تنظيم سير العمل في ديوان المحاسبة

عمل ديوان المحاسبة

تنظيم سير العمل في ديوان المحاسبة

تشكيل ديوان المحاسبة

يتكون ديوان المحاسبة مما يلي:

1- الادارة الاولى للرقابة المالية على القطاع الاداري في ابو ظبي.

2- الادارة الثانية للرقابة المالية على القطاع الاداري في ابو ظبي.

3- ادارة الرقابة المالية على القطاع الاداري في دبي.

4- ادارة الرقابة المالية على المؤسسات ذات الطابع الاداري والهيئات المعانه ذات النفع العام.

5- ادارة الرقابة المالية على هيئات القطاع الاقتصادي والهيئات التعاونيه المعانة.

6- ادارة الرقابة المسبقة في ابو ظبي ومتابعة المخالفات المالية – ادارة الشؤون الادارية والمالية.

7- المكتب الفني ويرتبط مباشرة بمستشار الديوان.

8- مراقبة الحسابات الختامية والمتابعة وترتبط مباشرة بنائب الرئيس.

9- الوحدات المركزية.

المادة 3

لرئيس ديوان المحاسبة ان يدعو المديرين والمراقبين الى اجتماع عام يعقد برئاسته وحضور نائب رئيس الديوان ومستشار الديوان، ويقوم بامانة سر هذا الاجتماع مراقب مراقبة الحسابات الختامية والمتابعة، ويكون للاجتماع جدول اعمال يوزع مع الدعوة لحضور الاجتماع، وذلك للنظر في القضايا التي يرى رئيس الديوان عرضها على هذا الاجتماع العام.

المادة 4

ا- تختص الادارة الاولى للرقابة المالية على القطاع الاداري في ابو ظبي بما يلي:

بالتدقيق في النفقات العامة والمستودعات المتعلقة بالمجلس الوطني الاتحادي والوزارات والادارات الاتحاديه، بما فيها نفقات الباب الرابع من الميزانية العامة للدولة، والتي يتم صرف نفقاتها من ابو ظبي، وفقا لترتيب الصرف الذي تضعه وزارة المالية للادارات، والتفتيش عليها، ومتابعة تنفيذ جميع العقود الخاصة بالنفقات الخاضعة لمراقبتها ضمن الحدود والقواعد التي تضعها خطة العمل في كل عام.

ب- تختص الادارة الثانية للرقابة المالية على القطاع الاداري في ابو ظبي بما يلي:

1- التدقيق في النفقات العامة والمستودعات المتعلقة بوزارتي الدفاع والداخلية وجهاز امن الدولة والتفتيش عليها ومتابعة تنفيذ جميع العقود الخاصة بها ضمن الحدود والقواعد التي تضعها خطة العمل في كل عام.

2- التدقيق في الايرادات العامة وحسابات خارج الميزانية المتعلقة بالوزارات والادارات الاتحادية والمجلس الوطني الاتحادي والتفتيش عليها، وذلك فضلا عن متابعة تنفيذ العقود المتعلقة بالايرادات العامة للجهات المذكورة ضمن الحدود والقواعد التي تضعها خطة العمل في كل عام.

ج- تختص ادارة الرقابة المالية على القطاع الاداري في دبي بما يلي:

1- الرقابة المسبقة على مشاريع العقود الخاضعة لهذه الرقابة والمتعلقة بالوزارات والادارات الاتحادية وذلك وفقا للتوزيع الذي يحدده رئيس الديوان بقرار منه والمؤسسات العامة الخاضعة للرقابة المسبقة التي يكون مقرها الرئيسي في دبي او في احدى الامارات الشمالية.

2- التدقيق في النفقات العامة والمستودعات المتعلقة بالوزارات والادارات الحكومية الاتحادية بما فيها نفقات للباب الرابع من الميزانية العامة للدولة التي يتم صرف نفقاتها في دبي وفقا لترتيب الصرف الذي تضعه وزارة المالية للادارات، والتفتيش عليها ومتابعة تنفيذ جميع العقود الخاصة بها ضمن الحدود والقواعد التي تضعها خطة العمل في كل عام.

