اهمية فوائد التخطيط في العمل

ان لتخطيط القوى العاملة على صعيد المنظمات أهميته الاستراتيجية لكونه يحددمعالم الطاقات البشرية المستقبلية التي ينبغي توفرها بالمنظمة من حيث الكم والنوع. وفي ضوء تلك المعالم والتصورات المستقبلية تبادر إدارة شئون العاملين باتخاذإجراءاتها وعملياتها للبحث عن أفضل الكفاءات المؤهلة لسد الاحتياجات سواء منالداخل عن طريق الترقيات أو البرامج التدريبية أو زيادة ساعات العمل إن كان النقصمحدوداً، ومن الخارج عن طريق التعيينات الجديدة إن كان النقص كبيراً ويتعذر سده منالداخل. وفي كلتا الحالتين فإن الأمر يحتاج إلى جهد ووقت لا يمكن توفيرهما إلا إذاوضعت خطة القوى العاملة في الوقت المناسب. فالبشر المؤهلون للعمل كما هو معلومليسوا كالمواد الأولية التي يمكن خزنها وسحبها عند الحاجة, كما أنهم لا يحتملونالانتظار طويلاً في منازلهم دون عمل حتى تستدعيهم المنظمات عند الضرورة. وخطةالقوى العاملة هي وحدها التي تحسم عامل الزمن الذي تتحرك بموجبه إدارة شئونالعاملين لاستقطاب من تحتاجهم واستكمال متطلبات تعيينهم.

أما الارتجالوالعشوائية والتعجل في تعيين العاملين فلن يعود على المنظمات إلا بالضرر الفادحالذي يتسبب غالباً في سرعة دورانهم وإساءة سمعة المنظمة لدى جمهورها وربما فشلهافي تحقيق أهدافها .

ولكي تكون خطة القوىالعاملة علمية وعملية وتحقق الأغراض التي وضعت من أجلها لا بد من جهد جماعي مشتركتقوده وتنسق له إدارة شئون العاملين بدعم وتأييد من قيادة المنظمة وبمشاركة فاعلةمن جميع الإدارات والأقسام فيها, وأن تنطلق الجهود من دراسة الواقع القائم للطاقاتالبشرية وتحليله ومقارنته بالصورة المستقبلية التي حددتها الخطة الاستراتيجيةبعيدة المدى من أجل التقريب بين الواقع والمستقبل وتقليص الفجوة بينهما فلا يكونهناك نقص في الموارد البشرية ولا زيادة؛ لأن كلتا الحالتين تعني وجود خلل يتعذرعلى المنظمة المتطورة أن تتحمله وتدفع ثمنه وتكاليفه.

وأهم ما يستلزمهالتخطيط الفعال للقوى العاملة على صعيد المنظمات هو توفير البيانات والمعلوماتالحديثة والدقيقة التي تبنى عليها التصورات المستقبلية وتوضع في ضوئها تفاصيلالخطة ومحتوياتها. وهذا ما يتعذر توفيره في وقتنا الحاضر دون الاستعانة بالحاسبالآلي ووضع البرمجيات التي تسهم في بناء قاعدة معلومات متكاملة يتم من خلالها جمعوحفظ وتغذية واسترجاع الأرقام والإحصاءات وتوظيفها في اتخاذ القرارات وإعدادالتقارير الدورية وإجراء الدراسات والبحوث وتسيير معاملات العاملين ابتداء مناليوم الذي يتم فيه تعيينهم وحتى يوم خروجهم من المنظمة. وهذا ما نأمل تحقيقه علىصعيد المنظمات العربية التي بدأ بعضها بالتوجه نحو مكننة أعمالها كخطوة إيجابيةنحو ما يسمى بالإدارة الإلكترونية.