في هذا الأسبوع. وفي هذه الحالات، يتم صرف الرواتب  قبل الأجازات. وتقوم الجامعة بنشر قائمة بمواعيد صرف المرتبات.
2. يتحمل مدير الموارد البشرية مسؤولية اتخاذ الإجراءات المناسبة فيما يتعلق بكشوف الرواتب في الوقت المناسب, ووفقا للجدول الزمني لتواريخ الاستحقاق التي حددها نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية.
3. وفي حالة وقوع كارثة أو خلل عام أو أي حدث آخر خارج عن سيطرة قسم الرواتب, تحتفظ الجامعة في هذه الحالة بحق صرف رواتب الموظفين في أوقات أخرى غير المحددة لذلك.
4. يحق للمدير المالي ونائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية أن يأذنوا بورقة كشف الرواتب قبل عملية الدفع.

هـ -3- أمر صرف منفصل للشيكات

يلزم اعتماد أمر الدفع المنفصل من قبل المدير المالي وإصداره عقب استلام طلب موثق بشكل صحيح من العميد أو مدير القسم. يتم إصدار الإرشادات الخاصة بأمر الصرف المنفصل للشيكات من قبل المدير المالي.

هـ -4- مدفوعات العمل الإضافي

1. يتم صرف مدفوعات العمل الإضافي من خلال نظام الرواتب بالجامعة.
2. يتم صرف مقابل ساعات العمل الإضافية طبقا لعقد العمل وشروط اللوائح المحلية.
3. يتولى العمداء/ مدراء الأقسام مسؤولية اعتماد صرف مقابل ساعات العمل الإضافي.

هـ -5- الرواتب والأجور وسلفيات العطلات

يجوز صرف سلفيات الرواتب للموظفين طبقا للإرشادات المالية.

هـ -6- الصرف بأثر رجعي

يقوم مدير قسم الموارد البشرية بالإذن بصرف أي مدفوعات بأثر رجعي. ويتم إدراج تسويات المرتبات بأثر رجعي بشكل طبيعي في شيك راتب الموظف المقرر القادم.

هـ -7- خصومات الرواتب

يتم الخصم من رواتب الموظفين فقط في الحالات التالية:

• استرداد مبالغ مستحقة للجامعة من حساب أموال تم تسليفها للموظف ولم تسويتها من قبل الموظف في تاريخ الاستحقاق.
• استرداد سلفيات للرواتب أو أي مدفوعات زائدة عن الراتب المحدد.
• استرداد أي قسط شهري من أي مساعدات مالية قدمتها الجامعة إلى أحد الموظفين
• استرداد التكاليف الشخصية وغيرها من الرسوم على حساب الموظف مثل (رسوم النادي/ مصاريف الطعام / الإيجارات وخلافه)
• أي استقطاعات أخرى من الرواتب يقررها مجلس الأمناء من وقت إلى آخر لتغطية مساهمات الموظف أو المستحقات لمنظمات خارجية أخرى.

لا يجوز إجراء خصومات من الرواتب ما لم تكن مدعومة بوثائق مناسبة. ويتم إجراء الخصومات من الرواتب فورا عقب استلام المستندات وفي الفترة المناسبة للرواتب على النحو الذي تحدده المستندات. ويتحمل رئيس قسم الرواتب والمزايا مسؤولية إجراء الخصم.

تحدد هذه السياسة جنبا إلى جنب مع سياسات الشراء المرتبطة بها مسؤوليات أذون الشراء لمؤسسات جامعة قطر. ويتم ترخيص جميع الأنشطة الشرائية من مسؤول الموازنة المعني بهذا الأمر.

