خطوات تحليل النظم

خطوات تحليل النظم

1) الحاجة إلى تحليل النظم:

تسبق عملية تحليل النظم وجود بعض المشاكل تستدعي القيام بتحليل النظم. ويكون لهذه المشاكل أعراض أو ظواهر تدل على وجودها. وتتمثل أهم مشاكل النظم فيما يلي:

    تغيرات داخلية

    تكنولوجيا المعلومات

    قصور في النظام الحالي

وتظهر الأعراض أو الظواهر التي تدل على وجود هذه المشاكل التي تتطلب تحليل النظم من شكاوى مستخدمي نظام المعلومات سواءً الداخليين أو الخارجيين.

2) تحديد المشكلة:

عند اكتشاف أعراض لوجود مشكلة معينة في نظام المعلومات ، يبدأ محلل النظم في التحديد الدقيق للمشكلة. ويشمل هذا التحديد ثلاث عناصر مهمة وهي:

    موضوع المشكلة

    نطاق المشكلة

    الأهداف

بعد الإنتهاء من تحديد موضوع ونطاق وأهداف المشكلة يتم وضع هذه النتائج في تقرير للحصول على موافقة إدارة المنشأة في إجراء تحليل للنظام الحالي. يجب أن يشتمل التقرير على الشرح الوافي للمشكلة وجوانبها المختلفة بما يبعث الثقة لدى إدارة المنشأة في فهم محلل النظم للمشكلة فهماً واضحاً.

3) قيود تحليل النظم:

يجب على محلل النظم بعد تحديد المشكلة وقبل البدأ في تحليل النظام الحالي أن يأخذ في الاعتبار القيود والمحددات التي قد تتعارض مع أهداف النظام. لذلك يعتمد نجاح نظام معلومات معين على قدرته على تحقبق أهدافه في ظل هذه القيود. ومن أهم القيود ما يلي:

    سياسة الإدارة

    الأفراد

    المقاومة للتغيير

    الموارد المالية

    التقنية المتاحة

    القيود البيئية

4) فهم النظام الحالي:

يجب على محلل النظم الحصول على فهم كامل لتتابع عمليات النظام ، وأوقات التشغيل ، وحجم العمل الذي يتم تشغيله ، وتكاليف التشغيل الحالية. ويُعتبر فهم النظام الحالي مهم جداً للأسباب الآتية:

    فهم محلل النظم للعمليات الأساسية في النظام وتدفق البيانات والمعلومات والعلاقات بين النظام والنظم الأخرى العاملة في المنشأة.

    هذا الفهم يُساعد محلل النظم على التحقق من أن النظام الحالي يحتاج إلى تحسين بالفعل.

    تجميع بيانات عن النظام الحالي تُفيد في عملية المقارنة مع النظام الجديد حيث يتم تجميع بيانات عن التكاليف الفعلية للنظام ومقارنتها مع التكاليف التقديرية للنظام بعد تطويره أو التكاليف التقديرية للنظام الجديد. وتُفيد هذه المقارنة في بيان امكانية تنفيذ النظام المطور أو الجديد وكذلك الحصول على أجهزة جديدة.

    يُشرك محلل النظم معه من يستخدمون النظام المحسن أو النظام الجديد مما يُولد لديهم احساس بأهمية المساعدة في تطوير هذا النظام وبالتالي ضمان قبولهم له وكذلك تعاونهم الفعال في انجاح النظام بعد تنفيذه.

وسائل فهم النظام الحالي:

يُوجد العديد من الطرق المتاحة لجمع الحقائق التي تُساعد على فهم النظام الحالي ويعتمد الاختيار من بين هذه الطرق على حجم المشكلة ، نوع النشاط ، درجة تعقيد المشكلة ، والوقت المتاح لإكمال عملية تحليل النظام. ومن أهم الطرق المستخدمة ما يلي:

    المقابلات الشخصية : ويُعاب عليها صعوبة التمييز بين الإجابات الصريحة وبين الإجابات المنمقة لإرضاء محلل النظم. كما يُمكن أن تهدف الإجابات إلى تحقيق مصلحة شخصية لمن تتم مقابلته.

    قوائم الإستبيان: وتمتاز بقلة الوقت والمجهود في تحضيرها وسهولة جمع البيانات باستخدام هذه القوائم. ولكن يُعاب عليها أن إجابات الأسئلة المحددة قد تكون خاطئة لأن السؤال قد لا يكون مفهوماً وكذلك عدم قدرة محلل النظم على وضع الأسئلة بدون التصور المسبق لما ستكون عليه الإجابة مما يُؤدي إلى ان تكون الإجابات متحيزة لصالح النتائج التي تصورها محلل النظم مسبقاً.

