أنواع المعايرة النموذجية

أنواع المعايرة النموذجية Types of Benchmarking

توجد عدة أنواع من المعايرة النموذجية أشهرها ما يلي:

1.    المعايرة النموذجية الداخلية Internal Benchmarking

تتضمن هذه العملية المقارنة بين مختلف الأنشطة والأعمال داخل المنظمة نفسها (بين مختلف وحدات وأقسام وفروع الأعمال)، وتحديد الوحدات او الأقسام او الأعمال ذات الأداء المتميز، وتعميمها على باقي الأقسام أو الفروع في المنظمة. وتعتبر هذه الطريقة سهلة، نظرا لسهولة الحصول على المعلومات والبيانات المطلوبة لعملية المقارنة نظرا لعدم وجود تحفظ على المعلومات.

وتلجأ المنظمة إلى هذا النوع من المعايرة النموذجية في الحالات التالية:

-         عدم توفر الخبرات اللازمة لعملية المعايرة النموذجية

-         محدودية الموارد المطلوبة لتنفيذ عملية المقارنة

-         عندما تكون بعض من الوحدات الإنتاجية داخل المنظمة مثالاً للأعمال الجيدة

-         عندما لا تكون هناك رغبة لدى المنظمة لاطلاع او تبادل المعلومات مع منظمات خارجية

ومن فوائد المعايرة النموذجية الداخلي ما يلي:

-         من المحاسن الرئيسية لهذا النوع من المعايرة النموذجية هو إمكانية النفاذ إلى البيانات والمعلومات الحساسة للمنظمة، وهذا يفيد في توفير الكثير من الوقت  والجهد.

-         يتيح هذا النوع من الأداء المقارن معرفة أفضل تطبق داخل المنظمة باعتباره المرجع الذي يقاس عليه أداء الأقسام الأخرى في المنظمة

-         قــلة التكلفة والجهد المبذول مقارنة بالمقارنات مع الشركات من خارج المنظمة

-         دقة وصحة هذه المعلومات والبيانات

-         يعطي صورة واضحة عن المشاكل الحقيقية التي تعاني منها المنظمة

-         الحصول على المعلومات عن معوقات جهود التحسينات المستمرة

-         تنشيط عملية الاتصال البينية (بين مختلف الأقسام والشُعب) داخل المنظمة

-         سهولة تعميم الممارسات الجيدة في بعض الوحدات على باقي الوحدات

-         يكون قاعدة او أساس لعمليات المعايرة النموذجية الخارجي في مرحلة لاحقة

-         يفيد في خلق التزام على مستوى المنظمة لعملية المعايرة النموذجية، وجعله جزءاً من ثقافة المنظمة.   

ومن سلبيات المعايرة النموذجية الداخلية ما يلي:

- الافتقار إلى الإبداع الحقيقي داخل المنظمة، حيث لا تسمح هذه الطريقة التعرف على أفضل تطبيق في المنظمات المنافسة والمتميزة، فلا يعني أن افضل تطبيق في أحد أقسام الشركة هو الأفضل مقارنة بأداء أقسام أخرى في شركات منافسة، لذلك فان أفضل الأداء يمكن الحصول عليه من خلال المعايرة النموذجية الخارجية

- نسبة التحسين في الأداء تكون في العادة اقل مما لو تمت المقارنة مع مؤسسات أخرى خارجية

- حتى وان كانت هناك ممارسات جيدة داخل المنظمة، فان تحقيق رضا المستهلك يتوجب عدم الاعتماد فقط على المعايرة النموذجية الداخلية، لان القفزة الكبرى إلى الأمام تأتي دائما من خارج المنظمة.

2. المعايرة النموذجية الخارجية External Benchmarking

تتضمن مقارنة أداء المؤسسة مع مؤسسات أخرى رائدة - محلية او عالمية، والتي تعمل نفس مجال المؤسسة أو في مجال آخر. وتلجأ المنظمة إلى هذا النوع من المعايرة النموذجية عندما تفتقد إلى الممارسات الجيدة داخل وحداتها الإنتاجية. وتوفر المعايرة النموذجية لها الفرص للتعلم ونقل الأفكار من المنظمات الرائدة في نفس المجال. وهذا النوع من المعايرة النموذجية يمكن أن يأخذ الكثير من الوقت والموارد للتأكد من قابلية مقارنة البيانات والمعلومات، ومصداقية النتائج، وعمل التوصيات السليمة.

