انواع وطرق تصنيف الوظائف وترتيبها

تصنيف الوظائف وترتيبها

     وماأن تنتهي مرحلة التوصيف حتى تبدأ مرحلة التصنيف للوظائف الموصوفة وذلك بتجميعهاوفقاً لواجباتها ومسئولياتها ومطالب التأهيل اللازمة لشغلها في فئات وأصناف تضمالوظائف ذات الطبيعة الواحدة أو المترابطة في خصائصها أو المتقاربة في مستوياتأهميتها وصعوبتها. كأن تكون هناك وظائف ذات طبيعة قيادية, وأخرى ذات طبيعة إشرافية,وثالثة طبية, ورابعة هندسية, وخامسة تعليمية ... إلخ. وهكذا تتعدد وتتنوعالمجموعات التي تصنف فيها الوظائف تبعاً لنطاق عملية التصنيف إن كانت مركزية وعلىنطاق الدولة, وجزئية إن كانت على نطاق منظمة متوسطة أو كبيرة الحجم.

      أماأسلوب تصنيف الوظائف وترتيبها فيمكن أن يتحقق عبر إحدى الطرق التالية :

أ ـ الترتيب البسيط

وهي طريقة سهلة كما هو واضح من اسمها, حيث يقومخبير التوصيف والترتيب بقراءة دقيقة لوصف الوظائف ليفرغ المعلومات الواردة عنها فيبطاقات خاصة ويعطي لكل منها رقما حتى لا تؤثر التسميات والعناوين السائدة علىالترتيب أو تجعله ينحاز لوظيفة دون أخرى. ومن خلال المطالعة والتأمل لوصف الوظائفيجري ترتيبها حسب أهميتها. كأن يضع أصعب الوظائف وأكثرها أهمية ودقة وأعلاهاصلاحية في أسفل قائمة الترتيب. ثم يختار أسهلها وأقلها مستوى وأدناها أهمية ويضعهافي بداية القائمة. وربما يبدأ باختيار الوظيفة المتوسطة بينها ويضعها في وسطالقائمة, وهكذا يبدأ بعملية اجتهادية مبنية على المعلومات المتوفرة عن الوظائفبترتيبها في قائمة واحدة.

     غيرأن من عيوب هذه الطريقة أنها لا تخضع لمنهج تحليلي واضح ولا تعتمد مؤشرات محددة, بلربما تعتمد مؤشراً واحداً من قبل الشخص الذي يقوم بها كأن يكون مستوى الصعوبة أودرجة الأهمية, وتهمل العوامل الأخرى, مما يجعل الترتيب أقل دقة وأكثر عرضةللارتجال والتحيز.

     ولتلافي هذه العيوب قد يطلب أكثر من خبيرلإجراء هذا الترتيب كل على انفراد, ثم يدرس التفاوت في وجهات نظرهم ويطلب منهم أنيوحدوا آرائهم في قائمة واحدة. كما يمكن أن يجري الترتيب بين فترتين متباعدتين أيأن يعاد النظر بالترتيب بعد فترة أسبوعين لتدخل عليه بعض التعديلات حتى ينتهي إلىترتيب آخر يكون اقرب إلى الدقة والموضوعية . وربما يتم ترتيب الوظائف عن طريق لجنةثلاثية ويطلب من كل فرد فيها أن يعطي نقاطاً معينة تتراوح من (1ـ 5) لكل وظيفة. ثم يستخرج معدل النقاط التي تحصلعليها كل وظيفة من قبل الخبراء الثلاثة وترتب في قائمة واحدة حسب تسلسل أهميتها.والمثال التالي يوضح هذا الأسلوب الشائع في الترتيب لسهولته وإمكانية تطبيقه.

الوظيفة/ درجاتها

 رأي ممثل الخدمة المدنية

 رأي ممثل وزارة التخطيط

 رأي ممثل وزارة المالية

 المعدل

 الترتيب النهائي

محاسب

 5

 4

 3

 4

 4

أمين صندوق

 3

 2

 4

 3

 2

كاتب حسابات

 2

 3

 2

 2.23

 1

مبرمج حسابي

 3

 5

 2

 3.33

 3

الجدول رقم (1) الترتيب البسيطللوظائف

     وهكذايستخرج معدل الترتيب لأعضاء اللجنة لتكون وظيفة كاتب الحسابات في أول القائمةباعتبارها تمثل أسهل الوظائف وأقلها أهمية, وتأتي وظيفة المحاسب في نهاية القائمةباعتبارها أهمها وأكثرها صعوبة وأعلاها مستوى.

ب ـ الترتيب عن طريق المقارنة الثنائية أوالزوجية

وقد يتم الترتيب عن طريق مقارنة كل الوظائفأعلاه مع الوظائف الأخرى ولكن كل وظيفة على انفراد, كأن نقارن بين وظيفة المحاسبوأمين الصندوق لتعطى الأولوية لإحداهما على الأخرى. ثم نقارنها بوظيفة كاتبالحسابات ونعطي رأيا حولها ثم نقارنها بوظيفة المبرمج. وهكذا نعود مرة أخرى لنقارنبين بقية الوظائف على هذا الأساس الزوجي. وبالنتيجة نحصل على عدد من التفضيلات لكلوظيفة على الوظائف الأخرى. والوظيفة التي تحصل على أعلى تفضيل تأتي في نهايةالقائمة باعتبارها أكثرها أهمية. أما التي لا تحصل على أية تفضيل على بقية الوظائففتأتي في أول القائمة.