د- تختص ادارة الرقابة المالية على المؤسسات العامة ذات الطابع الاداري وعلى الهيئات المعانة ذات النفع العام بما يلي:

1- التدقيق في حسابات النفقات والايرادات والتسوية والمستودعات الخاصة بالمؤسسات العامة ذات الطابع الاداري فضلا عن حساباتها الختامية والتفتيش عليها وبالصورة التي تتولى فيها هذه الادارة بوجه خاص متابعة تنفيذ جميع عقود المؤسسات العامة الخاضعة لرقابتها ضمن الحدود والقواعد التي تضعها خطة العمل في كل عام.

2- التدقيق في حسابات الهيئات التي تنال اعانة من الدولة او احد الاشخاص المعنوية العامة التي تمارس نشاطا اجتماعيا او علميا او رياضيا او ما يماثل ذلك والتفتيش عليها.

هـ- تختص ادارة الرقابة المالية على هيئات القطاع الاقتصادي والهيئات التعاونية المعانة بما يلي:

التدقيق في حسابات جميع هيئات القطاع الاقتصادي من مصارف وشركات وصناديق ومؤسسات وهيئات تمتلكها الحكومة الاتحادية او الامارة او شخص معنوي عام او شركة عامة ضمن الحدود المقررة في المقطع الاخير من المادة /4/ من القانون او تساهم في راسمالها بما لا يقل 25%، او تقدم لها اعانة او تضمن لها حدا ادنى من الربح والتفتيش عليها فضلا عن متابعة تنفيذ المشروعات الانمائية والعقود في القطاع الاقتصادي كما تختص بالتدقيق في حسابات الهيئات التعاونية التي تنال اعانة من الدولة او احد الاشخاص المعنوية العامة والتفتيش عليها.

و- تختص ادارة الرقابة المسبقة في ابو ظبي ومتابعة المخالفات المالية:

1- الرقابة المسبقة على مشاريع العقود الخاضعة لهذه الرقابة والمتعلقة بالوزارات والادارات الاتحادية والمجلس الوطني الاتحادي والمؤسسات العامة الاتحادية الخاضعة للرقابة المسبقة التي يكون مقرها الرئيسي في ابو ظبي او العين، كل ذلك وفقا لتوزيع الوزارات والادارات الاتحادية الذي يحدده رئيس الديوان بقرار منه.

2- التحقيق في المخالفات المالية لدى مختلف الجهات الخاضعة لرقابة الديوان متابعتها من الناحية التاديبية سواء اكانت المخالفة مكتشفة من ادارة الديوان او من جهة ادارية اخرى.

المادة 5

تتالف كل ادارة من الادارات المنصوص عليها في الفقرات (2 و3 و4 و7) من المادة /2/ من هذه التعليمات من عدد من المراقبات يتم تحديدها وتوزيع الاختصاصات بينها بقرارات من رئيس الديوان وفقا لحاجة العمل.

المادة 6

- تختص ادارة الشؤون الادارية والمالية في ديوان المحاسبة: بالقيام بالعمل الاداري والمالي وتتالف من اربعة اقسام:

1- قسم الشؤون الادارية في ابو ظبي.

2- قسم الشؤون الادارية في دبي.

3- قسم شؤون الموظفين.

4- قسم الشؤون المالية.

وتوزع الاختصاصات بين هذه الاقسام بتعليمات خاصة صادرة عن نائب الرئيس.

المادة 7

المكتب الفني:

اولا: اختصاصاته: يختص المكتب الفني بما يلي:

1- اعداد مشروع التقرير العام الذي ينظمه ديوان المحاسبة بشان جميع حسابات الهيئات الخاضعة لرقابته بحيث يتم تحديد محتوى هذا التقرير ومستوى عرض المعلومات فيه وتحليلها وفقا لخطة التقرير التي تعد لهذا الشان مسبقا.

2- اعداد مشروع اي تقرير ذي موضوع خاص يرى رئيس الديوان تقديمه الى الجهات المختصة في الدولة.

3- اعداد مشاريع القرارات والتعليمات التي يصدرها رئيس الديوان بشان سير العمل في الديوان.

4- اعداد جميع المراسلات المتعلقة بعلاقات الديوان الخارجية سواء على المستوى الخليجي او العربي او الدولي او مستوى الدواوين الاخرى او غيرها واعداد ما يطلب اليه من دراسات وابحاث وتقرير تتعلق بمختلف المستويات الانفة الذكر.

