الرقابة الداخلية والخارجية

الهدف من هذه السياسة تقديم التعليمات في الجوانب التي تدعم الإدارة المالية الفعالة وتشمل ما يلى:

1-      رقابة داخلية

2-      تدقيق داخلي

3-      تدقيق خارجي

4-      مسؤولية الموظف عن أصول الجامعة

ط-1- الرقابة الداخلية

تعتبر إجراءات الرقابة الداخلية جزء لا يتجزأ من عمليات الجامعة التجارية والمالية وهى شئ أساسي لضمان رقابة إدارية جيدة. وسيتم تطوير العمليات التجارية والمالية في الجامعة وستعمل تحت  نظام الرقابة الداخلية كما يلي:

• الحفاظ على أصول الجامعة
• التأكد من دقة ومصداقية البيانات المحاسبية
• تعزيز الكفاءة التشغيلية والفعالية
• التأكد من الامتثال للسياسات واللوائح المعمول بها

يقوم رئيس الجامعة (أو مندوب له أو نائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية والمالية) بما يلي:

§         تطوير الهياكل التنظيمية لتوفير توزيع مناسب للمسؤوليات الوظيفية

§         تنفيذ إجراءات التفويض وإمساك الدفاتر التي تقوم برقابة محاسبية للأصول والمطلوبات والإيرادات والمصروفات والتغييرات في رصيد الأموال.

§         نشر الممارسات السليمة التي تكفل الامتثال إلى إجراءات التفويض المعتمدة وإمساك الدفاتر

§         تعيين الموظفين الذين لديهم القدرة على تنفيذ المسؤوليات الموكلة إليهم.

الهيكل التنظيمي:

يتم وضع الهيكل التنظيمي للجامعة لضمان استقلال مهام التدقيق الداخلي والخاص بالمحاسبة التشغيلية وأمناء الحفظ عن بعضها البعض ويتم تحديد المسؤولية والصلاحية والسياسات التشغيلية والإجراءات بشكل واضح.

التصريح وإمساك الدفاتر:

يتم الاحتفاظ بالسجلات والتقارير المناسبة كدليل على التعاملات التجارية التي تُجرى لعمليات الجامعة وعلى التصريح بهم والمراجعة اللاحقة. ويجب أن تشتمل التقارير على:

§         التوفيق بين مراقبة المحاسبات والدفاتر الفرعية حيثما يكون ذلك ملائما

§         تصنيف مجدي للمعاملات 

§         تصريحات موظفي الإشراف المناسبين

الممارسات  السليمة:

تقوم الجامعة باعتماد الممارسات التي تعزز سلامة التراخيص والسجلات وحفظ البيانات المالية والبيانات ذات الصلة. وتشتمل هذه الممارسات على مراجعة مستمرة أو فحص داخلي للمعاملات المعتادة التي تثبت أن عمل  شخص ما مستقلا أو مكملا لعمل شخص آخر. وتسعى هذه الممارسات إلى فرض توزيع الواجبات والمسؤوليات بحيث لا يكون لأي شخص السيطرة الكاملة على كافة جوانب المعاملات المالية.

مسؤولية الموظف:

يعتمد نظام الرقابة الداخلية العملية إلى حد بعيد على اختيار نخبة من الموظفين من ذوى الكفاءة والخبرة. ويلزم أن يكون لدى الموظفين التشغيلين القدرة على تنفيذ الإجراءات المنصوص عليها بكفاءة. وكذلك يجب تدريب العاملين على العمل الذي سيقومون به وينبغي التأكيد على ضرورة الالتزام بالإجراءات والضوابط المحددة لهم.

استثناءات الإجراءات الرقابية:

يلزم النظر في توزيع الضوابط الداخلية في ضوء فائدتها الاقتصادية وإمكانية تطبيقها وحمايتها للموظفين. وفي حالة تجاوز تكلفة التوزيع الخسائر المحتملة أو إذا تسببت هذه الضوابط المقترحة في عدم كفاءة العمل، يقرر رئيس الوحدة المعنية بالتشاور مع المدقق الداخلي ما إذا كانت بعض الضوابط غير مجدية ويجوز إيجاد بدائل أكثر ملائمة.