وتتضمن المعايرة النموذجية الخارجية الأنواع التالية:

1.2. المعايرة النموذجية للعمليات Process Benchmarking

يستخدم عندما يكون التركيز على تحسين بعض العمليات الرئيسية في المنظمة لتحقيق فوائد سريعة. ويتم اختيار منظمة او اكثر من المنظمات التي تؤدي نفس الأعمال او الخدمات بشكل متميز لإجراء عملية المعايرة النموذجية معها، ويتم التركيز على معياري التكلفة والكفاءة بالدرجة الاولى. وتتضمن عملية المقارنة عمل خرائط لسير العمليات Process Map لتسهيل عملية المقارنة والتحليل. وغالبا ما يؤدي هذا النوع من المعايرة النموذجية إلى فوائد مجدية في المدى القصير.

2.2. المعايرة النموذجية التنافسية Competitive Benchmarking

تقوم على أساس المقارنة المباشرة مع الأفضل من المنافسين لتحقيق مستويات أفضل في الأداء. وتعتبر من أصعب أنواع المقارنة نظرا لصعوبة الحصول على البيانات والمعلومات من الشركات المنافسة، حيث لا تكون هذه الشركات مهتمة بمساعدة فريق المعايرة النموذجية. كما تكمن الصعوبة في احتياج المنظمة إلى خبرات ومهارات مميزة مما يزيد عملية تكلفة الحصول على البيانات.

يستخدم هذا النوع من المعايرة عندما ترغب المنظمة في مقارنة بعض العمليات او المنتجات او الخدمات الرئيسية مع المنافسين الرواد في نفس المجال. وتتضمن المعايرة النموذجية التنافسية قياس ومقارنة العمليات والنشاطات والمنتجات والخدمات، والتكنولوجيا، والسعر والجودة، وكفاءة الأفراد، ومقارنتها مع ما لدى المؤسسة المنفذة للمقارنة، ومن ثم إدخال التحسينات اللازمة لتصبح هذه المؤسسة الأفضل بين مثيلاتها وربما أفضل من منافسيها.

من محاسنها- المقارنة المباشرة مع المنافسين الرئيسيين، لكن المساوئ تكمن في صعوبة الحصول على البيانات والمعلومات من الشركات المنافسة..

ولا يشترط وجود تعاون متبادل بين المنظمات لغرض عمل المعايرة النموذجية. وقد تلجأ المنظمة او عدة منظمات إلى تكليف جهة ثالثة (شركة استشارية) لدراسة مجموعة من المنافسين.

3.2. المعايرة النموذجية الوظيفية Functional Benchmarking

يستخدم هذا النوع من المعايرة لمقارنة بعض الأنشطة في المنظمة مع المنظمات الأخرى المتميزة في الأداء سواء أكانت هذه المنظمات منافسة أو غير منافسة. فالتركيز هنا يكون على العمليات أي على وظائف المنظمة المختلفة - التسويق، التوزيع، التوريد، التمويل.. الخ. فيمكن مثلا مقارنة أداء قسم التسويق بأداء وحدات مماثلة في منظمات أخرى مختلفة، مثل مقارنة أساليب التسويق في منظمة منتجة للمواد الغذائية، مع منظمة أخرى منتجة للألبسة. كما يمكن مقارنة قسم التوزيع في منظمة ما مع قسم التوزيع بأفضل منظمة متميزة.

4.2. المعايرة النموذجية الكمية والنوعية Quantitative and Qualitative benchmarking   

تهتم المعايرة النموذجية الكمية بالدرجة الأولى بالمخرجات الكمية للعملية الإنتاجية – عدد، نسبة مئوية، معدل. بينما المعايرة النموذجية النوعية تهتم بالأنظمة والعمليات التي تعطي او تولّد النتائج. والمقاييس النوعية هي بشكل عام صفات مميزة للممارسات الجيدة في المنظمة. لذا يجب استخدام كلا النوعين من المعايرة النموذجية. فلا يكفي مثلا معرفة أن معدل دوران الموظفين اقل مما هو عليه لدى المنافسين، بل يجب معرفة كيفية تحسين هذا المعدل. ومن اجل تحسين العملية الإنتاجية، يجب ان تتوفر لدى المنظمة المقاييس التي تشير أين يمكن عمل هذه التحسينات.

5.2. المعايرة النموذجية للأداء Performance Benchmarking:

تسمح للشركة المبادرة بالمقارنة لتقييم وضعها التنافسي من خلال مقارنة المنتجات والخدمات وطرق العمل مع الشركات الأخرى الرائدة في نفس المجال.

