القواعد الخاصة بالتدقيق
والتفتيش والتحقيق
اولا: الرقابة المسبقة
على وزارة الدولة وادارتها
العامة والاشخاص المعنوية العامة ان ترسل الى الديوان مشاريع الاتفاقات والعقود
المنصوص عليها في المادة /6/ من القانون قبل ابرامها ليقوم بالتدقيق فيها وفقا
للقواعد والمدد المقررة في المادة /7/ من القانون، اذا ظهر بنتيجة التدقيق في
مشاريع العقود والاتفاقات المتقدمة الذكر ان الاعتمادات المخصصة في الميزانية او
ان قيمة الكلفة الكلية للمشروع فيها – حسب الحال – تسمح بعقدها وان جميع الاجراءات
الواجب استيفاؤها قبل التعاقد قد طبقت وفقا للاحكام والقواعد المنصوص عليها في
القوانين واللوائح وان مشروع الاتفاقية او العقد بما حواه من شروط واحكام تتفق مع
القوانين المالية وتؤمن المصلحة المالية للدولة او الاشخاص المعنوية العامة، فعلى
المدير المختص خلال سبعة ايام من تاريخ استلام الديوان اوراق العقد او الاتفاق
والمستندات المتعلقة به، او من تاريخ استكمالها ان يضع على النسخ الاصلية لمشروع
العقد او الاتفاق التي سيتم توقيعها من الطرفين المتعاقدين وعلى صورة طبق الاصل
عنها عبارة (اشر عليه ديوان المحاسبة برقم ..... وتاريخ .../.../19) ثم يوقع عليها
وتعتبر تاشيرة الديوان على مشروع العقد شرطا من شروط مشروعيته، كما يضع عبارة (دقق
فيها) على كل صفحة من صفحات المستندات والوثائق المرافقة لمشروع العقد او الاتفاق.
تودع مشاريع العقود والاتفاقات
لدى ادارة الشؤون الادارية والمالية لتسجيلها وحفظ صورة مشروع العقد او الاتفاق
والمستندات المرافقة له المؤشر عليها بحسب تسلسل ارقامها وتواريخها وتعاد النسخ
الاصلية الى الجهة التي وردت منها من قبل نائب الرئيس.
اذا ظهرت في مشاريع العقود او
الاتفاقات المشار اليها في المادة /22/ من هذه التعليمات مخالفة لاحكام المادة /7/
من القانون تستوجب الاعتراض عليها، يعيد المدير المختص مشروع العقد او الاتفاق الى
الجهة المختصة مبينا المخالفة، فاذا اصرت الجهة المعنية على وجهة نظرها عرض
الموضوع على رئيس الديوان، واذا ظل رئيس الديوان مصرا على راي الديوان السابق في
الاعتراض عرض الامر على الوزير المختص او من يمارس اختصاصه في الجهة المعنية للنظر
فيه، فاذا كان للوزير راي مغاير لراي رئيس الديوان قام بعرض وجهتي النظر على مجلس
الوزراء الذي يبت في الموضوع بعد الاستماع الى راي رئيس الديوان ويعمل بالقرار
الذي يصدر عن المجلس المذكور، فاذا كان قرار مجلس الوزراء مخالفا لراي رئيس
الديوان وجب على رئيس الديوان ان يتقدم بتقرير مفصل عن الواقعة الى المجلس الوطني
الاتحادي خلال اسبوع من تاريخ صدور قرار مجلس الوزراء بقبول العقد او الاتفاق ويعرض
هذا التقرير على المجلس الوطني الاتحادي في اول جلسة تالية لوصوله.
ثانيا: الرقابة اللاحقة
أ - التدقيق في الحسابات
يتناول التدقيق في الحسابات:
1 – التدقيق في مستندات مختلف
انواع الحسابات والعمليات المالية المتعلقة بها.
2 – التدقيق في القيود
والبيانات والسجلات المحاسبية.
3 – البت بالحسابات وقبول
الارقام.
1-التدقيق في مستندات مختلف
انواع الحسابات والعمليا
يتضمن التدقيق في مستندات
مختلف انواع الحسابات والعمليات المالية المتعلقة بها، التحقق مما يلي:
ا – ان المستندات والاوراق
المثبتة والمؤيدة للحساب وللعمليات المالية المتعلقة به قد قدمت كاملة للديوان.
ب – انه قد روعيت في تنظيم
المستندات والاوراق المالية المؤيدة للحساب وللعمليات المالية المتعلقة به – من
حيث شكلها وموضوعها – الاحكام الواردة في القوانين واللوائح والتعليمات المالية
واحكام الميزانية كل ذلك ضمن الاحكام المقررة في الفقرات (1 و2 و3) من المادة /10/
من القانون وعلى المدقق ان يراعي نسب التدقيق المحددة في خطة العمل السنوية، وان
يضع على المستندات ما يشير الى قيامه بالتدقيق فيها.