المراجعة:

يخضع نظام الرقابة الداخلية إلى المراجعة المستمرة من قبل الإداريين والمشرفين على جميع المستويات لتحديد ما يلي:

§         أن السياسات المقررة  يتم تفسيرها بشكل صحيح وتنفيذها

§         لا تؤدى التغييرات في الشروط العملية إلى تعقيد أو عدم كفاية الإجراءات أو قدمها

§         يتم اتخاذ التدابير التصحيحية فورا في حالة تعطل النظام

ط-2- مسؤولية الموظفين عن أصول الجامعة

يستخدم العاملين أصول الجامعة للأغراض المصرح بها لسياسة وإجراءات الجامعة.

يتحمل المدير/ العميد مسؤولية تنفيذ الأنظمة المناسبة للرقابة الداخلية لمنع سوء الإدارة أو الاحتيال أو السرقة أو استخدام أصول الجامعة بشكل شخصي.

يتم مراعاة التعليمات التالية للحفاظ على أصول الجامعة من خلال نظم الرقابة الداخلية:

• يتم إسناد المسؤولية والمساءلة عن أصول الجامعة المكتسبة إلى اثنين أو أكثر من الموظفين ( على سبيل المثال، ينبغي فصل مسؤولية تنظيم واستلام وجرد الأصول بحيث لا يتم إسناد جميع هذه المسؤوليات إلى الموظف نفسه).
• عند الضرورة، يتم وضع الإجراءات التشغيلية المفصلة والتي تتسق مع سياسات الجامعة وتوزيعها على العاملين؛
• يلزم أن يكون الموظفين على دراية بشأن الضوابط والحدود والإجراءات والممارسات.
• يتم التحقق من المتابعة المستمرة للضوابط الموضوعة من خلال التدقيق وأساليب أخرى لضمان معالجة الانتهاكات بسرعة وفعالية؛

يجب أن يحدد ويبلغ العاملون عن الأنشطة التي يعتقدون أنها تمثل انتهاكات ممكنة ويقومون بتقديم تقرير إلى رئيسهم المباشر الذي   يقوم على الفور  بالتصرف واتخاذ الخطوات التالية للتحقيق في الانتهاكات المزعومة:

§         المحافظة على سرية الأطراف المعنية

§         إعداد أو المساعدة في إعداد تقرير مكتوب يتضمن النتائج والتوصيات لتقديمها إلى المستوى الإشرافي التالي والمدير المالي.

ط-3- التدقيق الداخلي

قد فوض أعضاء مجلس أمناء الجامعة الصلاحيات والمسؤولية لرئيس الجامعة لتعيين المدقق الداخلي لفحص وتقييم أنشطة الجامعة المختلفة بشكل مستقل. وتتمثل الأهداف في مساعدة مؤسسات الجامعة للقيام بمسؤوليتها بشكل فعال وذلك عن طريق إمدادهم بالتحليلات والتقييمات والتوصيات والمعلومات المتعلقة بالأنشطة المدققة ولتعزيز نظم الرقابة الداخلية الفعالة. وتشمل أهداف التدقيق الداخلي:

-        تحديد ما إذا كان نظام الرقابة الداخلية الشامل بالجامعة والضوابط الإدارية للوحدات كافية وفعالة وذات كفاءة؛

-        تحديد مدى موثوقية ودقة الإجراءات والنظم المالية والمحاسبية وتقديم تقارير عنها،

-        تحديد انسجام أنشطة الجامعة مع سياسات الجامعة والإجراءات والقوانين واللوائح المعمول بها والالتزامات التعاقدية والممارسات التجارية الجيدة

-        تحديد إلى أي مدى يتم محاسبة أصول الجامعة وحمايتها من جميع أنواع الخسائر والتحقق من وجود هذه الأصول؛

-        تقييم الإجراءات التنفيذية لتحديد ما إذا كانت النتائج تتفق مع الأهداف والغايات المحددة وما إذا كان يتم تنفيذ الإجراءات على النحو المخطط له.

-        التعاون مع الوحدات الإدارية في الإجراءات والعمليات جديدة لتحديد أكثر الأساليب فعالية وكفاءة في القيام بأعمال جامعة قطر بما يتناسب مع التكاليف/ الفائدة للجامعة والضوابط الداخلية الكافية. 

يتحمل  المدقق الداخلي مسؤولية إجراء تدقيق حسابات لجميع  المنظمات والوحدات الخارجية ( كالموردين ) المسئولة أمام الجامعة إذا كان ذلك محدد في العقد/ الاتفاقية ذات الصلة. بالإضافة إلى ذلك، يجوز دعوة المدققين الداخلين لإجراء أو دعم التحقيقات على النحو المطلوب أو وفقا لتوجيهات.

