تقنيات تحسين الإنتاجية الفردية و إدارة الوقت :
يستطيع
الموظف تحسين إنتاجيته و تقديم نتائج لاستغلال أمثل للطاقات و الموارد. هناك
تقنيات و إجراءات يجب إطلاع الموظفين عليها لزيادة الإنتاجية منها :
-
تحديد الأهداف و الخطط : يقوم الموظف
بتحديد أهداف و خطط عامة و تفصيلية لتنفيذ المهام المكلف بإنجازها و الالتزام
بالوقت المحدد له من قبل الإدارة في ظل تداخلات مهام قد تفقده السيطرة على الزمن.
مما يقود لإنجاز المطلوب بأقل وقت و جهد. فيزيد الإنتاجية.
-
تنظيم و ترتيب مكان العمل : الفوضى
تضيع الوقت بالرغم من اعتقاد البعض بقلة أهميتها. فبحث الموظف عن موضوع ما لمتابعة
عمله (وثيقة، ملف، ختم..) يؤدي تراكمياً لهدر نسبة من وقته كان من المفترض أن ينجز
فيها عملاً أو يستريح ذهنياً بينما هو متوتر خلال بحثه عن ما أضاعه.
-
تحديد الأولويات و
ترتيب مراحل العمل :
في إطار وضع الخطط تترتب الأولويات و تتسلسل العمليات و هو عملية متكررة يومية عند
الموظف حسب المهام و الأهداف المطلوبة و خاصة في ظل ما يطرأ من مستجدات و تداخل
للعوامل و المتطلبات أثناء التنفيذ (طلب تقرير، متابعة موضوع، السفر في مهمة..) لا
يعني هذا تعقيد الأمور فالخبرة تسرع هذا العمل.
-
العمل على تبسيط إجراءات التنفيذ :
خبرة الموظف في المهام المطلوبة و في النظم الإدارية تسهل له اتخاذ قرارات سريعة
للتنفيذ السريع دون تدخل الروتين الإداري مع الحفاظ على متطلبات الإجراءات (حصول
على موافقات أو اعتمادات) لكن بشكل شخصي لا بالبريد العادي. و عدم التكرار و
التبسيط لعدم الوقوع في خطأ.
-
العمل في بيئة مستقرة و متناغمة :
تتعلق الإنتاجية بالاستقرار الاقتصادي الواجب تأمينه ووضوح الخطط و النهج. فيتم
تجنب التشتت و إضاعة الجهد في المستجدات الدائمة و إعادة ما تم تنفيذه و بمردود
سلبي نتيجة تشكيك الموظف بقدرته على الإنجاز في الوقت المحدد.
-
التقليل من الأوضاع الضائعة و
المقاطعات : تشكيل صورة متكاملة في ذهن الموظف عن طريقة تأديته للعمل اليومي
للاستفادة من التجارب و تنظيم سلوكه. فالبعض يستمتع بأحاديث متنوعة في بداية العمل
أو نسخ الوثائق بأنفسهم و هو وقت ضائع ينبغي استثماره في ما يفيد. على الموظف حصر
ما يمكنه الاستغناء عنه من أعمال لزيادة العمل المنتِج وأوقات الراحة وزيادة
الإنتاجية.
-
التركيز على مهمة واحدة فقط : التخبط و
عدم التركيز يعيق تقدم العمل و يضعف الإنتاجية بسبب ضعف التنظيم فينجز الموظف
قسماً من مهمة ثم يلتفت لأخرى لكسب تقدم متوازي فتتشتت جهوده و يشعر بالإحباط لعدم
إنهاء أي مهمة. يجب التركيز على مهمة أساسية و معالجة الطارئ بشكل جانبي. و هي
نصائح تكتسب بالخبرة لرفع الإنتاجية.