5- اجراء الدراسات عن التشريعات والنظم الخاصة بالرقابة المالية المقارنة ومتابعة نشاط كل من المنظمات الدولية والعربية ذي الصلة بالرقابة المالية الخارجية وذلك من اجل اقتراح تحسين اسلوب الرقابة في الديوان وتسهيل قيامه باختصاصاته وفي سبيل تحقيق تعاون اكبر ما بين الديوان وغيره من المنظمات والهيئات المذكورة.

6- متابعة بيانات الهيكل التنظيمي للديوان وموظفيه واد خال جميع التعديلات اللازمة عليه.

7- تقويم نتائج دراسة ادارات الديوان المختصة للقوانين واللوائح الادارية والمالية والمحاسبية – سواء بصورة مشاريع او بعد صدورها – في الجهات الخاضعة لرقابة الديوانن التي يطلب منها دراستها للتحقق من مدى سلامتها وكفايتها واقتراح الوسائل الكفيلة بتلافي اوجه النقص فيها وبما ترى ضرورة لتوجيه النظر الى تعديله منها او اعادة تنظيمها.

8- اعداد دليل الرقابة والتدقيق والذي يتضمن بيان كيفية ممارسة الديوان لمختلف انواع الرقابة وذلك بالتعاون مع ادارات الديوان المختصة.

9- الاشراف على مكتبة الديوان واقتراح تزويدها بالمؤلفات والابحاث والدوريات وغيرها التي تؤدي الى تنميتها فضلا عن الاهتمام بتنظيمها وتصنيف المراجع فيها وجعلها على المستوى الذي تسهل معه الاستعانة بها والاستعارة منها والمحافظة على موجوداتها وتنظيم الاعارة.

10-دراسة اي موضوع يحال الى موظفيه من مستشار الديوان.

11-دراسة مشاريع التقارير النهائية التي تعدها مراقبة الحسابات الختامية والمتابعة والادارات المختصة في الديوان بشان الحساب الختامي للدولة وحسابات الهيئات المستقلة، فضلا عن دراسة مشاريع تقارير الاداء التي تعدها تلك الادارات، واعادة النظر في صياغتها وضبطها بكثير من السرعة والمرونة والدقة وقبل ارسالها الى الجهات المختصة.

ثانيا: اسلوب سير العمل في المكتب

يرتبط المكتب بمستشار الديوان الذي يتولى الاشراف على اعماله وموظفيه وهو الذي يقوم باحالة المعاملات اليه والبت فيما ينجزه من اعمال وارسالها الى رئيس الديوان لتصدر عنه.

يتم توزيع العمل على موظفي المكتب بمذكرة صادرة عن مستشار الديوان.

المادة 8

مراقبة الحسابات الختامية والمتابعة:

اولا: اختصاصاتها: وتختص المراقبة بما يلي:

1- متابعة وفحص جميع الكتب الصادرة عن ادارات الديوان وعن هذه المراقبة بشان نتائج متابعة تنفيذ العقود والرقابة النظامية اللاحقة وذلك بالشكل الذي يركز فيه الفحص بوجه خاص على الاهتمام فقط بالقضايا الجوهرية والتي تتعلق بتقرير مبدا عام وعلى ما اذا كان الكتاب او القرار يسير ضمن الاتجاه العام الذي رسمه الديوان في موضوع من الموضوعات ويتفق مع حكم القانون بمعناه العام ومع القواعد العلمية، فضلا عن تقويم النتائج النوعية لمراقبة عمليات اضيفت الى الخطة في سنة ما او رفعت نسبة الرقابة الانتقائية فيها لاهميتها وترتبت على ذلك زيادة في المورد البشري المنفذ للخطة في بعض المراقبات والادارات المختصه في الديوان.

2- اعداد مشروع كل من خطة العمل السنوية للديوان وخطة التدريب السنوية (عدا ما يتعلق بالحاسوب) وذلك في ضوء الاقتراحات المقدمة من الادارات المختصة في الديوان (بالنسبة للاعمال الداخلة في اختصاصات تلك الادارات) ومن هذه المراقبة (بالنسبة للحسابات الختامية في الميزانية العامة وللحساب الختامي العام للدولة المطلوب مراقبتها والسفارات والملحقيات المطلوب تفتيشها) ومن الوحدة المركزية للتدريب (بالنسبة للمورد البشري المطلوب تدريبه في الديوان والبرامج والدورات المقترحة والمطلوب الاشتراك فيها من اجل ذلك)، وبالشكل الذي تبرز فيه اهداف كل من هاتين الخطتين ووسائلها والمعايير والمؤشرات التي اعتمدت عليها. ويعرض مشروع كل منهما على رئيس الديوان الذي يعرضه بدوره على لجنة الخطة في الديوان المشكلة برئاسة رئيس الديوان وعضوية كل من نائب الرئيس ومستشار الديوان ومراقب مراقبة الحسابات الختامية والمتابعة. ويدعى لحضور اجتماعات اللجنة، حين مناقشة خطة عمل الديوان، المديرون والمراقبون المختصون، ويقوم مراقب الحسابات الختامية والمتابعة، في نفس الوقت، باعمال امين سر هذه اللجنة، وتتولى لجنة الخطة مناقشة كل من المشروعين واقرارها تمهيدا لعرضه على رئيس الديوان لاعتماده واصداره بقرار منه.

