قواعد موضوع أو عرض الرسالة

   عرض الرسالة :

يخضع موضوع أو عرض الرسالة إلى قواعد التركيب والتقديم التي كانت موضوع الرسالة إلا على مسألة واحدة مع احترام التصميم : المقدمة- العرض- الخاتمة. كما يجب أن تكون كل فكرة مختلفة موضوع فقرة خاصة.

ولا بأس أن نذكر بخاصية واحدة فيما يخص الصيغ المستعملة :

أن الرسالة الإدارية لا تحتوي على صيغة النداء "السيد" قبل عرض الرسالة وعلى صيغة المجاملة التي تأتي في آخر النص. وهذا ما يميز تقديم الرسالة الإدارية عن الرسالة الشخصية.

غير أن احترام قاعدة المجاملة تعمل على ملء هذا الفراغ باستعمال العبارة التالية : "يشرفني أن ..." التي ينبغي أن تكون مرة واحدة في الرسالة والتي نبتدئ بها غالبا (وليس ضروريا) الفقرة الأولى من الرسالة حيث الشروع في عرض المشكل المطروح. كما يمكن تعويض هذه العبارة عند التخفيف من الجواب السلبي بعبارة "يؤسفني أن.."

7-     التوقـيـع :

وهو الإمضاء بكتابة اسم المتحمل لمسؤولية الرسالة لذا يجب على كل شخص أن يحتفظ دائما بتوقيعه حتى يمكن أن به الجميع بصفة رسمية. كما يجب اجتناب التوقيعات المعقدة أو كثيرة الالتواءات التي لا توحي بشيء عند الغير، بل يجب أن يكون التوقيع بسيطا وواضحا قدر الإمكان.

والتوقيع من أهم عناصر الوثيقة الإدارية، وكل وثيقة لا تحمل توقيعا تعتبر لاغية وليس لها أية سلطة ذلك، أن التوقيع هو شرط صحة العقود الإدارية.

وينبغي أيضا أن يكون التوقيع من طرف السلطة المختصة أو الشخص المؤهل قانونيا من طرفها ويتعين إذن معرفة الموقع بوجه خاص بدون لبس أو غموض.

لذا ينبغي أن يكون التوقيع مسبوقا بميزة توضح صفة الموقع، و إن اقتضى الحال السلطة التي أذنت له بالتوقيع، كما يصحب التوقيع علاوة على هذا بالاسم الشخصي للموقع. هكذا يوضع التوقيع كاملا أسفل الرسالة وفي الجانب الأيسر من الصفحة وببعض سطور أسفل النص.