اهمية ادارة الوقت في حياة الانسان

ينتهي أي عمل في موعده المقرر حينما يتم الأخذ بالاعتبار التأخيرات المحتملة .

إن أهم ما يجب أن تتصف به جدولة الوقت هو عامل المرونة؛ بمعنى الاستعداد لما يمكن أن يقابلك من مقاطعات وطلبات غير متوقعة.

وبالرغم من أن هذه المقاطعات هي جزء من وظيفة أي مدير، فإن كثيراً من المديرين لا يخططون لها، حيث يقومون بتوزيع وقت العمل الرسمي بكامله على الأنشطة، ومثل هذا الضرب من الجدولة فشله مؤكد، لأن المدير لا يستطيع أن يسيطر على كل وقته، وحتى لو أمكنه ذلك في يوم من الأيام فإنه لن يستطيع ذلك دواماً.

ويمكننا القول أن معظم الوظائف الإدارية تتطلب مرونة تتراوح بين (25) و (50%) من إجمالي وقت العمل اليومي، وهذا يعني أنه إذا كان عدد ساعات العمل اليومي ثماني ساعات فإنه لا بد أن نترك بدون جدولة مساحة من الزمن تتراوح بين ساعتين وأربع ساعات لامتصاص الأحداث غير المتوقعة.[1]

إن أخذ التأخيرات المحتملة بالحسبان يفيد الآتي:

1-   إنهاء العمل في الوقت المحدد، وهذا إيجابي.

2-   إنهاء العمل قبل الموعد المحدد، وهذا يعطي صورة إيجابية عن القائمين على العمل، وكانوا أكثر مدعاة للثقة مستقبلاً.

والتأخيرات المحتملة يمكن أن تتخذ إحدى الصور التالية:

1-   تأخيرات محتملة متوقعة مسبقاً، ويمكن التنبؤ بها، وهذا التنبؤ يكون استناداً إلى خبرة المدير المتراكمة.

2-   وتأخيرات محتملة لا يمكن توقعها، مثل الأزمات المالية التي تصيب الدولة، أو تصيب الدول الأخرى، والتي يكون لها تأثير كبير علينا.

4- لإدارة الوقت عليك أن تكون قادراً على تقييم قيوده وإمكاناته.

إذا لم تكن قادراً على تقييم قيود الوقت وإمكاناته وتوقع العوامل المؤثرة في استخدامه، وتطوير الأساليب التي تمكنك من استغلال فوائده والحفاظ عليها وتطبيقها؛ فإن الوقت هو الذي سيديرك، وغالباً ما ينجم عن ذلك نتائج غير سارّة لك ولمؤسستك.

وعلى العموم فإنك ستدير وقتك بشكل جيد إذا أتقنت المهارات التالية:

1-   السيطرة على استخدام الوقت: بتجنب الاقتراحات المبددة للوقت والجهود المربكة وعدم تكرار الخطوات الفاشلة، كما أن عليك ضبط التطفل، وأن تعرف متى تقول لا في وجه هؤلاء المتطفلين.

2-   اجعل الوقت يعمل لصالحك: فالوقت حين يستهلك لا يعود ثانية، مع ملاحظة أنه يتجدد في كل يوم، والوقت الذي يساء استخدامه بالأمس لا يجب أن يكون أنموذجاً لليوم أو الغد، لا تبدد ضوء النهار ( الوقت القيّم ) وبدلاً من ذلك عليك أن تجعل الوقت يعمل لصالحك وصالح مؤسستك.

3-   تطبيق الوقت استراتيجياً: وهنا في تخطيطك الاستراتيجي للشركة يجب أن تضع بعداً حاسما للوقت؛ وهذا يذكرنا بإدارة الأزمات، والتي يشكل الوقت فيها عاملاً حاسما لنجاح إدارة الأزمة أم لا، الوقت هنا يجب أن يسير جنباً إلى جنب مع التخطيط الاستراتيجي وإدارة الأزمات، والقرار يجب أن يصدر في الوقت المناسب حتى نحقق الميزة التنافسية على المنافسين؛ وإلا يمكن لفشل في اتخاذ قرار في الوقت المناسب أن يودي بالشركة.

4-   مراعاة وتيرة الوقت: مراعاة الأوقات التي نشعر فيها بالنشاط، بتسخين الوضع في هذه الأوقات، كذلك مراعاة التحرك بانسجام؛ لأن من شأن ذلك الانسجام أن يعطي زخماً لعمل الفريق المنسجم.[2]

5- لأغراض عملية يعتبر الوقت شيئاً مطلقاً.

أي أن اليوم هو يوم، والساعة ساعة، والدقيقة دقيقة، لكن تصورنا للوقت أبعد من أن يكون ثابتاً؛ فأحياناً يبدو الوقت بطيئاً عندما تكون ضجراً، أو تنتظر موعد الإفراج عنك من المعتقل، ..

وأحيانا يمر الوقت بسرعة كبيرة عندما تكون مشغولاً بأمر ممتع...

ونرى نشاطاً زائداً للعمل في ساعات من النهار، وفتوراً في ساعات أخرى.