2- التدقيق في القيود
والبيانات والسجلات المحاسبية
يتضمن التدقيق في القيود
والبيانات المحاسبية التحقق من سلامة توجيه القيود ومن صحة ما ورد في السجلات
والدفاتر والبيانات المحاسبية والرقابية (ولاسيما سجل الارتباط) ومن مطابقتها
للمستندات المؤيدة لها وللقواعد المنصوص عليها في القوانين واللوائح المالية
والمحاسبية وميزانية التقديرات، فضلا عن التحقق من سلامة اعداد الحسابات الختامية
على اختلاف انواعها والميزانية العمومية ومما اذا كانت هذه الميزانية تمثل المركز
المالي الحقيقي للهيئة الخاضعة للرقابة.
3-البت بالحسابات وقبول
الارقام:
ا – في حال انتهاء اعمال
الرقابة على المستندات والسجلات والدفاتر الحسابية الخاصة باية سنة مالية لاية
وحدة من الوحدات الخاضعة لرقابة الديوان، تعد الادارة المختصة في الديوان فورا
خلاصة حسابية بالارقام الخاصة بتلك الوحدة المقبولة من قبل الادارة وذلك وفقا
للنموذج والقواعد الموضحة بتعميم يصدر عن رئيس الديوان، وتبلغ تلك الخلاصة وكل ما
يطرا عليها من تعديل فيما بعد ولاي سبب من الاسباب، الى مراقبة الحسابات الختامية
والمتابعة في الديوان.
ب – في حال عدم ظهور اية
مخالفة مالية او ملاحظة في العمليات المالية والحسابية والارقام المتعلقة بحساب
وحدة ما خاضعة لرقابة الديوان او في حال ورود جميع الردود المتعلقة بملاحظات
الديوان على الحساب المذكور من الوحدة الخاضعة للرقابة وموافقة الادارة المختصة في
الديوان عليها، تبت الادارة المختصة نهائيا بذلك الحساب على ان يظهر ذلك في بيان
المتابعة وفقا للنموذج والقواعد الموضحة بتعميم يصدر عن رئيس الديوان. اما في حال
عدم استجابة الوحدة الخاضعة لملاحظة الديوان او لتعقيبه على الرد عليها، فتطالب
الادارة المختصة في الديوان، بعد اجراء الاستعجالات المناسبة، احالة الموضوع الى
ادارة متابعة المخالفات المالية في الديوان او اعداد تقرير بشانه وفقا لنص المادة
/16/ من قانون الديوان او عرضه في التقرير العام للديوان، حسب الحال، بحيث يعتبر
اتمام ذلك من قبيل البت بالحساب بشرط ان يتم كل ذلك قبل صدور الاداة القانونية
باعتماد البيانات المالية الختامية للسنة المالية لتلك الوحدة التي يعود اليها ذلك
الموضوع.
تبلغ الارقام الواردة في
الحسابات الختامية الافرادية او في الحساب الختامي العام للدولة او لاحد المؤسسات
العامة ذات الطابع الاداري او الواردة في البيانات المالية الختامية لاية وحدة من
وحدات القطاع الاقتصادي والمقبولة من قبل الديوان بداءة او بعد اجراء التعديل الذي
طالب به الديوان، الى وزارة المالية والصناعة والى الوحدة المعنية التي يعود اليها
الحساب او الى الوحدة التي يعود اليها البيان المالي حسب الحال ؛ مصحوبة بملاحظات
الديوان عليها. وفي حال عدم استجابة الجهة المختصة لطلب الديوان بتعديل الارقام لا
يقبل الديوان تلك الارقام ويكتفي بذكر ذلك، بالاضافة الى ملاحظاته والاجراءات
والتعديلات التي يطالب باتخاذها او اجرائها بشان تلك الارقامن في تقريره السنوي
المرفوع الى السلطات العليا الذي يعده بشان الحساب الختامي للدولة او بشان الحساب
الختامي او البيان المالي الختامي الخاص بتلك الجهة، حسب الحال.
ب – التدقيق في القروض
يتناول التدقيق في القروض بوجه
خاص فحص عقد القرض والتحقق من:
1 – سلامة الشروط المالية
الواردة فيه ومطابقتها للقوانين واللوائح والمصلحة المالية للدولة او للهيئة
المقرضة – لا يطبق هذا الحكم على عقود القروض التي تبرمها الدولة والتي تصدق
بقانون.