6.2. المعايرة النموذجية التشغيلية  :Operational Benchmarking

يركز هذا النمط على الأنشطة الحيوية، حيث يتم الاتفاق مع الشركاء الذين يقومون بأداء مهام مماثلة. وتتيح مقارنة العمليات تحقيق نتائج أسرع في تحسين الأداء من المقارنة الإستراتيجية. وتتم المقارنة بين الوظائف أو العمليات الإدارية ذات الطبيعية الواحدة، بصرف النظر عن نشاط المنظمة، مثال مقارنة طرق حفظ السجلات بين مؤسسة إنتاجية وأخرى خدمية.

7.2. المعايرة النموذجية للمنتجات:Product Benchmarking  

وهي عملية تصميم منتجات جديدة أو تطوير المنتجات الحالية، ويمكن أن تتضمن هذه العملية في بعض الأحيان عملية "الهندسة العكسية"Reverse Engineering ،  وهي عملية اكتشاف المبدأ التكنولوجي لأداة او نظام من خلال تحليل هيكله او وظيفته او طريقة عمله. وغالبا ما يشمل تحليل منتجات المنافسين (جهاز ميكانيكي، آلية جهاز الكتروني او عنصر برنامج حاسوبي) وتفكيكه الى قطعه ومكوناته وتحليل طريقة عمله بالتفصيل والتعرف على نقاط الضعف والقوة فيه، بغية إنشاء جهاز جديد او برنامج جديد يقوم بنفس العمل من دون نسخ الأصل، مع تلافي نقاط الضعف الموجودة في المنتج الأصلي.

 8.2. المعايرة النموذجية الشاملة Generic Benchmarking

يطبق هذا النوع من المعايرة النموذجية مقارنة مستوى الأداء في جميع مهام العمليات الإنتاجية أو الأنشطة الرئيسية للمنظمة، مع تلك التي لدى أفضل المنظمات في نفس الصناعة، او مجال العمل، ومحاولة تقليص الفجوة في الأداء Performance gap

9.2. المعايرة النموذجية الإستراتيجية Strategic Benchmarking

تستخدم من اجل عمل تحسينات شاملة للأداء من خلال دراسة الاستراتيجيات طويلة الأمد التي مكنت المنظمات الأخرى من النجاح في تحقيق الأداء العالي. وهذا يتضمن الأخذ في الاعتبار القدرة التنافسية، تطوير منتجات وخدمات جديدة، تغيير التوازن في الأنشطة وتحسين قدرات التعامل مع المتغيرات في البيئة الخارجية. وربما يصعب تنفيذ التغيرات المطلوبة، وتأخذ وقتا طويلا لتحقيق الفوائد المرغوبة.

10.2. المعايرة النموذجية الدولية International Benchmarking

وتشمل معرفة وتحليل أنشطة المنظمات ذات الأداء المتميز على مستوى العالم، لأنه قد لا يوجد في نفس البلد من المنظمات التي تمارس نفس الصناعة، أو إن أداءها غير متميز. وقد زادت العولمة والتقدم الرهيب في تقنيات المعلومات من الفرص لعمل المعايرة النموذجية على مستوى دول العالم.

11.2. المعايرة النموذجية التعاونية :Cooperative Benchmarking

قياس الوظائف الرئيسية للمدخلات والمخرجات والنتائج بهدف العمل على تحسينها. ويتم عمل هذا النوع من التقييم بالتعاون وبمساعدة شريك للمقارنة (Benchmark partner). وغالبا ما يتم اختيار الشريك من تلك المنظمات التي لديها أفضل الممارسات في المجال ذي الاهتمام او أنها حصلت على جوائز دولية في الجودة.

12.2. المعايرة النموذجية المقارنة :Comparative Benchmarking

هذا الشكل مناسب لمؤسسات القطاع العام، بسبب عدم وجود ضغوطات تنافسية فيما بينها، الأمر الذي يسهل تبادل المعلومات لتعزيز كفاءة وفعالية المؤسسات الحكومية، من خلال المشاركة في الممارسات الأفضل Best practices. وهذا النوع من المقارنة مشابه للمقارنة التعاونية Cooperative Benchmarking في القطاع الخاص. ويتم تبادل المعلومات فيما بينها حول المؤشرات المستخدمة في المقارنة لاستخدام البيانات كملامح مرجعية.Benchmarks  

ومن ميزات هذه الطريقة سهولة الحصول على البيانات والمعلومات، وإمكانية التواصل بين طرفي المقارنة مما يتيح الفرصة لتبادل المعلومات والخبرات بين هذه الأطراف – المؤسسة المنفذة للمقارنة، والمؤسسة الاخرى محل الدراسة، كما يشجع الاتصال المباشر بينهما على تعزيز العلاقات بين المؤسستين بما يخدم الصالح العام.