ما يهمٌنا هنا كمدراء هو أن ننظر ببصيرة إلى هذا الأمر، بحيث نفعّل العاملين في ساعات نشاطهم، بما يعوّض نقص الإنتاج في ساعات فترتهم، بالإضافة إلى ذلك علينا أن نشيع جواً من المرح والألفة والانسجام في بيئة العمل حتى نضمن زيادة ساعات النشاط لديهم.[3]

6- يمكن للمرء عن طريق معرفة مدى تأثير بعض العوامل العقلانية والمدروسة المتعلقة بالوقت على سلوكك وسلوك الآخرين الذين تتفاعل معهم يمكنك البدء بمعالجة الوقت .

ثمة وعي متزايد من أن للطريقة التي نفهم بها الوقت تأثير دراماتيكي على سلوكنا، ولن نكون قادرين على السيطرة عليه، أو ضبطه، أو قياسه، أو استخدامه كعامل استراتيجي ما لم نفهم تأثيره على حياتنا، سواءً كنا أعضاء في شركة أو مؤسسة، أو كنا نعمل بشكل مستقل.

لذلك يجب علينا ابتداءً أن نجيب على الأسئلة التالية:

1-   ما هي عوامل الوقت التي تنظم حياتنا؟

2-   ما هي البرامج التي تحدد شئوننا الشخصية؟

3-   ما هي البرامج المتعلقة بالعمل المفروض علينا؟

4-   متى يبدأ يومنا العملي وينتهي؟

5-   ما هي الأوقات والتواريخ التي تحفز أعمالنا وتقيس تقدمنا؟

6-   ما الذي نعرفه عن ماضينا، ويمكننا استثماره في تخطيط مستقبلنا؟

7-   ما مدى قدرتنا على التنبؤ بتتابع الأحداث التي تؤثر على حياتنا – في البيت والعمل؟

8-   من هم الأشخاص أو المؤسسات التي ينبغي علينا أن ننسق معها أنشطتنا وخططنا؟[4]

7- هناك العديد من الأشخاص يعتبرون الهموم العاطفية عاملاً رئيسياً في تقرير مدى تأثير الوقت على حياتهم .

وهذا صحيح حيث أن التأثير النفسي يمكن أن يجيب على العديد من الأسئلة مثل:

1-   كم نقلق عندما نتأخر عن موعد شخصي؟

2-   كم ننزعج عندما لا يحافظ الآخرون على مواعيدهم معنا؟

3-   كم نتضايق حين لا نتمكن من انجاز عمل في موعده المحدد؟

4-   أي نوع من التوتر نشعر به عندما ندرك بأننا بدأنا نتخلف تدريجياً عن النهوض بمسئوليات عملنا؟

5-   ما نوع الضغط الذي نحس به في العمل عندما يفشل العاملون لدينا أو زملائنا في العمل في انجاز أعمالهم حسب المواعيد المقررة؟

6-   ما مدى واقعية إحساسنا بالوقت ؟ وهل تقديراتنا لإتمام مهمة ما صائبة عادةً؟

7-   إلى أي مدى نشعر بأننا نتحكم في الوقت في مقابل شعورنا أنه يفلت منا؟

معرفتنا برد فعلنا ورد فعل الآخرين على ضغوط وقيود الوقت ستزودنا بأساس لتطوير مهاراتنا وأساليبنا لضبط هذه العوامل والسيطرة عليها.[5]

8-  توجد ناحية مهمة للتعامل مع الوقت ، هي الطريقة التي ندمج فيها عوامل الوقت مع وجهه نظرنا .

لا نختلف بداية أن كافة الأفراد – بإدراك منهم أو بغير إدراك – يتبنون وجهة نظر تساعدهم على التفاعل بشكل أفضل مع الوقت.

ومع أن الكثيرين لا يفكرون كثيراً بأمر الوقت، فالأمور تسير معهم على البركة، إلا أن هناك من يتبنى وجهات نظر تبجل الوقت.

والغالب من الناس يتبنى واحدة أو أكثر من هذه المقولات كدليل ومرشد لهم وكمحدد لعلاقتهم مع الوقت وهي:

1-   إن الوقت كالمد والجذر لا ينتظر أحداً.

2-   إنك تعيش لمرة واحدة فقط.

3-   إن المستقبل يكمن في الماضي.

4-   كل شيء في وقته.

5-   يجب على المرء أخذ الوقت بناصيته.

6-   هناك دائماً وقت كافٍ للنوم.

7-   هنالك وقت لجميع الأشياء.

8-   الوقت يمضي بسرعة.

9-   الوقت قصير.[6]

10-   الوقت كالسيف، إذا لم تقطعه قطعك.

11-   اعمل لدنياك كأنك تعيش أبدا، واعمل لآخرتك كأنك تموت غداً.

  

---

[1] أبو شيخة، نادر أحمد: : إدارة الوقت"، عمّان، دار مجدلاوي للنشر والتوزيع، 1991م، ص121.

[2] ليستر آر بيتل، ترجمة محمد نجار: " إدارة الوقت: المرشد الكامل للمديرين الذين يعانون من ضغط الوقت "، عمّان، الأهلية للنشر والتوزيع،ط1، 1999م، ص ص (18-21).

[3] ليستر آر بيتل، المرجع السابق، ص 21.

[4] ليستر آر بيتل، مرجع سابق، ص ص ( 22 – 23 ).

[5] ليستر آر بيتل، مرجع سابق، ص 24.

[6] ليستر آر بيتل ، مرجع سابق، ص 24.