مراحل إعداد خطط العاملين بالمنظمات العامة

مراحل إعداد خطط العاملين بالمنظمات العامة

        الخطة بوجهعام هي حصيلة عملية التخطيط, كما تعد بمثابة المرشد العملي للتنفيذ لكونها توضحالخطوات والمراحل الزمنية التي تلتقي فيها الجهود نحو الهدف المنشود. وخطة القوىالعاملة لا تخرج عن هذا الإطار؛ فهي تعد حلقة مهمة في التخطيط التنمويوالاستراتيجي للمنظمات الحكومية على اختلاف مستوياتها وقطاعاتها. ولم يعد بإمكانأية منظمة عصرية أن تعمل بدون خطة للعاملين تحدد ما ينبغي فعله لسد احتياجات المنظمةمن الطاقات البشرية ذات الكفاءة والفاعلة بالوقت المناسب وضمان حسن اختيارهاوتوظيفها والحفاظ عليها وترشيد نفقاتها وتكاليفها. وتعد خطط القوى العاملةالمتعاقبة بمثابة السجل التوثيقي الذي يعكس مراحل نمو العاملين فيها عبر تاريخهاالطويل. ناهيك عن كونها آلية عمل لتوزيع المهام والمسئوليات ضمن أقسام وشعب إدارةشئون العاملين المتعددة وتنسيق علاقاتها وأنشطتها لتتكامل وتتوحد دون تضارب أوتعارض أو تداخل.

والذي يميز خطط القوىالعاملة عن غيرها من الخطط هو دورها في ربط التخطيط الاستراتيجي بالتخطيط الإداري.والشكل رقم(7) يوضح هذه العلاقة التكاملية والعضوية بين التصورات المستقبلية التيتطرحها الخطة الاستراتيجية وبين التدابير التي تتخذها الإدارات الفرعية والأقسامالتشغيلية في ضوء ذلك.

التخطيط الاستراتيجي للمنظمة

احتياجات المنظمة من العاملين

العاملون الحاليون والمتوقع عودتهم

1

2

3

-  التنبؤ بالظروف الاقتصادية

-  التنبؤ بالتكنولوجيا المتجددة.

-  التنبؤ بالسوق والزبائن.

-  التنبؤ بالتطوير التنظيمي

-  الأعداد الإجمالية المطلوبة.

-  مهاراتهم ومؤهلاتهم.

-  عناوين الوظائف.

-  الحلقات والدرجات.

-  بقاؤهم واستمرارهم.

-  المتوقع خروجهم وتسريحهم.

-  المتوقع عودتهم.

-  معدلات الدوران المحتملة.

4

وجود فائض

وجود نقص

-  ساعات عمل إضافية

-  تعيين أو إعادة تعيين

-  ترقيات لمواقع شاغرة.

-  تدريب لسد النقص

-  تسريح مؤقت

-  تقاعد مبكر

-  تقليص ساعات عمل

-  إجازات بدون مرتب

القرارات

المتوقعة

القرارات

المتوقعة أو التباين والاختلاف

أما الشكل التخطيطي أدناه فيوضح الدور الذي يمكن أن تلعبه إدارة شئون العاملين من خلال عملية التخطيط للقوىالعاملة في المنظمة ومساهمتها في خدمة الإدارات التشغيلية والتطويرية من أجل تحقيقالأهداف الاستراتيجية (Mintzberg,1994,p.114).

إدارة الإنتاج

إدارة التسويق

إدارة الخدمات

إدارة التطوير

الأهداف الإستراتيجية

إدارة التطوير

إدارة المالية

وانطلاقا من هذهالعلاقة التكاملية القائمة على ربط الأجزاء في كل منظمة وجمع الأنساق الفرعية فينسق كلي فإن مسئولية وضع خطة القوى العاملة لم تعد توكل حصراً بإدارة شئونالعاملين كما كانت عليه الحال في المنظمات التقليدية التي تتمسك بمبدأ تقسيم العملوتوزيع المسئوليات والفصل بين من يخطط ومن ينفذ. بل هي حصيلة عمل جماعي تشارك فيهجميع الإدارات ومختلف المستويات ابتداء من القاعدة صعوداً إلى القمة. وهذا لا يلغيدور إدارة شئون العاملين الأساسي في وضع النماذج وإعداد الاستبانات وتصميم البرامجالحاسوبية وتهيئة جميع المستلزمات التي تتطلبها عمليات جمع المعلومات وإجراءالمقابلات وتحليل البيانات والتنسيق بين جميع الإدارات لتوحيد متطلباتهاواحتياجاتها. فهي إدارة فتية ومساعدة وخبيرة قدر تعلق الأمر بوظيفة التخطيط للقوىالعاملة. ومن الطبيعي أن تتم صياغة الخطة كمشروع أولي وتعرض للدراسة والمناقشةوالحوار قبل أن تصاغ بشكلها النهائي وترفعها الإدارة إلى الجهة المختصة لإقرارهاوإصدارها بقانون أو بقرار لتصبح ملزمة للأطراف التي شملتها وشاركت في وضعها.

    وهكذاتمر خطة القوى العاملة بمرحلة الإعداد وتهيئة المستلزمات ثم مرحلة جمع المعلوماتوتوحيدها وتحليلها لصياغتها وعرضها للنقاش والحوار قبل أن تتم المصادقة عليها ثموضعها موضع التنفيذ. وآخر مرحلة هي المتابعة والتقويم للتأكد من أن الجهات المعنيةقد التزمت فعلاً بما يدور في الخطة وأن مضمونها وما جاء فيها، ظل مطابقاً للتوقعاتوللتنبؤات التي وضعت في ضوئها. وقد يتم التدخل في أي مرحلة من مراحل التنفيذلإجراء بعض التعديلات عليها لتكون عملية وواقعية وتتكيف لما يقع من ظروف مستجدة أولم تكن في حسبان المخططين.