ويكون النطاق العام للتغطية التدقيقية على مستوى الجامعة، ولا يجوز استثناء أي وظيفة أو نشاط أو وحدة تابعة للجامعة من التدقيق والمراجعة. ولا يجوز لأي موظف أو مسؤول إداري منع المدقق الداخلي من فحص أي سجل للجامعة أو مقابلة أي موظف أو طالب يعتقد المدقق أنه يتعلق بالتدقيق والمراجعة.

المدقق الداخلي يتبع تنظيميا" لرئيس الجامعة ولكن هذا لا يمنع في بعض الحالات بأن يقوم المدقق الداخلي بتقديم التقارير مباشرة" لرئيس اللجنة التنفيذية لمجلس الامناء. 

ط-4- المُدقق الخارجي

يطلب مجلس أمناء الجامعة تدقيق السجلات المالية للجامعة سنويا من قبل شركة محاسبة عامة المعتمدة وتقديم رأي تدقيق الحسابات عن القوائم  المالية للجامعة.

يعتبر رأى المدقق المستقل ملحق مطلوب في القوائم المالية. ويشير الرأي المطلق للمدقق أن القوائم المالية تعرض بدقة، من كافة النواحي الجوهرية، المركز المالي وعمليات المؤسسة.

يقوم مجلس أمناء الجامعة بتعيين المدقق الخارجي ويحدد له أجر لمدة عام واحد. ويتم تأكيد تعيين المدققين الخارجيين أو تعيين مدققين خارجيين جدد. وفي جميع الأحوال، يتم تغيير المدقق الخارجي بعد مرور خمس سنوات متتالية.

ويعمل المدير المالي على التواصل مع المدققين الخارجيين.

ط-5- إعداد التقارير والتحقيق في عمليات الاحتيال

تنطوي عمليات الاحتيال والنصب بشكل عام على إساءة الاستخدام المتعمد أو تحويل ممتلكات الجامعة أو مواردها لاستخدامات لأغراض شخصية لا تخص الجامعة. يُحظر على الموظفين الحصول على أي فائدة غير مصرح بها لأنفسهم أو لآخرين عن طريق الغش أو التضليل أو أية أساليب أخرى غير أخلاقية. وتشمل  أمثلة الاحتيال المندرجة  تحت هذه السياسة أي فعل غير قانوني  يقوم به الموظف بما في ذلك قبول أو عرض الرشاوى أو العمولات أو الحسومات أو الاختلاس أو التزوير أو اختلاس الأموال أو الممتلكات والمعدات أو سرقة النقدية أو الأموال أو الخدمات، أو القيام بأفعال لإخفاء أو المداومة على عمل غير قانوني.

مسؤولية الإدارة:

يتحمل رئيس الجامعة ونوابه والعمداء ومديري الأقسام مسؤولية الكشف عن الأنشطة الاحتيالية في نطاق مسؤوليتهم وينبغي أن يكونوا على دراية بأنواع المخالفات التي من الممكن أن تحدث داخل نطاق مسؤوليته ويحذروا من أي شيء يشير إلى وجود عمل غير صحيح أو غير شريف. وعندما يتم الكشف عن أو الاشتباه في وجود عمل غير صحيح أو غير شريف تتخذ الإجراءات المناسبة في الوقت المناسب لتحديد ما إذا كان ذلك مجرد خطأ أو سوء فهم أم هناك عملية احتيال. ويجوز للمدقق الداخلي بالجامعة التحقيق في الحالات التي من الممكن أن تشمل عمليات احتيالية.

مسؤولية الموظف

يتحمل موظفي الجامعة مسؤولية الحفاظ على موارد الجامعة وضمان استخدامها في الغايات المسموح بها وفقا لقواعد الجامعة وسياساتها والقوانين المعمول بها. ويعتبر تلقى أو استخدام أي موظف لموارد الجامعة لأهداف لا تتعلق بالجامعة أو لتحقيق مكسب شخصي انتهاكا لسياسة الجامعة.