3- متابعة تنفيذ خطة العمل بالديوان المشار اليها في الفقرة السابقة، على اساس شهري لقياس معدلات الاداء وكشف نواحي الانحراف في التنفيذ وبيان اسباب ذلك واقتراح العلاج اللازم لها وذلك فيما بين هذه المراقبة والادارة المختصة بالديوان، على ان تقوم هذه المراقبة باعداد مشروع تقرير نصف سنوي بنتائج المتابعة الكمية لانجاز الخطة فضلا عن اعدادها مشروع تقرير سنوي بنتائج المتابعة النوعية للرقابة النظامية اللاحقة ومتابعة تنفيذ العقود، يصدران عن نائب الرئيس الذي يرفعهما بدوره الى رئيس الديوان للنظر فيهما.

4- اطلاع الموظفين الفنيين الجدد في الديوان، على القواعد القانونية والتنظيمية التي تتطلبها ممارسة الاختصاصات الرقابية المناطه بالديوان، وعلى اسلوب سير العمل فيه وعلى الجوانب العلمية المتعلقة بذلك – وذلك من خلال وضع برنامج تدريبي يتضمن تحديد اسماء المدربين، والمتدربين، والموضوعات الرئيسية التي يتم اطلاع المتدربين عليها، وتاريخ بدء التدريب، كل ذلك وفقا لما ورد في برنامج التدريب المعتمد بقرار رئيس ديوان المحاسبة رقم /3/ لسنة 1991 وتعديلاته – المرحلة الاولى – الجزء الاول – منها.

بعد انتهاء فترة تدريب الموظفين الجدد، وفقا لما هو موضح اعلاه، تقوم المراقبة باحالتهم والموظفين الموفدين باجازات دراسية، بعد انتهاء ايفادهم، الى ادارات الديوان التي سوف يعملون فيها، وذلك حسب متطلبات خطة العمل وسيره في الديوان.

5- اعداد مشاريع القرارات التي يصدرها نائب الرئيس، مما يدخل في اختصاصه، بشان سير العمل في الديوان.

6- تنظيم الاضبارات المتعلقة بالقواعد القانونية على اختلاف انواعها وتصنيف هذه القواعد وفهرستها واعداد مجموعات النصوص الموحدة منهان وذلك بالاستعانة بالوسائل التقنية الحديثة وبالشكل الذي يساعد موظفي الديوان على الرجوع اليها بسهولة تامة.

7- متابعة ما ينشر في الصحف والمجلات والدوريات من موضوعات ذات صلة وتقي بالعمل الرقابي الذي يتولاه الديوان على ان تصنف تصنيفا موضوعيا يسهل من خلاله الرجوع اليها والرد عليها، ان تطلب الامر ذلك.

8- التدقيق في الحسابات الختامية (للجهات الداخلة في الميزانية العامة للدولة) وفي الحساب الختامي العام للدولة واعداد الملاحظات والتقارير المتعلقة بها وذلك وفقا للاحكام الواردة في الفصل الثاني والفصل الثالث (ثانيا – الرقابة اللاحقة) من هذه التعليمات، بحيث يمارس نائب رئيس الديوان، بالنسبة لهذه الحسابات، جميع الاختصاصات المقررة لمدير الادارة في هذه التعليمات.

9- النظر في تقارير المديرين والمراقبين الذين يوفدون للتفتيش على البعثات الممثلة للدولة في الخارج، ومتابعة تلك التقارير وتقويمها ورفعها، عن طريق نائب الرئيس، الى رئيس الديوان للبت فيها واصدارها.

10-دراسة كل ما يحال اليها من نائب رئيس الديوان.