2 – فحص حسابات القرض من خلال
التدقيق في السجلات والبطاقات والتحقق من توريد اصل القرض وفوائده ومن جميع
التصرفات المالية التي لها صلة بذلك كالضمانات على اختلاف انواعها والتعهدات
الكتابية وعقود تنفيذ المشروع والاعتمادات المستندية وطلبات السحب والمصروفات التي
يحمل بها القرض والتسديدات على اختلاف انواعها وغيرها.
ج– التدقيق في الاستثمارات
يتناول التدقيق في الاستثمارات
بوجه خاص الاطلاع على الوجوه التي تستثمر فيها الاموال وتحديد ملاءمتها مما يتطلب
اطلاع الديوان على جميع المستندات والاوراق والمراسلات التي بني عليها قرار
الاستثمار وتحديد العائد فضلا عن مراقبة جميع الشروط المالية المتعلقة به وبحث مدى
ملاءمتها لمصلحة الدولة وللهيئة المالكة للاموال المستثمرة والاطلاع على الشهادات
والسندات والاسهم وغيرها من الاوراق التي يراها ضرورية للقيام براقبته والتدقيق
فيها وفحص سجلات حسابات الاستثمار وبطاقاتها وتقويم نتائجها والضمانات المتخذة
للمحافظة عليها وعلى سلامتها.
د- تحديد مستندات التدقيق
يتم تحديد المستندات والاوراق
المثبتة والدفاتر والجداول والبيانات المحاسبية الواجب تقديمها الى الديوان في
سبيل قيامه باعمال الرقابة المسبقة والرقابة المرافقة والرقابة اللاحقة (التدقيق
على اختلاف انواعه) بتعليمات تصدر عن رئيس الديوان بالاتفاق مع وزارة المالية وذلك
دون الاخلال بالاحكام الواردة في المادة /14/ من القانون المتعلقة بالرقابة
التقديرية وفي المادة /18/ من القانون المتعلقة بالنفقات السرية.
ثالثا: التفتيش والتحقيق
ا – يتناول التفتيش جميع
العمليات المالية في الجهات الخاضعة لرقابة الديوان ويمكن ان يتم على اية مرحلة من
مراحل تلك العمليات ومن قبل اية جهة قائمة بالتدقيق او التحقيق في الديوان، ويشمل
بوجه خاص:
1 – حركة الاموال في الصندوق
وفي المصارف وذلك للتاكد من صحة موجود الصندوق الفعلي والمبالغ المقبوضة والمدفوعة
ومن صحة الموجود في حسابات المصارف ومطابقة ذلك للحسابات والمستندات في الجهة
الخاضعة للرقابة وللكشوف المرسلة من المصارف.
2 – ادارة المستودعات، وذلك
للتحقق من ان هذه الادارة قد تمت وفقا للقوانين واللوائح والتعليمات ويتثبت
الديوان بوجه خاص من:
ا – صحة ادخال المواد الى
المستودع واخراجها منه.
ب – صحة الدفاتر والسجلات
الممسوكة في المستودع.
ج – مطابقة الموجود الفعلي
للمستودعات والعهد على الموجود الدفتري وبطاقات العهد المؤيدة بالمستندات.
د – التحقق من سلامة عمليات
الجرد السنوي ونتائجها.
هـ- دراسة اسباب ما يتلف
ويتكدس في المستودعات.
و- التحقق من سلامة الرقابة
الداخلية على المستودعات.
3 – التحقق من سلامة اجراءات
المناقصات والممارسات وارسائها ومتابعة تنفيذ العقود والمشروعات الانمائية.
4 – جرد النقود والطوابع
والاوراق ذات القيمة للتحقق من مدى مطابقة الموجود الفعلي منها للقيود الخاصة بها.
ب – يتم التفتيش في الجهات
الخاضعة لرقابة الديوان وفقا لخطة العمل السنوية في الديوان او في كل الاحوال التي
تقتضيها الضرورة بناء على تكليف من رئيس الديوان او نائبه او من اجل الحصول على
بعض المعلومات اللازمة لاستكمال التحقيق في المخالفات المالية.
للمراقبات المختصة في الديوان،
في سبيل قيامها باعمال التفتيش والتحقيق، القيام بما يلي:
1 – ان تطلب من رئيس الديوان
ان يوقف احتياطيا عن العمل الموظفين والمستخدمين رهن التحقيق او الذين يعرقلون
اعمال التفتيش او التحقيق كما لها ان تطلب من رئيس الديوان الحجز على الاموال
واستعمال جميع الوسائل اللازمة للمحافظة على الاموال التي تشملها الرقابة
ولاسترداد الاموال الضائعة او المصروفة على غير وجه حق. وتطبق بشان استحقاق الموظف
او المستخدم – الموقوف عن العمل – لراتبه القواعد المنصوص عليها في المادة /66/ من
قانون الخدمة المدنية.
