دور نظم المعلومات في التخطيط للموارد البشرية

دور نظم المعلومات في التخطيط للموارد البشرية

وتشملهذه النظم الإحصاءات والبيانات المتعلقة بشئون العاملين وخلفياتهم الشخصيةوالسياسات والتشريعات واللوائح المنظمة لعلاقاتهم وحقوقهم والتي يتم جمعها وخزنهاوتحديثها واسترجاعها عند الحاجة. وهناك ثلاث طرق يمكن استخدامها في إعداد وإدارةهذه النظم (النجار،1998،ص32).

·   طرق يدوية: تستخدم السجلات والملفات لحفظالمستندات والقرارات والوثائق الرسمية والتي يتم ترتيبها وترقيمها وحصرها ليسهلالرجوع إليها. كما يتم تفريغها أحيانا ببطاقات موجزة تستخدم كدليل للرجوع إلىالملف أو السجل.

·   طرق يدوية وآلية معاً: وهي خطوة متقدمة علىالسجلات حيث يتم استخدام بعض المعدات والأجهزة إما لتصوير الوثائق بشفافياتوأفلام  ومصغرات فيلمية, أو تسجيل بعضالمعلومات على الحاسب ليسهل تحليلها والرجوع إليها. لكن ذلك لا يلغي دور السجلاتوالملفات التي يعول عليها في اتخاذ القرارات الرسمية. أما ما تنتجه الآلات أوتغطيه من تقارير فهي تساعد في الإحصاءات والبحوث والدراسات وإعداد التقارير.

·   النظم والبرمجيات الحاسوبية: وهنا يتم تفريغجميع القرارات والمعلومات والبيانات المتعلقة بالعاملين وحقوقهم وسياساتهم ونظمهمعلى أجهزة الكمبيوتر وتوضع البرامج التي تعالج هذه البيانات وتوحدها وتحللهاوتغذيها وتخزنها بملفات ثم يقوم الحاسب بجمع البيانات من الملفات المختلفة وإعطاءمعلومات جديدة عن الحاضر والمستقبل. وهذا يقلل إن لم  يلغ دور الإخصائيين والمحللين اليدويين، ويخففمن استعمال الملفات والسجلات الشخصية. وتسهم هذه النظم في تبادل المعلومات ونقلهابين المستويات والأقسام والمسئولين عبر المبنى الواحد وعبر القطر الواحد وعبرالأقطار المختلفة بالصوت والصورة. ومن مستلزمات أي نظام معلوماتي متكامل للمواردالبشرية ومنهم العاملون بالخدمة المدنية ضرورة توفر قاعدة البيانات التي يفترض أنتحتوي على الملفات والكشوف والجداول بشأن الموضوعات التالية:

أ ـ  بيانات تتعلق بالعاملين وأوضاعهم وتشمل:

-  ملفا بأسماء العاملين تبعاً لتــاريخ دخولهمالخدمة في المنظمة أو في الدولة (اليوم / الشهر / السنة).

-  ملفا بأسماء العاملين تبعاً لتواريخ ميلادهم(اليوم / الشهر/السنة).

-  ملفا بأسماء العاملين حسب الإدارات التي يعملونفيها.

-  ملفا بأسماء العاملين حسب عناوين الوظائفوالمهن الحالية.

-  ملفا بأسماء العاملين حسب الرواتب والأجور التييتقاضونها.

-  ملفا بأسماء العاملين حسب المؤهلات العلميةوالتعليمية.

-  ملف بأسماء العاملين حسب جنسهم وجنسيتهم.

-  ملفا بأسماء العاملين حسب تواريخ استحقاقهمللعلاوات والترقيات وللتقاعد.

-  ملفا بأسماء العاملين حسب تواريخ استحقاقهمللإجازات الاعتيادية والدورية.

-  ملفا بأسماء العاملين حسب تقارير الأداء السنويونتائج تقويم الأداء.

-  ملفا بأسماء العاملين حسب الدورات التدريبيةالتي شاركوا فيها أو المتوقع إلحاقهم بها.

-  ملفا بأسماء العاملين حسب الحوادثوالإصابات  التي تسببوا فيها والأمراضالمهنية التي يعانون منها. والملفات هذه تكون مخزنة بالحاسب وفق برنامج يعدهمتخصصون في نظم المعلومات وقواعد البيانات.

ب ـ  بيانات تتعلق بالوظائف وتشمل:

-   توصيفا لجميع الوظائف يبين واجباتها وظروفهاالمحيطة بها.

-   ترتيب الوظائف وتصنيفها حسب المجموعاتوالفئات.