13.2. المعايرة النموذجية التشاركية (التعاوني المشترك) Collaborative Benchmarking:

وهي نسخة معدلة عن الـ Cooperative Benchmarking. ووفقا لهذا النوع من المقارنة تقوم منظمتان او أكثر بدراسة إحداها للأخرى، والمشاركة بالمعلومات المتوفرة لديها على أمل الاستفادة منها، ويعملا سويا من اجل عمل التحسينات الضرورية..

وقد يشمل ذلك:

-  مراجعة مواضيع الجودة وإعادة الهندسة Reengineering بما في ذلك إرضاء الزبائن

- مقارنة تنفيذ عمليات الجودة وإعادة الهندسة

- مقارنة أوضاع الشركات فيما يتعلق بدرجات المنافسة.

- المعايرة النموذجية للعمليات فيما بين المنظمات.

.14.2 المعايرة النموذجية الإبداعية Creative Benchmarking:

لقد كان مفهوم المعايرة ابتكاراً إدارياً وجّه الأنظار إلى أهمية المقارنة بين عناصر القوة والضعف في المنظمة مع أفضل المنافسين في السوق. لكن المعايرة الإبداعية كانت تحسيناً لمفهوم المعايرة. إذ أن المعايرة الإبداعية تتطلب المقارنة ليس على مستوى الأداء الكُلي للمنظمة مع أفضل المنظمات المنافسة، وإنما تنطلق من وجهة نظر الزبائن، ويتم تحديد كل خطوة من خطوات الشراء للزبون، وتحديد أي العوامل التي تؤثر بشكل اكبر في كل خطوة. ومن ثم تحديد المنظمة المتفوقة في كل عامل من هذه العوامل، سواء أكانت تعمل ضمن مجال عمل المنظمة نفسه أم من خارجه، وذلك من أجل المقارنة والعمل على تجاوز الفجوة فيها.. ومثل هذه المقارنة تقدم فرصاً أكبر وأوسع من داخل الصناعة ومن خارجها، من أجل التطوير الحالي والمستقبلي لمنتجات الشركة وعملياتها.

ومن الجدير بالذكر انه ليس كل ما لدى منظمات الأعمال ذات الأداء المتميز من الممارسات الجيدة التي يمكن ان تطبق في المنظمة المنفذة لعملية المقارنة، لان لكل منظمة كينونتها وخصوصيتها. فما يكون جيداً لمنظمة ما في ظروف بيئية محددة، قد لا يكون جيداً بنفس الطريقة، او بنفس النتائج لمنظمة أخرى في بيئة أخرى مغايرة".

المعايرة النموذجية Benchmarking is not ….:

·        ليست تحليل وضع المنافسين فقط just competitor analysis - ويكون من الأفضل وجود تعاون مشترك بين المنظمات المتنافسة.

·        ليست اداة تخطيط استراتيجي strategic tool - ولكنها يربط بين التخطيط والتنفيذ. فلاستراتيجيات تبقى عادة على مستوى “برامج ذات إطار عام” دون التغلغل الى داخل المنظمة. اما المعايرة النموذجية فهو عملية يمكن تطبيقها بواسطة المدراء لتحسين أعمالها وتعزيز مكانتها، وقدرتها التنافسية.  

·        ليست اجراء تحسينات لمرة واحدة فقط a quick fix, done once for all time- فبرامج المعايرة النموذجية قد تمتد لعدة شهور او لعدة سنوات، وهو حيوي للمنظمة ويجب ان يستمر بشكل دوري حتى تبقى المنظمة على علم بكل التغيرات التي تحصل في المنظمات الأخرى المنافسة، من اجل الاستمرار في عمل التحسينات اللازمة. كما ان الممارسات الجيدة ما تلبث أن تصبح قديمة وبالية، بسبب التغير السريع في الظروف المحيطةrapidly changing circumstances. 

·        ليست عملية نسخ Copying او اقتباس من الآخرين – ان عمل المنظمات الأخرى شيئا مختلف عما تعمل المنظمة لا يعني بالضرورة أنهم هم الأحسن.

·        ليست تجسس Spying على الآخرين – الصراحة والأمانة شيئان ضروريان للمقارنة المرجعية الناجحة.

·        ليست عملية سرقة Steal من الآخرين – لان لكل منظمة ثقافتها وبيئة الأعمال الخاصة بها، لهذا فان السرقة من الآخرين لن يكون له قيمة، اذا لم تستكشف المنظمة ما اذا كانت الممارسات والأنشطة التي يتفوق فيها منافسيها، ملائمة لتطبيقها في أعمالها.