2 – ان تتصل بالجهات الخاضعة
للرقابة وغيرها وتطلب منها جميع المعلومات وتقدر انها تسهل مهمتها، سفهية كانت ام
خطية وان تطلع على جميع السجلات والقيود والوثائق وان تحتفظ بالاوراق والمستندات
والسجلات اللازمة استكمالا للتحقيق ويمكن ان يتم ذلك من المدقق مباشرة ومن المراقب
في القضايا الهامة، وعلى الجهات الخاضعة للرقابة تلبية كل ذلك.
3 – ان تطلب الاستعانة
بالخبراء في الامور التي تتوقف معرفتها والكشف عن حقيقتها على خبرة فنية، ويتم
تسمية هؤلاء الخبراء وتحدد اجورهم بقرار من رئيس الديوان.
4 - ان تدعو من ترى ضرورة
لدعوته لاستماع شهادته من الموظفين والمستخدمين والافراد بعد تحليفهم اليمين
القانونية وذلك بكتاب من مدير الادارة المختص ولها ان تستعين عند الاقتضاء بالقوة
الاجرائية، وتسري على الشهود الاحكام الخاصة بمن يؤدي الشهادة امام المحاكم.
يحظر اثناء التفتيش او التحقيق
منح اجازة لاي من الموظفين او المستخدمين او قبول استقالته في الجهة الخاضعة
للتفتيش او التحقيق ما لم تؤخذ موافقة موظف الديوان المكلف بالتحقيق او التفتيش.
ليس لموظفي الديوان المكلفين
بالتفتيش او التحقيق ان يتدخلوا اثناء قيامهم باعمالهم في سير العمل في الجهة
الخاضعة للتفتيش او التحقيق الا في الاحوال المنصوص عليها في القوانين واللوائح
وعليهم ان يسلكوا في عملهم هذا مسلك القاضي العادل.
لا يجوز لموظفي الديوان
المكلفين بالتحقيق او التفتيش، اطلاع احد على سير التحقيق او التفتيش الا السلطات
القيادية في الجهة الخاضعة للرقابة كالوزير او وكيل الوزارة وذلك بعد اخذ موافقة
رئيس الديوان.
عند انتهاء اعمال التفتيش يقوم
من اجراء بوضع شرح على الدفاتر او السجلات في نهاية القيود يشير فيه الى ما قام
بتفتيشه ليكون منطلقا لمن يليه عند القيام بالتفتيش التالي.
رابعا – متابعة تنفيذ العقود
والمشروعات الانمائية
يقوم الديوان بمتابعة تنفيذ
العقود والمشروعات الانمائية وفقا للقواعد والبيانات المحددة في دليل الرقابة
والتدقيق المنصوص عليه في المادة /7/ من هذه التعليمات.
رقابة الاداء
يمارس الديوان رقابة الاداء
بجوانبها الثلاثة الفعالية والكفاءة والتوفير في الجهات الخاضعة لرقابته، ويهتم
بوجه خاص بمراقبة مدى كفاءة التنظيم وسير العمليات المالية وكفاءة الاداء مع
التركيز بصفة خاصة على مراقبة الرقابة الداخلية والرقابة المالية الداخلية في تلك
الجهات وذلك كله وفقا للاحكام المقررة في قانون الديوان وفي قرار رئيس الديوان
المتضمن اعتماد القواعد الخاصة بالرقابة المالية العليا في الديوان وللمعايير
والقواعد التي يحددها دليل الرقابة والتدقيق في الديوان وللمعايير والقواعد
المتعارف عليها على ان تراعى حين ممارسة هذه الرقابة وتطبيق تلك المعايير وتقويم
نتائج الاداء قواعد المرونة والحكم السليم وظروف كل جهة وطبيعة القطاع والنشاط
الذي تديره وانواع العمليات المالية فيها.
سادسا – التقيد بالمدة المقررة
في المادة /12/ من قا
على الادارة المختصة في
الديوان التقيد بمدة (ثلاثين يوما) المقررة في نهاية المقطع الثاني من المادة /12/
من قانون الديوان، وذلك حين تبليغ تقرير الديوان النهائي المتعلق بمؤسسة او شركة
الى مجلس ادارة المؤسسة او الى الجمعية العمومية للشركة على ان يطالب الديوان
المؤسسة او الشركة قبل وقت كاف من تقديم التقرير بان تقدم اليه بياناتها المالية
وجميع الردود المتعلقة بملاحظاته عليها وتقرير مراقب حساباتها حتى يكون الديوان
قادرا على التقيد بالمدة القانونية الانفة الذكر وعلى تقديم تقريره النهائي بشان
العمليات والبيانات المالية الخاصة بالمؤسسة او الشركة خلالها وقبل انعقاد مجلسها
او جمعيتها لاقرار تلك البيانات.
إرسال تعليق