وبناءً على قيمة الخدمات أو البضائع المطلوبة, يتم اتخاذ قرار بشأن طريقة الشراء التي يتم استخدامها عند شراء المواد المطلوبة. ويتضمن ذلك المصروفات النثرية / الشراء بالأمر المباشر/  بطاقات الشراء/ أمر الشراء/ لجنة المشتريات/ المناقصات المعتمدة على القيمة المقدرة. يتحمل المدير المالي أو نائبه مراقب الجامعة مسؤولية إدارة وحدات الخدمات الداخلية والمصروفات النثرية وبطاقة الشراء الخاصة بالجامعة، بما في ذلك وضع وإدارة إرشادات وإجراءات البرنامج  التي تتضمن:

1. وحدات الخدمات الداخلية (مثل بطاقة الشراء والمنح الخارجية) والتي يتم استخدامها عندما توفر وحدة جامعية البضائع و/أو الخدمات لوحدة أخرى. ويتم إعداد فواتير بالتكاليف الخاصة بذلك وإرسالها إلى القسم المستلم باستخدام معدل السداد المعتمد.
2. يجوز استخدام المصروفات النثرية لشراء بنود تقل تكلفتها عن 5000 ريال قطري.  ويجوز استخدام عمليات بطاقات الشراء في شراء البضائع أو الخدمات التي تصل تكلفتها إلى 50000 ريال قطري كحد أقصى شهريا".
3. عقود الجامعة هي عبارة عن هذه الاتفاقيات التي تم التفاوض بشأنها من أجل توفير سلع وخدمات بشروط مواتية للأسعار والتسليم وعوامل أخرى. توفر هذه العقود لمستخدمي الأقسام الحصول بصورة فعالة على السلع و/أو الخدمات التي تم شراؤها عموما. وتمت الموافقة والتصديق على الأسعار وشروط وأحكام البيع من قبل قسم المشتريات بالجامعة.
4. يجوز للجامعة المشاركة من خلال الاتحادات أو التعاونيات الأخرى واستخدام طرق شراء أخرى حديثة، بما في ذلك البطاقات الإلكترونية المستخدمة لطلب المعدات والبضائع والمواد والسفر والخدمات الأخرى.

يأمر الرئيس ونائبه للشؤون الإدارية والمالية بإجراء مراجعة لحدود المشتريات بالريال القطري وحد السعر مرة كل عامين، كما يقوموا بعمل تعديلات لتعكس كفاءة الممارسات التجارية وتحسين توصيل السلع والمواد والمعدات والخدمات.

ويلتزم الرئيس برفع تقرير لمجلس الأمناء ليخطره بأي تغييرات تطرأ على السياسات الحالية.

إن الغرض من هذه السياسة هو العمل على ضمان ما يلي:

• مضاعفة كفاءة العمليات ودعم استراتيجيات الإدارة المالية
• يتم دفع الفواتير طبقا للشروط المتفق عليها
• تتم عمليات الدفع عند الاستحقاق.
• يتم تسجيل المطلوبات بالكامل
• تظل العلاقة بين أصحاب المصلحة والموردين إيجابية

ز-1-أ- بيان السياسة

• يتم تحديد الصلاحيات المالية للتوقيع على الشيكات ضمن مصفوفة الصلاحيات
• تقوم الجامعة بصرف الأموال لسداد نفقات السلع والخدمات إذا ما تم الوفاء بالشروط التالية: 

1.      أن تكون المصروفات لغرض تجاري ساري؛

2.      تم شراء السلع أو الخدمات وفقا للسياسات المالية والمشتريات بالجامعة؛

3.      يقوم الشخص الذي يملك صلاحية اتخاذ القرار ويتحمل المسؤولية عن صرف الأموال بالتصديق على المعاملات بشكل صحيح؛

4.      أن تكون قد وردت السلع و/ أو الخدمات أو تم الترخيص بالدفع المسبق بشكل صحيح؛

5.      تضم المعاملات وثائق داعمة كاملة ودقيقة؛  

6.      تحمل المعاملات رموز الحساب المناسبة، وفقا للسياسات المحاسبية المعمول بها.