-
التركيز على المهام التي تقدم أكبر حجم
من المخرجات : تختلف المهام طبيعة و تعقيداً و زمناً تنفيذياً. لابد قبل البدء بها
بتصنيفها حسب حجم نتائجها بالنسبة للنتائج الكلية. فمهمة ما تستهلك
65% من الوقت و تعطي
50% من
النتائج الكلية و أخرى تستهلك 60% من الوقت و
نتائجها 40% من
إجمالي المطلوب . بديهي البدء بالمهمة ذات النتائج الأكبر و إن كانت أطول.
-
البدء بالمهام التي تتطلب خيالاً
مبدعاً :يجدر تصنيف المهام المطلوبة لروتينية و غير روتينية، تتطلب الأخيرة
تفكيراً و تخيلاً يصعب تحديد تسلسل إجراءاتها. يُنصح بعدم المباشرة بالمهام
الروتينية بل بغير الروتينية لأن بداية العمل سيكونون في كامل طاقتهم الذهنية و
الجسدية النشيطة فيمكنهم إيجاد حلول إبداعية. أما الروتينية فتتطلب مستوى أقل من
التركيز فتؤجل لما بعد الانتهاء من المستجدة. لكن ماذا إذا كانت مخرجات الروتينية
هي الغالبة و ذات الأولوية الرئيسية؟ لن
نطبق القاعدة. العملية محاكمة منطقية
لتحسين الإنتاجية.
-
إعطاء أهمية لتنظيم المراسلات و
الوثائق : من تنظيم مكان العمل تنظيم المراسلات و الوثائق. فكثير من الوقت يهدر
بحثاً عن وثيقة في مكتب غير منظم فيؤخر التنفيذ و قد يؤخر عمل غيره لاحتياجه لنفس
الوثيقة و المعلومات داخلها خاصة المالية و القانونية عالية القيمة.
-
الاستخدام الفعال للتكنولوجيا المكتبية
: تدخلت تكنولوجيا المعلومات و الاتصالات بكل تفاصيل العمل و قدمت حلولاً لرفع
الإنتاجية و الجودة فأصبح العمل المكتبي سهلاً منظماً سريعاً من أرشفة وطباعة و
إرسال بريدي...لابد إذاً من إتقان التعامل مع هذه التكنولوجيا من خلال برامج
تدريبية و إلا ضاعت الوثائق و لم تستطع استثمارها بالشكل الأمثل.
-
تطوير مهارات التحليل الذهني للوصول
لأفضل النتائج : مستويات الإنتاجية العالية بحاجة لمستويات عميقة من التحليل و
التفكير الذهني لكشف كل السيناريوهات الممكنة للتنفيذ و تحديد أيها يمثل الأفضل.
-
استخدام استراحات التأمل : الانغماس في
موضوع ما يغلق التفكير في قوالب محددة لطول فترة التركيز فيه مما يقود للتقيد
بأفكار محددة يصعب الخروج منها. فينصح الموظف المنهمك بموضوع ما لفترة طويلة
بالتوقف لفترة قصيرة (15- 30 دقيقة) و التفكير بموضوع آخر لإعادة شحن ذهنه بحيث يكون ما يزال متعلقاً بروح العمل و يعود
له نشيطاًُ.
-
بذل جهود أكبر للتعامل مع مهام متعددة
ذات أولوية : يواجه الموظف خلال تحديده للأولويات و تعامله مع المستجدات، عدداً من
المهام المتنوعة لها نفس الأهمية و الأولوية. الحل الوحيد لهذا الإرباك هو بذل جهد
أكبر لإنجاز هذه الأولويات الطارئة بأسرع و أفضل ما يمكن.
-
التعامل بمرونة مع نظم المؤسسة
المختلفة : المؤسسة منظومة متكاملة لكل عنصر دوره الخاص و المتمم للآخرين. لذا
ينبغي التأكيد أن نجاح المؤسسة من نجاح الفردو الفرد لا ينجح دون نجاح المؤسسة.
لذل يجب على الموظف التعامل بمرونة و ديناميكية مع المؤسسة و تنظيمها لإنجاز مهامه
بسرعة و غلا تعرقلت الأمور و انتشرت البيروقراطية و تراجعت الإنتاجية.
إرسال تعليق