     وفيالمثال أدناه تمت مقارنة الوظيفة (أ) بالوظائف الأربعة الأخرى وهي ب،جـ،د،هـ كلعلى انفراد. فحين تكون الوظيفة (أ) أكثر وأعلى في الأهمية من الوظيفة الأخرى تعطىنقطتين, وإذا كانت مساوية لها في الأهمية تعطى نقطة واحدة. أما إذا كانت أقل منهاأهمية فلا تمنح أي نقطة. وعلى هذا الأساس تم إعداد الجدول الموضح للنقاط التي حصلتعليها هذه الوظائف.

     ولأنالوظيفة جـ قد حصلت على أعلى الدرجات فإنها تصبح في المرتبة العليا, تليها الوظيفةب فالوظيفة أ ثم الوظيفة د, أما الوظيفة هـ ففي أدنى الترتيب . ومع أن هذه الطريقةقد تبدو أكثر دقة من التي سبقتها إلا أن تطبيقها غالباً ما يكون متعذراً عندمايكون عدد الوظائف الخاضعة للترتيب كبيراً.

ج ـ  الترتيب بطريقة النقط (الدرجات)

     وتقومعلى تحديد عدد من العوامل التي يتم التركيز عليها لأغراض ترتيب الوظائف ويفضل ألايزيد عدد هذه العوامل عن ستة أو أكثر بقليل. ويمكن أن تتفرع من العوامل الرئيسيةالمختارة عوامل فرعية لكل منها. ولنفرض أن العوامل الرئيسية التي اختيرت أساساًللترتيب لعدد من الوظائف هي كالآتي:

-       المهارة والمؤهلات والخبرة.

-       المجهود الجسمي والذهني.

-       المسئولية والأهمية.

-       شروط العمل.

    عندهانبدأ بإعطاء وزن لكل عامل عن طريق تقسيم الدرجة الكلية القصوى المحددة للتقويمولتكن 1000 درجة على العوامل الأربعة. فربما يتم الاتفاقعلى توزيعها كما يلي:

     العاملالأول 400 درجة والعامل الثاني 300 درجة والثالث 200 درجةوالرابع 100 درجة.

وهذا يعني أن الحد الأعلى لكل عامل لا يتجاوزهذه الحدود بأي حال. وإذا ما تم توزيع العوامل الرئيسية إلى عوامل فرعية فقد نحصلعلى التقسيم التالي:

-       المهارة والمؤهلات والخبرات :400 درجة أي تعطى نسبة 40% من الدرجة الكلية وتوزع كما يلي:

الشهادةالعلمـية              150

الخبراتالسابقة              100

الخبراتالفنـية             100

اللياقةالشخصية              50

-       المجهود الجسمي والذهني: 300 درجة أي تعطى نسبة 30% من الدرجة الكلية وتوزع كما يلي:

طبيعةالعمـل                150

الجهدالفكري                 100

الجهد العضلي                50

-       المسئولية والأهمية: 200 درجة أي تعطى نسبة 20% من الدرجة الكلية وتوزع كما يلي:

المسئوليةالمالـية            80

المسئوليةالقانونية            70

المسئولية الأدبـية            50            

-       شروط العمل وظروفه: 100 درجة أي تعطى نسبة 10% من الدرجة الكلية وتوزع كما يلي:

موقعالمكان ونظافته         50            

مخـاطره وحـوادثه         50

والخطوة الأخرى في هذهالطريقة هي أن توضع الوظائف المراد ترتيبها في ضوء أهمية النقاط المعطاة لكل عاملمن العوامل الرئيسية المحددة والفرعية المشتقة منها تبعاً لمجموع النقاط التي تحصلعليها كل وظيفة. فالوظيفة التي تحتاج إلى أعلى المهارات والشهادات والخبرات مثلاًتعطى الدرجة القصوى 400  أوأقل بقليل, ولكن إذا كانت المسئولية المناطة بها محدودة جداً فقد لا تحصل إلا علىعدد محدود من الدرجة القصوى المحددة لهذا العامل وهي 200 درجة فربما تحصل على 50 درجة فقط. وهكذا يتم تقويم كل وظيفة في ضوء هذه العواملوبالنهاية نحصل على درجات نهائية لكل من الوظائف كما هو موضح بالجدول الآتي:

الجدولرقم (3) ترتيب الوظائف بالنقاط

رقم الوظيفة واسمها

 العامل الأول

 العامل الثاني

 العامل الثالث

 العامل الرابع

 مجموع النقاط

الوظيفة رقم 1 المحاسب

 320

 250

 180

 50

 800

الوظيفة رقم 2 أمين الصندوق

 250

 200

 200

 70

 720

الوظيفة رقم 3 كاتب الحسابات

 150

 180

 150

 60

 540

الوظيفة رقم 4 المبرمج المحاسبي

 340

 200

 50

 50

 640

     وهذايعني أن وظيفة المحاسب رقم 1 جاءت في مقدمة الوظائف, بينما جاءت وظيفة كاتبالحسابات في أدناها. وهكذا تسطر الوظائف الخاضعة للترتيب حسب تدرجها في النقاطالحاصلة عليها. ويشيع استخدام هذه الطريقة أكثر من بقية الطرق الأخرى بسببمنطقيتها والدقة الكامنة فيها.

     وقدتتعدد الطرق المتبعة في الترتيب وتتشعب وسائلها خاصة في الشركات الكبيرة, غير أنفكرة الترتيب وأغراضها تظل متشابهة سواء استخدمت في القطاعات الخاصة أو في الإدارةالحكومية . والمهم في طرح هذه المفاهيم والأساليب هو إبراز دور وظيفة إدارة شئونالموظفين وتحديد مسئوليتها في إنجاز مثل هذه النشاطات الرئيسية التي أصبحت ضروريةفي تطبيقات الإدارة الحديثة, إضافة إلى تبيان أهمية الترابط بين هذه النشاطاتوتداخلها مع بعضها البعض.