    تحليل المدخلات والمخرجات: ويمتاز بفاعليته في تقييم النظام الحالي كما أنه عادة ما يُستخدمه محلل النظم عندما يكون اهتمام الإدارة بتحسين النظام الحالي أكبر من اهتمامها بإجراء تعديلات جوهرية في النظام أو وضع نظام جديد. غير أنه يُعاب عليها قدرتها المحدودة على تحديد الاحتياجات المستقبلية في ظل النظام الحالي.

    تحليل المستندات: يُمكن لمحلل النظم أن يفحص ثلاثة أنواع من المستندات هي:

    المستندات الأساسية

    تقارير المخرجات

    الخرائط والكتيبات

5) تحليل نتائج الدراسة:

    الهدف من جمع الحقائق عن النظام الحالي هو فهم ما يتم عمله ، وكيف ، ومن الذي يقوم به، وأين ، ومتى. وبعد تجميع هذه الحقائق يتم تحليلها للإستفادة منها في تحسن النظام الحالي أو تصميم نظام جديد.

    تكتمل عملية تحليل نتائج دراسة النظام الحالي بوجود مجموعة من المعايير التي تُستخدم في تقييم النظام الحالي. وتُتمثل هذه المعايير في أهداف النظام الكفؤ والفعال. فبالإضافة إلى أن الهدف الأساسي لأي نظام معلومات هو توفير المعلومات المفيدة لإدارة المنشأة لأغراض التخطيط والرقابة ، هناك مجموعة أخرى من الأهداف العامة للنظام منها:

    البساطة      Simplicity

    المرونة       Flexibility

    امكانية الاعتماد عليه    Reliability

    الوقتية        Timeliness

    جدوى النظام   Feasibility

6) تحديد احتياجات المستخدمين:

    تحديد احتياجات المستخدمين من المعلومات من الخطوات الهامة في مرحلة تحليل النظام.

    تبدأ عملية تحديد احتياجات المدراء كمستخدمين أساسيين لنظام المعلومات بتحديد نقاط اتخاذ القرارات والمدير المسئول عن كل نقطة من هذه النقاط ثم يُطلب من كل مدير تحديد مسئولياته أولاُ ثم يُحدد المعلومات التي يحتاجها للقيام بهذه المسئوليات.

    تُساعد عملية تحليل القرار على تحديد محتويات وخصائص المعلومات التي يحتاجها كل مدير.

    بعد تحديد احتياجات المديرين من المعلومات يتم تصنيف هذه الاحتياجات والربط بينها مع تحديد الاحتياجات المشتركة بين عدد من المديرين.

7) تحديد متطلبات النظام:

    يجب أن تكون هذه المتطلبات شاملة لتغطي كل صغيرة وكبيرة في النظام.

    يجب أن تكون مرنة بحيث يُمكن تعديلها إذا تطلب الأمر أثناء عملية التصميم.

    يجب على محلل النظم أن يحدد المتطلبات من النظام المعدل أو النظام الجديد في شكل:

    المخرجات التي يجب انتاجها

    المدخلات المطلوبة لإنتاج المخرجات

    العمليات التي يجب تنفيذها لإنتاج المخرجات

    الموارد التي استخدامها لإنتاج المخرجات

    الرقابة التشغيلية والرقابة المحاسبية

8) دراسات الجدوى:

    تهدف هذه الدراسات إلى التحقق من امكانية التحسينات المقترحة في النظام الحالي أو تنفيذ النظام الجديد بتكلفة مقبولة.

    الآثار المترتبة على التغييرات الكبيرة في النظم لا تظهر في الحال ولكنها تحتاج إلى فترة طويلة بعد اتمام التعديلات وترتب عليها انفاق رأسمالي كبير.

    تشتمل هذه الدراسات على العديد من النواحي وهي:

    الجدوى الفنية

    الجدوى الاقتصادية

    الجدوى التشغيلية

    الجدوى القانونية والبيئية

9) تقرير تحليل النظم:

    بعد الإنتهاء من دراسات جدوى التحسينات المقترحة للنظام الحالي أو جدوى النظام الجديد تكون مرحلة تحليل النظم قد اكتملت.

    يتم استخلاص نتائج مرحلة تحليل النظم وعرضها في تقرير على الإدارة العليا للمنشأة للموافقة عليه.

    يشتمل هذا التقرير على كامل نتائج الدراسة مدعمة بكل المستندات والوثائق التي اُستخدمت في التحليل مثل خرائط التدفق ونتائج المقابلات الشخصية ووثائق دراسات الجدوى ومنها:

    أهداف وقيود النظام محل الدراسة

    نطاق النظام

    ملخص للمشاكل في النظام

    ملخص لإحتياجات المستخدمين من المعلومات

    ملخص لمتطلبات التعديل أو تغيير النظام

    نتائج دراسات الجدوى

    الجدول الزمني للمراحل التالية

يخدم هذا التقرير في توثيق نتائج التحليل وأيضاً يُستخدم من قبل إدارة المنشأة لتقييم ومتابعة نتائج التنفيذ.