ويلتزم أي موظف لديه أي سبب للاعتقاد بأن هناك واقعة (وقائع) احتيال وغش بالإبلاغ عن ذلك وتقديم جميع المعلومات ذات الصلة إلى الجهة المناسبة بالجامعة. وعند ملاحظة أو اشتباه الموظف أو معرفته بطريقة أخرى بوجود عملية احتيال، عليه إبلاغ مشرفه. وفي حالة ما إذا كان لدى الموظف سببا للاعتقاد بأن مشرفه قد يكون متورطا في عملية الاحتيال، عليه إبلاغ المستوى التالي الأعلى في الإدارة أو مسئولي الجامعة الآخرين أو المدقق الداخلي بالجامعة.

الإجراءات الجزائية 

تتخذ الجامعة الإجراءات التأديبية والقانونية المناسبة ضد الموظفين الذين يقومون بعمليات احتيال وغش. ويجوز أن تشمل إجراءات الجامعة إنهاء العمل وسحب التفويض  وإبلاغ السلطات المختصة وفقا للسياسات المعمول بها.

التعريفات

فئات كود الحساب

تعتبر فئة كود الحساب تجميع لحسابات دفاتر الأستاذ العامة المماثلة والتي تصف فئة الحساب (على سبيل المثال النفقات العامة والنفقات الإدارية، وما إلى ذلك)

حسابات المقبوضات/ الذمم الدائنة  

هي المبالغ المالية الموجودة كمطالبات صحيحة تطلبها الجامعة من المدينين عن الخدمات المقدمة أو بيع سلع.  

أساس الاستحقاق المحاسبي

هو الأساس المحاسبي الذي يتم بموجبه إدراج المعاملات والأعمال الأخرى عند حدوثها  ( ليس فقط عند استلام أو دفع النقدية أو ما يعادلها) ولذلك، يتم تسجيل المعاملات والأحداث الأخرى في السجلات المحاسبية وإدراجها في القوائم المالية للفترات التي تتعلق بها.  

الأصول الرأسمالية

هي عبارة عن أشياء ملموسة يتم الاحتفاظ بها لاستخدامها في توريد أو إنتاج الخدمات أو السلع أو للتأجير للغير أو لأغراض إدارية والتي من المتوقع استخدامها لمدة تزيد عن عامين وتبلغ تكلفة الشراء 20000 ريال قطري. تتضمن قيمة الأصول الرأسمالية سعر الشراء وتكاليف ( الشحن والمناولة ) ومصاريف التركيب وجميع النفقات الأخرى المتكبدة لتجهيز البند لاستخدامه المخصص له. وتشتمل أيضا على التحسينات التي تزيد من القيمة أو مد العمر الافتراضي للأصول الرأسمالية. 

 الرسملة

الرسملة هي تسجيل التكلفة كأصل رأسمالي خاضع للإهلاك على مدى العمر الافتراضي المقدر له، بدلا من تسجيلها كمصاريف عن فترة محاسبية واحدة.  

ميزانية رأس المال

هي عبارة عن جزء من برنامج التحسينات الرأسمالية المعتمد من قبل مجلس أمناء الجامعة والذي يشمل جميع المشروعات الرأسمالية التي خصص لها التمويل في سنة مالية.

برنامج التحسينات الرأسمالية 

يشتمل برنامج التحسينات الرأسمالية على جميع المشروعات الرأسمالية, بصرف النظر عن حجمها، والتي تمولها صناديق الدولة والجامعة. ويعتبر برنامج التحسينات الرأسمالية عبارة عن عملية مستمرة لتقييم الموارد والفرص والاحتياجات الرأسمالية وتقييم امتثال المشاريع المحتملة مع الأولويات الأكاديمية و واستراتيجيات الاستثمار للمنشأة ووضع أولويات لتنفيذ المشروعات.

المشروع الرأسمالي

يعرف المشروع الرأسمالي بنفقات رأسمالية غير متكررة لامتلاك أو تشييد أو تحسين مرفق  دائم. وتصنف المشروعات الرأسمالية إلى أربع أنواع وهي:

1-      بناء منشأة جديدة من أجل استخدامات/ برامج  جديدة أو ممتدة أو محسنة أو استبدال المنشأة الحالية أو امتلاك أرض أو منشأة.

2-      تهيئة المنشآت الموجودة للاستخدامات والبرامج الجديدة والممتدة.

3-      تجديد المنشآت القديمة دون توسع في الاستخدامات والبرامج.

4-      مشاريع غير تشيديه.

نقطة تحصيل النقدية

هي موقع دائم أو مؤقت يحدده المدير المالي لتسهيل استلام وصرف النقدية والشيكات.

الإهلاك

التخصيص المنتظم للمبلغ القابل للإهلاك لأصل خلال عمره الافتراضي.

