خطوات المعايرة النموذجية

خطوات المعايرة النموذجية Benchmarking Steps:

تحديد فكرة المشروع الرئيسية ومن ثم اختيار الشركة المثالية التي سيتم عمل المقارنة معها.
وهناك عدة نسخ من خطوات عملية المعايرة النموذجية تستخدمها شركات ناجحة، والفرق فيما بينها إن بعض الخطوات تقسم إلى خطوات عديدة. لكن من أشهر هذه النسخ وأسهلها هي تلك الخطوات المبنية على أساس دورة ديمنغ Deming Cycle للتحسينات المستمرة (Plan-Do-Check-Act)، وهي كما يلي:

1.    التخطيط Planning: وضع حدود الأهداف والتطوير

يقوم فريق المعايرة النموذجية بتحديد احتياجات المستهلك وهي:

-         الاحتياجات التي لم يتم تلبيتها بعد (مثل الجودة، التكلفة)

-         الاحتياجات التي يتم تلبيتها بشكل جيد من قبل المنافسين

-         الاحتياجات التي يتم تلبيتها، ويمكن ان يجري تحسينها.

-         ويساعد أيضا في تحديد الاحتياجات المتجددة للمستهلكين، من اجل إجراء التغييرات والتحسينات المطلوبة.

بناءا على ذلك يقوم فريق المعايرة بتصميم خطة المقارنة:

•         التحضير المفصّل لطبيعة المعلومات المراد جمعها

•         اتخاذ خطوات لتعريف المعلومات والميزات التي يمكن تقديمها للشركات الأخرى، ويمكن أن يتم ذلك من خلال عمل المعايرة النموذجية داخليا.

•         التفاوض مع الشركات المختارة للحصول على الاتفاقيات الرسمية التي نحتاجها لإجراء الدراسة. اختيار شكل تبادل المعلومات

•         قبل البدء بعملية المعايرة النموذجية، يجب تحديد ما نرغب بعمل المقارنة له، ويجب ان تكون المقارنة مع تلك الأنشطة التي تكمن فيها إمكانية حقيقية لإضافة ميزة تنافسية مستديمة للمنظمة. ويجب ان تختار هذه وفقا لبعض المعايير الرئيسية مثل:

- ان تكون من صميم نفس العمل، وذات عامل حاسم بالنسبة للمنافسة

- حجم الإنتاج، تكلفة المنتج، القيمة – من حيث مقدار العائد للمنظمة، او المنفعة للمستهلك.

- سهولة القياس وعمل المقارنات

- العمليات التي يصعب السيطرة عليها، او العمليات التي تتفاوت في الأداء، وتؤثر على الأرباح والتكاليف، وإمكانية تعظيم الإرباح من خلال إجراء التحسينات

- تحديد مع من نريد إجراء المقارنة Benchmarking Partners

- تحديد منهجية جمع البيانات

ويقوم فريق المقارنة بالنفاذ إلى احتياجات المستهلكين الرئيسية، وتحديد العمليات في المنظمة التي تلبي هذه الاحتياجات. وعندما تحدد احتياجات المستهلك، فان العمليات التي تلبي هذه الاحتياجات تصبح عمليات حاسمة وهامة. وعملية المعايرة النموذجية تتم فقط على العمليات الحاسمة.

ويحتاج فريق المعايرة إلى ما يلي:

-         فهم العمليات الحاسمة  Critical processesوكيف يمكن قياسها

-         تقرير نوع البيانات المطلوبة، وكيف سيتم جمع هذه البيانات

-         تحديد أعضاء فريق المعايرة

كما أن الخطوة الرئيسية في مرحلة التخطيط الثانية هي استخدام خرائط التدفق حتى يتم فهم العمليات بصورة أفضل. فالفريق بحاجة الى فهم العمليات وكيفية قياسها، من وجهة نظر الفريق، ومن وجهة نظر المستهلك. ويجب ان تكون القياسات المختارة صالحة لمقارنة الأداء مع شريك آخر (او منظمة اخرى). واذا كانت المقاييس المختارة تستخدم معلومات يمكن ان تكون حساسة للشريك الآخر، فهي ليست جيدة.

ويجب أن تركز جهود المعايرة النموذجية على المستهلكين المهمين وعلى احتياجاتهم الأكثر الأهمية:

-         تحديد المنتجات ونوعية المستهلكين لها

-         تحديد شرائح وفئات المستهلكين

-         تحديد كبار المستهلكين من حيث القيمة والحجم

-         وضع قائمة باحتياجات كبار المستهلكين وشكاويهم

-         تحديد العمليات التي تؤثر على احتياجاتهم او شكاويهم

-         تحديد العمليات التي تضيف القيمة الأكبر، وتلك التي تضيف التكاليف الأكثر.

-         الربط بين الهدف من دراسة المعايرة النموذجية والأهداف التنظيمية

-         العمليات الحاسمة المستهدفة والمتعلقة بتلبية وتحقيق احتياجات المستهلكين

-         ضرورة وجود راعي لبرنامج المعايرة Sponsor (شخص ذو نفوذ ومكانة رفيعة في المنظمة من اجل فعالية المعايرة)، حيث يمكنه اتخاذ الإجراءات اللازمة وتنفيذ التحسينات المطلوبة

-         تشكيل فريق المعايرة النموذجية، يكون خليط من المهارات المتنوعة

-         وضع خطة لجمع البيانات