-   تقويم الوظائف يحدد الحلقات والدرجات التيتتوزع عليها الوظائف.

-   المؤهلات المطلوبة لشغل كل وظيفة.

-       هندسة وتصميمالوظائف وتحديد ما تحتاجه من مكاتب وأثاث ومعدات.

ج ـ بيانات تتعلقبموازنة الوظائف:

-  الرواتب المحددة لكل الوظائف وحدودها الدنياوالعليا.

-  المخصصات التي يستحقها شاغلو الوظائف بأنواعهاالمختلفة .

-  العلاوات والحوافز التشجيعية والدورية التي يمكنإضافتها ومنحها لكل وظيفة.

-   رواتب العاملين والمؤقتين وبالأجور اليوميةوالمقطوعة.

-   الرواتب الممنوحة حسب الجنس وحسب الجنسية.

-   رواتب المتقاعدين ومكافأة نهاية الخدمةوالقواعد التي تصرف بموجبها.

د ـ بيانات مختلفة تتعلق بالعلاقات والظروف الداخلية والبيئية ومصادرالاستقطاب: وتشمل

-  أسماء المتقدمينللعمل وينتظرون التعيين أو الاحتياط منهم.

-  الهيئات والجهاتالتي يمكن الرجوع إليها لاستقطاب العاملين.

-  المراكز والجهاتالتي تتولى التدريب الخارجي.

-  المنظمات الوطنيةوالإقليمية والدولية التي يتم تبادل الخبرات والإيفادات والندب والتدريب معها.

هــ الاستخدامات الوظيفية لقواعد البيانات ويمكن إيجازها بما يلي:

-  وضع خطط القوى العاملة بالمنظمة بعيدة المدىوالمتوسطة والقصيرة.

-  تحديد الاحتياجات وتصميم البرامج التدريبيةالمطلوبة.

-   رسم المسارات الوظيفية للعاملين واحتمالاتالترقية بين المواقع.

-  الوقوف على إجمالي المبالغ المدفوعة كرواتبوأجور وحوافز ونسبتها من الموازنة ومقارنتها مع السنوات السابقة.

-   معرفة حجم معدلات دوران العمل، والإصاباتوالتغيب وما تكلفه من مبالغ وخسائر مباشرة وغير مباشرة.

-   معرفة أسباب ترك العمل أو انتهاء خدماتالعاملين ونسبتهم وما تكلفه من رواتب تقاعدية ومكافآت عن مدد الخدمة السابقة.

-   متابعة نظام تقويم الأداء ونسب الحاصلين علىالتقديرات المختلفة في الأقسام والشعب وعلاقة تقويم الأداء بخلفيات الرؤساء والمرءوسين.

-   إعداد التقارير والإحصاءات الدورية وخدمةالبحوث والدارسات وطلبة الجامعات وخبراء التطوير وخبراء الاستشارات (المغربي،1998،ص65ـ68).

وهناك من يثير التحفظحـول استخدام البرمجيات الحاسوبية لحفظ قواعد البيانات المتعلقة بالموارد البشريةمحذريـن من احتمالات اختراقها من قبل أطـراف خارجية أو داخليـة لتصل إلى المعلومـاتالشخصية التي يعتبر نشرها انتهاكا للخصوصية وإساءة للسمعة وإضـرارا بالمصـالح (Stam baugh,1990,p.20).

فهناك على سبيل المثالقضايا تتعلق بالصحة والإصابة ببعض الأمراض التي توضحها التقارير الطبية المحفوظةفي قواعد البيانات والتي تعد من الأسرار الشخصية ولا يود أصحابها إشاعتها بينزملاء العمل. وهناك النزاعات العائلية ودعاوى الانفصال بين الأزواج أو بين الأبناءوآبائهم تتعلق بالإعالة أو العقوق. كما أن هناك تقارير تعدها لجان التأديبوالتحقيق ببعض التهم والتصرفات المحظورة ومنها قضايا التحرش الجنسي والفسادالإداري والتجسس وغيرها. وعلى الرغم من تأكيد المؤيدين لاستخدام قواعد البياناتالحاسوبية لإمكانيات الحماية والحفاظ على سرية هذه المعلومات وخصوصيتها إلا أنهملا ينفون احتمالات الاختراق. كما أنهم يشكون من تعرض أجهزتهم بين الحين والآخرللفيروسات وتلوث الأجهزة, ناهيك عن المشاكل الناجمة عن تعرض الأجهزة للخلل ولقطعالتيار الكهربائي مما يعرقل عمل إدارات شئون العاملين وقد يتسبب في الإضرار بمصالحالعاملين أنفسهم (Grossman andMagnus,1998,p.5).