المبلغ القابل للإهلاك

وتكلفة الأصول أو أي مبلغ آخر يحل محل التكلفة في القوائم المالية مخصوما منه قيمتها المتبقية.

الهبات والهدايا

تعتبر الهبات والهدايا تبرعات تتلقاها الجامعة في شكل نقود وأوراق مالية وغيرها من الأصول لأغراض مقيدة وغير مقيدة.

السنة المالية

هي فترة اثني عشر شهرا توافق عليها الجامعة لإعداد القوائم المالية. وفي الوقت الحاضر تبدأ من 1 أبريل حتى 31 مارس.

القيمة العادلة

هي المبلغ الذي يمكن أن يتم به استبدال أصل أو تسوية مطلوبات بين أطراف مطلعة وراغبة في عملية تجارية بحتة.

أمين المصروفات النثرية

هو الشخص المعين المسؤول عن حفظ صندوق المصروفات النثرية وكذلك الالتزام بسياسة الجامعة في جميع المصروفات والمبالغ المدفوعة من الصندوق.

الجدول الزمني لحفظ السجلات والتخلص منها

هو عبارة عن جدول زمني يحدد الفترة التي يتم فيها تخزين معلومات محددة خاصة بالجامعة. ويحدد الجدول أيضا السجل/ الوثيقة وصيغتها في التخزين.

القيمة المتبقية

صافي المبلغ الذي تتوقع المنشأة الحصول عليه مقابل الأصل في نهاية عمره الافتراضي بعد خصم التكاليف المتوقعة من التصرف فيه.

الطلاب المدعومين

هم الطلاب الذين ترعاها مختلف الإدارات الحكومية أو الشركات. وتحتفظ الجامعة بقائمة الكيانات المعتمدة التي يمكن أن ترعى الطلاب.

المنظمة الراعية

هي المنظمة التي ترعى طلاب الجامعة لغرض التعليم و/ أو أي برامج/ أحداث أخرى.

طريقة القسط الثابت

وهي طريقة حساب الإهلاك على أساس مرور الوقت، مع إدراج رسوم دورية متساوية طوال العمر الافتراضي المقدر للأصل. ويتم الحساب كما يلي:

مصروفات الإهلاك = (تكلفة الأصول - القيمة المتبقية) / (العمر الافتراضي المقدر)

العمر الافتراضي للأصول الرأسمالية

الفترة الزمنية التي يكون من المتوقع خلالها استخدام الأصل من قبل الجامعة.

شيكات لم يتم تحصيلها

هي الشيكات التي ترسل بالبريد أو يتم تسليمها إلى المستفيد ولم يتم تحصيلها.

الشيكات غير المطلوبة

هي الشيكات التي يحتفظ بها أي مكتب بالجامعة لإصداره أو تسليمه إلى المستفيد بما في ذلك الشيكات التي ترسل بالبريد إلى المستفيد وتعود للجامعة.

إدارة المنح والعقود والاتفاقيات التعاونية

تحدد هذه السياسة المبادئ الأساسية للإدارة السليمة وإدارة المنح والعقود والاتفاقيات التعاونية للبرامج التي ترعاها الجامعة في التعليم والبحث والخدمة العامة. وتوفر الضوابط المناسبة للإدارة المالية والضوابط الإدارية والمحاسبية الحكيمة والفعالة للعقود والمنح للبرامج التي ترعاها.

تشارك الجامعة في مجموعة واسعة من البرامج والمشاريع وغيرها من الأنشطة التي تدعمها أموال من الوكالات والمنظمات الخارجية. وتُحفظ الأموال الواردة لهذه البرامج كأموال ائتمانية من قبل جامعة ويتم عمل لها موزانات واحتسابها بشكل منفصل. ويتم تصنيف الآليات التي تستخدمها المنظمات الخارجية لتقديم الدعم إلى ثلاثة أنواع: المنح والعقود والاتفاقيات التعاونية.

وإجراءات الجامعة للإدارة المالية والمحاسبية فيما يتعلق بالآليات العامة الثلاثة واحدة. ويتم التعامل مع كل منها من قبل الجامعة باعتبارها مواصفات الالتزامات التي قد تتطلب مسؤولية محاسبية منفصلة عن النفقات ودليل على أن الأداء ينسجم مع نوايا الراعي.

تنطبق هذه السياسة على جميع الوحدات التنظيمية التابعة للجامعة.