ز-1-ب- استلام فواتير البائعين

يقوم مدير إدارة المشتريات بإرشاد البائعين والموردين لإرسال الفواتير مباشرة إلى قسم المدفوعات في القسم المالي؛ بالرجوع إلى أمر الشراء الذي تم على أساسه تسليم السلع/ وتقديم الخدمات.

ز-1-ج- مطابقة الفواتير مع الطلبات

لضمان أن يتم صرف الدفعات الصحيحة فقط للسلع والخدمات الواردة، يلتزم رئيس قسم المصروفات بمطابقة مختلف المستندات ذات الصلة بأمر الشراء التعاقدي أو القياسي وذلك قبل إبراء ذمة البائع من المدفوعات.  

ويجوز أيضا تجهيز فواتير البائعين دون أمر شراء للدفع إذا اعتمد المدير/ العميد الفاتورة.

ز-1-د- استلام البضائع و/أو الخدمات

لا يجوز صرف دفعات للبائعين/ الموردون دون تأكيد لاستلام السلع و/ أو الخدمات على النحو المبين في أمر الشراء/ العقد من الوحدة الطالبة و/ أو المخازن.

ز1-ه- الدفعات المقدمة

  يمكن الدفع المسبق في بعض الحالات.

ويقوم المدير المالي ومدير المشتريات بالموافقة مجتمعين على أي دفعات مقدمة للبائعين/ الموردين.

ز-1-و- طرق الدفع

الشيكات

يتم تحرير الشيكات كشيكات مسطرة لآمرها "غير قابلة للتفاوض". ويلزم بيان المبلغ المستحق في الشيكات بالحروف والأرقام ويُوقع من قبل المخولين بالتوقيع.

المدفوعات بالعملات الأجنبية

يتولى رئيس المصروفات عملية الحوالات المصرفية أو طلبات تحويل للعملات الأجنبية عندما يتطلب العقد مع البائع الدفع بالعملة الأجنبية.

التحويل الإلكتروني للأموال

تشمل عمليات تحويل الأموال إلكترونيا المبالغ المدفوعة عن طريق حوالة مصرفية أو غيرها من الطرق الإلكترونية. يعتبر الدفع عن طريق الحوالة المصرفية مناسبا في ظل ظروف محددة، مثل الدفع لبائع أجنبي وتسديد فواتير الخدمات العامة ومدفوعات بطاقات الائتمان للشركات.

مدفوعات المصروفات النثرية

يجوز للإدارات/ الكليات أن تدفع للباعة والموردين من صندوق المصروفات النثرية الخاصة بهم عندما تكون المشتريات للوازم الموضحة في سياسة المشتريات ذات الصلة.

ز-1-ز- شيكات لم تحصل/لم يتم المطالبة بها

وينبغي على الجامعة محاولة الاتصال بالمستفيدين من الشيكات التي لم تحصل أو غير المطلوبة.  

يجوز تحديد معيار الوقت لمتابعة الشيكات التي لم تحصل أو غير المطلوبة وفقا للإرشادات الصادرة عن المدير المالي:

تنطبق إرشادات إجراءات المتابعة أعلاه على كل من الشيكات التي لم تحصل وغير المطلوبة. وينبغي أن تلغى تلك الشيكات بعد فترة ستة أشهر.

ز-1-ح- إيقاف الدفع / الشيكات المُلغاة

في بعض الحالات، قد يتم إصدار الشيكات غير صحيحة أو يتم فقدانها أو سرقتها، مما يتطلب أمر بإيقاف الدفع وإعادة إصدار الشيك.

وتلتزم الإدارات/ الكليات التي تتطلب إيقاف دفع شيك الاتصال برئيس المصروفات فورا بعد معرفة أن هناك شيك قد فُقد أو تمت سرقته. يتولى رئيس المصروفات إصدار تعليمات بإيقاف دفع الشيك للبنك وإصدار شيك بديل.

كما يتولى رئيس المصروفات مسؤولية إلغاء شيك مستحق بمبلغ غير دقيق أو أن اسم البائع أو عنوانه غير صحيح.